Tại Hoa Kỳ, Mã ZIP có hai định dạng: năm chữ số và chín chữ số. (Trên thực tế, Mã ZIP gồm năm chữ số là một tập hợp con của Mã ZIP chín chữ số.) Nếu bạn là một trang tính Excel có chứa thông tin địa chỉ, bạn có thể muốn chuyển đổi Mã ZIP chín chữ số thành tương đương năm chữ số của chúng.

Đây là một nhiệm vụ khá dễ thực hiện, vì tất cả những gì bạn cần làm là loại bỏ mọi thứ sau chữ số thứ năm trong Mã ZIP. Làm theo các bước sau:

  1. Chèn một cột mới, ngay bên phải của cột Mã ZIP hiện có.

  2. Giả sử Mã ZIP nằm trong cột G và bạn đã thêm cột H mới, bạn có thể nhập thông tin sau vào ô H3:

=Left(G3, 5)

  1. Sao chép công thức này vào tất cả các ô thích hợp của cột H.

  2. Chọn toàn bộ cột H.

  3. Nhấn Ctrl + C. Excel sao chép toàn bộ cột vào Bảng tạm.

  4. Hiển thị hộp thoại Dán Đặc biệt bằng cách chọn Dán Đặc biệt từ menu Chỉnh sửa. (Xem Hình 1.)

  5. Đảm bảo rằng nút radio Giá trị được chọn.

  6. Nhấp vào OK. Cột H hiện đã được chuyển từ công thức thành kết quả công thức.

  7. Xóa cột G.

Nếu bạn có một cột trống ở bên phải Mã ZIP, bạn cũng có thể sử dụng tính năng Chuyển văn bản thành cột của Excel:

  1. Chọn tất cả các ô chứa Mã ZIP của bạn.

  2. Từ menu Dữ liệu, chọn Văn bản thành Cột. (Xem Hình 2.)

  3. Đảm bảo rằng tùy chọn Delimited được chọn, sau đó nhấp vào Tiếp theo.

  4. Chọn hộp kiểm Khác, đặt một dấu gạch ngang vào hộp ngay bên phải Khác, sau đó nhấp vào Tiếp theo.

  5. Trong vùng Định dạng Dữ liệu Cột, hãy chọn Văn bản. (Bạn muốn Mã ZIP của mình được định dạng dưới dạng văn bản để bạn không bị mất bất kỳ số 0 nào ở đầu.)

  6. Nhấp vào Kết thúc.

Tại thời điểm này, bạn có năm chữ số đầu tiên của Mã ZIP trong cột gốc và bốn chữ số cuối cùng (nếu có) trong cột trống trước đó ở bên phải. Bạn có thể xóa cột chứa bốn chữ số, nếu muốn.

Nếu bạn cần cắt ngắn Mã ZIP khá thường xuyên, bạn có thể quan tâm hơn đến cách tiếp cận dựa trên macro. Macro sau sẽ thực hiện thủ thuật:

Sub ZIPShorter()

For Each cell In Selection         cell.Value = Left(cell.Value, 5)

Next End Sub

Tất cả những gì bạn cần làm là chọn các ô chứa Mã ZIP, sau đó chạy macro.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên trang ExcelTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2654) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: