Một trong những cách sử dụng thực sự thú vị đối với tính năng xác thực dữ liệu trong Excel là khả năng tạo danh sách thả xuống sử dụng một lần. Danh sách này cho phép người dùng chọn ô và sau đó chọn từ danh sách các giá trị được xác định trước cho ô đó. Khi người dùng thực hiện một lựa chọn và di chuyển đến một ô khác, mũi tên cho danh sách thả xuống sẽ biến mất.

Bắt đầu bằng cách tạo danh sách các giá trị mà bạn muốn có sẵn trong danh sách thả xuống. Bạn có thể tạo danh sách này ở hầu hết mọi nơi, nhưng vì mục đích thiết kế, bạn nên đặt danh sách trên một trang tính khác với trang mà mục nhập dữ liệu sẽ ở đó.

Ví dụ: giả sử bạn muốn có một danh sách tên nhân viên. Trên một trang tính mới, hãy nhập tên nhân viên theo bất kỳ cách nào bạn muốn. (Bạn có thể sẽ muốn sắp xếp chúng theo cách nào đó.) Chọn danh sách và đặt tên cho nó chẳng hạn như Nhân viên. (Để xác định tên, hãy sử dụng Chèn | Tên | Xác định.)

Bây giờ, trở lại trang tính chính, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn ô mà bạn muốn danh sách thả xuống xuất hiện.

  2. Chọn Xác thực từ menu Dữ liệu. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Xác thực Dữ liệu, với tab Cài đặt hiển thị.

  3. Sử dụng danh sách thả xuống Cho phép, chọn Danh sách. (Xem Hình 1.)

  4. Đảm bảo rằng hộp kiểm thả xuống Trong ô được chọn.

  5. Trong hộp Nguồn, nhập = Nhân viên. (Đây là tên bạn đã đặt trước đó cho danh sách nhân viên.) Đừng quên dấu bằng; rất quan trọng.

  6. Bấm OK.

Bây giờ, bất cứ khi nào ai đó chọn ô bạn đã sử dụng ở bước 1, họ sẽ thấy một mũi tên danh sách thả xuống ở bên phải của ô đó. Nhấp vào danh sách cung cấp danh sách thả xuống tất cả các nhân viên. Người dùng có thể chọn một trong các nhân viên, nhưng không thể nhập tên khác. Khi họ di chuyển đến một ô khác, danh sách thả xuống sẽ biến mất, nhưng giá trị đã chọn vẫn hiển thị.

Lưu ý thêm, nếu bạn không muốn đặt danh sách dữ liệu của mình trong một trang tính, thì bạn có thể nhập các lựa chọn trực tiếp vào hộp thoại Xác thực Dữ liệu. Trong bước 5 (hộp Nguồn), bỏ dấu bằng và chỉ nhập các lựa chọn. Phân tách chúng bằng dấu phẩy và đó là những lựa chọn sẽ có sẵn cho người dùng.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (3182) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: