Excel cho phép bạn mở khá nhiều sổ làm việc cùng một lúc, tùy thuộc vào dung lượng bộ nhớ bạn có trên hệ thống của mình. Đối với một số người, không có gì lạ khi mở tất cả mười, mười lăm, hai mươi hoặc nhiều sổ làm việc cùng một lúc.

Theo truyền thống, phương pháp thông thường được sử dụng để chuyển từ sổ làm việc này sang sổ làm việc khác là kích hoạt menu Cửa sổ, sau đó chọn sổ làm việc mong muốn từ những sổ làm việc được hiển thị trong menu. Nếu có hơn chín sổ làm việc đang mở, thì Excel sẽ hiển thị tùy chọn menu có nội dung “Thêm Windows”, bạn có thể chọn để hiển thị danh sách tất cả các sổ làm việc đang mở.

Việc chọn một sổ làm việc từ danh sách này sẽ dẫn đến việc sổ làm việc đó được hiển thị.

Nếu bạn thường xuyên làm việc với nhiều sổ làm việc đang mở, việc bấm liên tục Window | Thêm Windows và sau đó chọn sổ làm việc bạn muốn xem. Sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu tất cả các sổ làm việc đã được liệt kê, và nếu bạn có thể chọn từ danh sách. Thật không may, Excel không cho phép bạn hiển thị nhiều hơn chín sổ làm việc trong menu Windows. (Chín có vẻ là một con số khá tùy ý, nhưng Microsoft đã phải đặt giới hạn ở đâu đó. Chín cũng tốt như bất kỳ giới hạn tùy ý nào khác.) Tuy nhiên, có một số cách giải quyết bạn có thể sử dụng.

Cách giải quyết đầu tiên đơn giản là tận dụng tốt hơn Thanh tác vụ của Windows. Đầu tiên, hãy cấu hình Excel để nó hiển thị nút Thanh tác vụ cho mọi sổ làm việc đang mở:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab View được hiển thị.

  3. Đảm bảo rằng hộp kiểm Windows trong Thanh tác vụ được chọn.

  4. Nhấp vào OK.

Bây giờ, khi bạn mở sổ làm việc bổ sung, Excel sẽ hiển thị nút Thanh tác vụ cho mỗi sổ làm việc. Điều đó có nghĩa là nếu bạn có hai mươi sổ làm việc đang mở, bạn sẽ thấy hai mươi nút trên Thanh tác vụ. Tất nhiên, mỗi nút trên Thanh tác vụ sẽ khá nhỏ và bạn có thể không biết tên của sổ làm việc trên mỗi nút. Bạn có thể giúp giảm thiểu vấn đề này bằng cách đơn giản là làm cho Thanh tác vụ lớn hơn: Di chuyển con trỏ chuột qua đường viền trên cùng của Thanh tác vụ. Nhấp vào đường viền và kéo nó lên trên. Điều này cho phép bạn có hai, ba hoặc nhiều hàng được chỉ định cho Thanh tác vụ.

Các nút riêng lẻ sau đó sẽ lớn hơn khi chúng tự định hướng lại cho phòng Taskbar tăng lên.

Với việc mở rộng Thanh tác vụ và các nút có sẵn tương ứng với từng sổ làm việc đang mở, bạn không cần phải kéo menu Cửa sổ xuống để chuyển từ sổ làm việc này sang sổ làm việc khác. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào nút Taskbar thích hợp.

Nếu bạn không muốn phóng to Thanh tác vụ để nó chiếm các hàng bổ sung, thay vào đó, bạn có thể sử dụng khả năng chuyển đổi tác vụ của Excel. Chỉ cần giữ phím Alt khi bạn nhấn liên tục phím Tab để chuyển từ cửa sổ này sang cửa sổ khác. Khi cửa sổ sổ làm việc mong muốn được chọn, hãy nhả phím Alt và sổ làm việc thực tế được hiển thị.

Nếu bạn không muốn sử dụng Thanh tác vụ hoặc làm lộn xộn nó với một nút cho mỗi sổ làm việc, bạn sẽ cần phát triển các macro để hiển thị danh sách các sổ làm việc, cho phép bạn chọn một, rồi chuyển đổi giữa chúng. Cách hiệu quả nhất để làm điều này là tạo một UserForm và đính kèm một số macro vào nó. Làm theo các bước sau:

  1. Đảm bảo rằng bạn đã tạo tệp Personal.xls để chứa các macro phổ biến của bạn. (Cách thực hiện điều này đã được thảo luận trong các vấn đề khác của ExcelTips.)

  2. Nhấn Alt + F11 để hiển thị VBA Editor.

  3. Đảm bảo sổ làm việc Personal.xls được chọn trong cửa sổ Trình duyệt Đối tượng. (Góc trên bên trái của Trình chỉnh sửa VBA.)

  4. Chọn UserForm từ menu Chèn. Một UserForm mới xuất hiện ở giữa màn hình của bạn.

  5. Sử dụng hộp công cụ ở bên trái của VBA Editor, đặt điều khiển ListBox trên UserForm. Điều khiển này sẽ giữ danh sách các sổ làm việc đang mở. (Thoải mái tạo ListBox lớn hay nhỏ tùy ý.)

  6. Thêm bất kỳ mục nào khác mong muốn vào UserForm, chẳng hạn như văn bản giải thích, v.v.

  7. Thay đổi kích thước UserForm thành kích thước bạn muốn hiển thị.

  8. Nhấp chuột phải vào UserForm (không phải trên ListBox) và chọn View Code từ trình đơn Context. Sau đó, bạn thấy cửa sổ Mã cho UserForm.

  9. Thay thế bất cứ thứ gì có trong cửa sổ Mã bằng mã sau:

  10. Chọn Mô-đun từ trình đơn Chèn. Một cửa sổ Mã xuất hiện cho mô-đun mới.

  11. Thêm mã sau vào cửa sổ Mã của mô-đun:

  12. Đóng VBA Editor và quay lại Excel bằng cách nhấn Alt + Q.

Khi ở trong Excel, bạn có thể gán macro AllWindows cho một nút trên thanh công cụ hoặc cho một mục menu. Sau đó, khi bạn bấm vào nút hoặc chọn tùy chọn menu, UserForm sẽ được hiển thị, hiển thị tất cả các sổ làm việc đang mở. Sau đó, bạn có thể chọn một, và UserForm biến mất và sổ làm việc đã chọn được hiển thị.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên trang ExcelTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2807) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: