Lisa đang cố gắng thiết lập một timesheet. Nó cần phải tuân theo quy tắc bảy phút. Nếu còn 7 phút nữa là đến giờ nó tròn thành 8 giờ sáng; nếu nó là 10 cho đến khi nó tròn thành 7:45. Nếu chậm hơn 7 phút sẽ là 8 giờ và 8 phút sau là 8 giờ 15 sáng. Nói cách khác, bất kỳ thời gian nào được nhập cần phải được làm tròn đến một phần tư giờ gần nhất.

Tên đầy đủ của quy tắc mà Lisa đề cập là “quy tắc 7/8 phút”.

Đó là sự trở lại khi thẻ chấm công được xử lý thủ công. Tùy thuộc vào đồng hồ thời gian cụ thể, quy tắc có thể không có kết quả giống như làm tròn một phần tư giờ. Hãy xem xét rằng quy tắc 7/8 làm tròn xuống hết 7 phút 59,9 giây trong khi quy tắc làm tròn một phần tư giờ chỉ làm tròn xuống 7 phút 29,9 giây. Đó không phải là một sự khác biệt quá lớn, nhưng quy tắc 7/8 phút trong bối cảnh trả lương mang lại cho nhà tuyển dụng 30 giây miễn phí.

Nếu Lisa chỉ nhập giờ và phút, thì làm tròn một phần tư giờ là ổn. Điều này có thể được xử lý theo một số cách khác nhau. Ví dụ: bạn có thể tạo một bảng tra cứu hiển thị thời gian làm tròn sẽ là bao nhiêu cho mỗi lần trong giờ và sau đó — dựa trên số phút trong thời gian ban đầu — sử dụng hàm VLOOKUP (hoặc một trong các hàm tra cứu khác) để xác định biên bản chính xác.

Tuy nhiên, một cách tốt hơn là hãy nhớ rằng Excel lưu trữ thời gian dưới dạng một phần nhỏ của ngày, vì vậy để chuyển đổi bất kỳ thời gian nhất định nào thành phút, bạn chỉ cần nhân một giá trị thời gian với số phút trong một ngày (24 * 60 = 1440). Sau đó, bạn có thể chia cho khoảng thời gian mong muốn, trong trường hợp này là 15. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng bất kỳ công thức tương đương nào sau đây, nếu thời gian bạn muốn làm tròn nằm trong ô A1:

=ROUND(A1(2460/15),0)/(24*60/15)

=ROUND(A1*(1440/15),0)/(1440/15)

=ROUND(A1*96,0)/96

Nếu thích, bạn cũng có thể “đảo ngược” công thức bằng cách sử dụng bất kỳ công thức tương đương nào sau đây:

=ROUND(A1/(15/(2460)),0)(15/(24*60))

=ROUND(A1/(15/1440),0)*(15/1440)

=ROUND(A1/0.01041667,0)*0.01041667

Nếu bạn đã bật Analysis ToolPak trên hệ thống của mình, bạn cũng có thể sử dụng hàm MROUND để xác định thời gian làm tròn. Sau đây là các công thức tương đương sử dụng hàm MROUND:

=MROUND(A1,15/60/24)

=MROUND(A1,0.25/24)

=MROUND(A1,0.01041667)

Nếu bạn không thoải mái khi tìm ra số mà Excel sử dụng để biểu thị 15 phút (như được thực hiện trong các công thức này), bạn có thể kết hợp MROUND với hàm TIME, theo cách này:

=MROUND(A1,TIME(0,15,0))

Như đã đề cập, tất cả các công thức được trình bày cho đến nay đều giả định rằng giây không được nhập vào giá trị ban đầu. Nếu họ đang được nhập và bạn muốn sử dụng chính xác quy tắc 7/8 (ưu tiên nhà tuyển dụng trong nửa phút đó), thì bạn cần sử dụng công thức đã điều chỉnh, theo cách này:

=ROUND((A11440-0.5)/15,0)(15/1440)

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (9359) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: