Tính năng định dạng có điều kiện của Excel rất mạnh mẽ. Tuy nhiên, đối với định dạng phức tạp, có một nhược điểm đối với hầu hết người dùng Excel:

Tính năng định dạng có điều kiện dường như chỉ cho phép xác định tối đa ba điều kiện.

Điều này thực sự là một chút sai lầm. Thực tế có bốn định dạng có điều kiện có thể được chỉ định. Định dạng thứ tư là định dạng được Excel sử dụng nếu không có điều kiện nào trong ba điều kiện được chỉ định trong hộp thoại Định dạng có điều kiện là đúng. (Nói cách khác, cách bạn định dạng ô bắt đầu bằng định dạng thứ tư.)

Nếu bạn chỉ cần xác định các điều kiện bổ sung, mà không cần các định dạng tương ứng, bạn có thể thiết kế công thức để sử dụng trong các điều kiện.

Các công thức này có thể sử dụng các hàm OR, AND và NOT. Ví dụ: nếu bạn muốn ô B5 có màu đỏ khi giá trị ô nằm ngoài phạm vi từ 5 đến 10 hoặc nó không phải là một số, bạn có thể sử dụng điều kiện sau:

=OR(B5<5,B5>10,NOT(ISNUMBER(B5)))

Để nhập công thức này vào hộp thoại Định dạng có Điều kiện, hãy đảm bảo rằng bạn chỉ định “Công thức là” thay vì “Giá trị Ô là” trong điều kiện. Sau đó, bạn sẽ thay đổi định dạng cho điều kiện trong hộp thoại để nó có màu đỏ. Các “công thức phức hợp” tương tự có thể được thiết kế cho các nhu cầu phức tạp khác có điều kiện.

Nếu bạn cần xác định các điều kiện bổ sung — nhiều hơn ba — và bạn cần các định dạng khác nhau cho mỗi điều kiện, thì bạn đã không gặp may.

Trong trường hợp đó, bạn sẽ cần sử dụng macro VBA để kiểm tra các điều kiện của mình và sửa đổi định dạng ô cho phù hợp. (Bạn cũng có thể nâng cấp lên phiên bản Excel mới hơn — 2007 trở lên — vì những phiên bản sau này sẽ dễ dàng xử lý hơn ba định dạng có điều kiện.)

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2439) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003.