PivotTables rất phù hợp cho một số kiểu phân tích dữ liệu nhất định. Vì PivotTables thực hiện khá nhiều việc bẻ khóa số, một trong những kỹ thuật Excel sử dụng để xử lý chúng nhanh hơn là tạo một “tập dữ liệu trung gian”

để làm việc với. Tập dữ liệu trung gian này, theo mặc định, được lưu trữ cùng với trang tính, vì vậy PivotTables có thể tăng kích thước sổ làm việc của bạn, đôi khi đáng kể.

Nếu sổ làm việc của bạn chứa nhiều PivotTable, tất cả đều dựa trên một nguồn dữ liệu duy nhất, thì Excel có thể tạo tập dữ liệu trung gian cho từng PivotTable, thay vì sử dụng một tập dữ liệu trung gian. Tất nhiên, điều này có thể làm tăng kích thước sổ làm việc của bạn rất nhanh.

Bạn có thể kiểm soát cách Excel tạo tập dữ liệu trung gian bằng cách sửa đổi các tùy chọn bạn chọn trong Trình hướng dẫn PivotTable để đặt PivotTable của bạn lại với nhau. Nếu bạn có một PivotTable trong sổ làm việc của mình và khi chạy Trình hướng dẫn PivotTable lần thứ hai, bạn chỉ định cùng một nguồn dữ liệu mà bạn đã sử dụng trong PivotTable hiện có, Excel sẽ thông báo cho bạn rằng “Báo cáo mới của bạn sẽ sử dụng ít bộ nhớ hơn nếu bạn căn cứ vào báo cáo hiện có. ” Nếu bạn bấm Có, bạn sẽ tiết kiệm bộ nhớ vì Excel sẽ sử dụng cùng một dữ liệu trung gian như được sử dụng cho PivotTable khác của bạn.

Bạn cũng có thể hướng dẫn Excel không lưu các bảng dữ liệu trung gian của bạn trong cùng một tệp đĩa với sổ làm việc. Điều này sẽ làm cho kích thước của tệp sổ làm việc của bạn nhỏ hơn rất nhiều, nhưng nó cũng sẽ yêu cầu PivotTables được làm mới mỗi khi bạn mở sổ làm việc của mình. Làm theo các bước sau:

  1. Chạy Trình hướng dẫn PivotTable để tạo PivotTable của bạn như bình thường.

  2. Khi bạn đến màn hình cuối cùng của Trình hướng dẫn PivotTable (trình hướng dẫn có cờ ca rô trên đó), hãy nhấp vào nút Tùy chọn để hiển thị hộp thoại Tùy chọn PivotTable.

  3. Bỏ chọn hộp kiểm Lưu dữ liệu với Bố cục Bảng.

  4. Chọn hộp kiểm Làm mới khi Mở.

  5. Bấm vào OK để đóng hộp thoại Tùy chọn PivotTable.

  6. Hoàn tất các bước trong Trình hướng dẫn PivotTable.

Bạn không cần phải chọn hộp kiểm Làm mới khi Mở (bước 4) nếu bạn không muốn, nhưng nếu không, bạn sẽ cần nhớ làm mới PivotTable theo cách thủ công mỗi khi bạn mở sổ làm việc.

Nếu bạn đã có khá nhiều PivotTable trong sổ làm việc của mình và bạn không muốn thực hiện lại quá trình tạo chúng, bạn có thể sử dụng macro để chuyển qua PivotTables và sửa đổi chỉ mục bộ nhớ đệm và tắt tính năng lưu dữ liệu trung gian vào đĩa. Macro sau sẽ thực hiện các nhiệm vụ này:

Sub PTReduceSize()

Dim wks As Worksheet     Dim PT As PivotTable

For Each wks In ActiveWorkbook.Worksheets         For Each PT In wks.PivotTables             PT.RefreshTable             PT.CacheIndex = 1             PT.SaveData = False         Next     Next End Sub

Khi macro chạy (sẽ không mất nhiều thời gian), bạn nên lưu sổ làm việc của mình bằng tùy chọn Lưu dưới dạng. Thao tác này sẽ ghi một tệp sổ làm việc mới và bạn sẽ có thể so sánh mức độ thay đổi này đã làm giảm kích thước sổ làm việc của bạn. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng với dữ liệu trung gian không được lưu vào đĩa, việc làm mới PivotTables mất nhiều thời gian hơn khi bạn mở sổ làm việc lần đầu tiên.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên trang ExcelTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2851) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: