Graham là một luật sư với hàng trăm khách hàng. Anh ấy sử dụng Excel để ghi lại thời gian dành cho các dự án của khách hàng. Trong cột A, anh ấy ghi chú khách hàng, cột B chứa ngày tháng, cột C là thời gian bắt đầu và cột D là thời gian kết thúc.

Graham muốn dễ dàng xác định nếu anh ta không làm bất cứ điều gì cho khách hàng trong hơn ba tháng kể từ ngày hiện tại.

Có một số cách bạn có thể thực hiện nhiệm vụ này, tùy thuộc vào đặc điểm của dữ liệu bạn đang làm việc. Nếu mỗi máy khách có một dòng trong bảng dữ liệu thì bạn có thể sử dụng quy tắc định dạng có điều kiện đơn giản để đánh dấu các máy khách đó với ngày ghi (cột B)

cũ hơn 90 ngày. Đây là công thức bạn sẽ sử dụng trong quy tắc:

=(TODAY()-B2)>=90

Công thức trừ ngày trong B2 khỏi ngày hôm nay, cung cấp một số ngày giữa hai ngày. Nếu nó lớn hơn hoặc bằng 90, thì công thức là đúng và định dạng có điều kiện của bạn sẽ được áp dụng.

Phương pháp này có thể được sử dụng nếu có nhiều bản ghi cho mỗi khách hàng, nhưng nó có thể không cung cấp rõ ràng về một chỉ số như bạn có thể muốn.

Nếu bạn sắp xếp các bản ghi theo tên khách hàng, bạn có thể dễ dàng xem bản ghi nào từ mỗi khách hàng đã quá 90 ngày. Nhưng sau đó, bạn sẽ cần phải xác định trực quan xem tất cả hồ sơ cho một khách hàng cụ thể có quá 90 ngày hay không để bạn có thể xác định xem bạn có cần phải đóng tài khoản của họ hay không.

Có thể tốt hơn nếu sử dụng quy tắc định dạng có điều kiện khác nếu bảng dữ liệu của bạn có nhiều bản ghi cho mỗi máy khách. Công thức sau có thể được áp dụng cho tất cả các máy khách trong cột A:

=AND(COUNTIF($A$2:$A2,$A2)=COUNTIF($A:$A,$A2),(TODAY()-B2)>=90)

Nó kiểm tra xem có ngày nào nằm ngoài 90 ngày mong muốn hay không, nhưng nó chỉ làm như vậy nếu bản ghi hiện tại là bản ghi cuối cùng cho khách hàng trong danh sách.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (7646) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: