Đôi khi, chỉ cần tạo ra công thức bạn muốn cũng có thể là một chiến thắng. Sau khi được tạo, các công thức trở nên có giá trị và bạn có thể cần sử dụng chúng nhiều lần trong các trang tính khác nhau mà bạn sử dụng. Sẽ không tuyệt vời nếu có một cách để dán các công thức thường dùng vào sổ làm việc, giống như cách bạn có thể dán clip art hoặc các đối tượng thông thường khác?

Thật không may, một khả năng như vậy không thường trú trong Excel. Tuy nhiên, có một số điều bạn có thể làm để làm cho các công thức của bạn dễ tiếp cận hơn. Một điều bạn có thể làm là giữ một tài liệu văn bản (tài liệu Notepad) trên màn hình của bạn và lưu trữ các công thức thường dùng của bạn trong đó.

Với tính năng mở Excel, bạn có thể mở tài liệu văn bản, sao chép công thức mong muốn vào Bảng tạm và nhanh chóng dán nó vào ô mong muốn của sổ làm việc.

Một giải pháp khả thi khác là gán tên cho các công thức của bạn.

  1. Nhập công thức của bạn như bình thường.

  2. Chọn ô chứa công thức và nhấn F2. Điều này đặt Excel ở chế độ chỉnh sửa.

  3. Giữ phím Shift khi bạn sử dụng các phím điều khiển con trỏ để chọn toàn bộ công thức, bao gồm cả dấu bằng ở đầu công thức.

  4. Nhấn Ctrl + C. Công thức hiện có trên Clipboard.

  5. Nhấn Esc. Bây giờ bạn sẽ thoát khỏi chế độ chỉnh sửa và ô có công thức vẫn được chọn.

  6. Chọn Tên từ menu Chèn, sau đó chọn Xác định. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Xác định Tên. (Xem Hình 1.)

  7. Trong hộp Tên trong Sổ làm việc, hãy nhập tên bạn muốn gán cho công thức này.

  8. Chọn bất kỳ nội dung nào trong hộp Tham chiếu đến, ở cuối hộp thoại và nhấn Ctrl + V. Tham chiếu ô được thay thế bằng công thức có trên Bảng tạm.

  9. Đảm bảo không có dấu đô la trong công thức. Nếu có, hãy chọn chúng và xóa chúng. (Phương pháp sử dụng công thức này không hoạt động tốt với các tham chiếu tuyệt đối.)

  10. Bấm OK.

Bây giờ, bất cứ khi nào bạn muốn sử dụng công thức, bạn chỉ cần nhập dấu bằng và tên bạn đã đặt cho công thức ở bước 7. Mặc dù tên hiển thị trong ô, công thức được gán cho tên thực sự được sử dụng để thực hiện phép tính. . Vì công thức sử dụng tham chiếu tương đối (bạn đã loại bỏ các ký hiệu đô la), nên nó luôn liên quan đến vị trí bạn sử dụng tên trong trang tính.

Một cách tiếp cận khác hoạt động hiệu quả nếu bạn cảm thấy thoải mái với macro và với VB Editor. Phương pháp này liên quan đến việc biến các công thức chung của bạn thành một phần của tệp Personal.xls. Sổ làm việc này được mở bất cứ khi nào bạn khởi động Excel và được thiết kế chủ yếu cho các macro và các tùy chỉnh mà bạn muốn có sẵn bất cứ khi nào bạn sử dụng Excel. Tuy nhiên, không có lý do gì nó không thể được sử dụng cho các công thức thông thường.

Giả sử bạn chưa tạo tệp Personal.xls, hãy làm theo các bước sau:

  1. Khởi động Excel với một sổ làm việc mới.

  2. Chọn Macro từ menu Công cụ, sau đó chọn Ghi Macro Mới. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Ghi Macro. (Xem Hình 2.)

  3. Sử dụng Macro Cửa hàng Trong danh sách thả xuống, chọn Sổ làm việc Macro Cá nhân.

  4. Bấm OK. Trình ghi Macro hiện đang chạy và thanh công cụ Dừng ghi sẽ hiển thị.

  5. Chọn bất kỳ ô nào trong trang tính. (Không quan trọng bạn chọn cái nào.)

  6. Nhấp vào Dừng ghi trên thanh công cụ Dừng ghi.

Macro bạn đã ghi hiện được lưu trữ trong trang tính Personal.xls mới tạo của bạn. Để xem mã bạn đã tạo, hãy mở VB Editor (Alt + F11). Ở góc trên bên trái của trình soạn thảo là Project Explorer; nó liệt kê tất cả các phần và bộ phận khác nhau có thể truy cập thông qua trình chỉnh sửa. Một trong các mục trong Project Explorer phải là PERSONAL.XLS. Nếu bạn mở rộng đối tượng này (nhấp vào dấu cộng nhỏ ở bên trái của tên dự án), bạn sẽ thấy một thư mục Mô-đun. Mở rộng thư mục Mô-đun và nó chứa Mô-đun1. Nếu bạn bấm đúp vào mô-đun này, bạn sẽ thấy macro bạn vừa ghi; nó trông giống như thế này:

Sub Macro1()



' Macro1 Macro '

'     Range("A4").Select End Sub

Bây giờ bạn có thể chọn mã này và xóa nó, vì bạn không cần nó nữa. Sau đó, bạn có thể đặt các macro khác hoặc chức năng do người dùng xác định trong mô-đun, vì vậy chúng sẽ khả dụng.

Còn về công thức? Sao chép chúng vào Clipboard và dán chúng vào mô-đun, bên ngoài bất kỳ quy trình nào được xác định trong đó. Tất cả những gì bạn cần làm là đảm bảo rằng bạn mở đầu công thức bằng dấu nháy đơn để Trình soạn thảo VB nghĩ rằng bạn đang nhập một nhận xét. Sau này, khi bạn cần công thức, chỉ cần đi tới VB Editor, mở mô-đun, sao chép công thức và dán nó vào sổ làm việc bạn cần.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên trang ExcelTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2957) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: