Có thể có lúc bạn cần sắp xếp danh sách thông tin dựa trên tháng được trình bày trong một cột cụ thể. Ví dụ: bạn có thể có một danh sách những người và ngày sinh của họ, và bạn muốn sắp xếp danh sách theo tháng sinh nhật để bạn biết sinh nhật của ai xảy ra trong một tháng cụ thể.

Cách dễ nhất để làm điều này là thêm một cột mới vào bảng của bạn. Cột này sẽ được đặt tên mang tính mô tả, chẳng hạn như “Tháng sinh” hoặc đơn giản là “Tháng”. Ví dụ: giả sử bạn có ngày sinh của mọi người trong cột B, bạn có thể thêm cột mới vào cột C. Trong cột này, bạn có thể sử dụng hàm MONTH, như sau:

=MONTH(B3)

Công thức cụ thể này sẽ ở trong ô C3, nhưng các công thức tương tự sẽ đi trong mỗi ô của cột C. Kết quả là cột C sẽ chứa các số trong khoảng từ 1 đến 12, đại diện cho tháng sinh của mọi người. Bây giờ bạn có thể sắp xếp danh sách dựa trên nội dung của cột C, với kết quả là danh sách được sắp xếp theo tháng.

Phương pháp này hoạt động tốt, nhưng bạn có thể không thêm được cột khác vào trang tính của mình. Nếu đúng như vậy, bạn có thể làm theo các bước sau để sắp xếp theo tháng:

  1. Chọn các ô trong cột B (giả sử rằng cột B chứa ngày sinh).

  2. Chọn Ô từ menu Định dạng. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  3. Đảm bảo rằng tab Số được hiển thị. (Xem Hình 1.)

  4. Trong danh sách Danh mục, hãy chọn Tùy chỉnh.

  5. Trong hộp Loại, nhập bốn chữ thường Ms (mmmm) cho định dạng.

  6. Nhấp vào OK. Các ô trong cột B bây giờ sẽ chỉ hiển thị tháng sinh của những người trong danh sách của bạn. (Đừng lo lắng; ngày sinh cơ bản vẫn còn đó.)

  7. Chọn toàn bộ danh sách của bạn.

  8. Chọn Sắp xếp từ menu Dữ liệu. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Sắp xếp.

(Xem Hình 2.)

  1. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại để chỉ định rằng bạn muốn sắp xếp theo nội dung của cột B.

  2. Bấm vào nút Tùy chọn. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chọn sắp xếp. (Xem Hình 3.)

  3. Sử dụng danh sách thả xuống Thứ tự sắp xếp theo khóa đầu tiên để chỉ định rằng bạn muốn sắp xếp theo tháng. (Chọn tùy chọn cho biết tháng Giêng, tháng Hai, tháng Ba, v.v.)

  4. Bấm vào OK để đóng hộp thoại Tùy chọn sắp xếp.

  5. Nhấp vào OK để đóng hộp thoại Sắp xếp và thực sự sắp xếp danh sách.

Bạn có thể tự hỏi tại sao bạn cần định dạng lại màn hình hiển thị của các ô chứa ngày sinh (từ bước 1 đến bước 6). Lý do là khi cuối cùng bạn sắp xếp danh sách của mình (từ bước 7 đến bước 13), nếu bạn chỉ hiển thị ngày đầy đủ ban đầu, Excel sẽ sắp xếp danh sách theo thứ tự thời gian thay vì theo tháng.

Có một cách bổ sung mà bạn có thể tiếp cận vấn đề. Điều này thực sự liên quan đến việc chuyển đổi ngày tháng thành văn bản (thay vì số sê-ri bên trong), như sau:

  1. Chọn các ô chứa ngày tháng.

  2. Chọn Ô từ menu Định dạng. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  3. Đảm bảo rằng tab Số được chọn.

  4. Trong danh sách Thể loại, hãy chọn Ngày.

  5. Trong danh sách Các loại, chọn ngày 14 tháng 3 năm 1998.

  6. Nhấp vào OK. Các ô của bạn bây giờ sẽ được định dạng để hiển thị một ngày dài với tháng trước.

  7. Nhấn Ctrl + C. Thao tác này sao chép các ô vào Clipboard.

  8. Mở Notepad.

  9. Nhấn Ctrl + V. Thông tin hiện đã được dán vào Notepad và vẫn phải là ngày dài.

  10. Chọn thông tin vừa dán vào Notepad.

  11. Nhấn Ctrl + C. Thao tác này sao chép thông tin vào Clipboard.

  12. Chuyển về Excel.

  13. Chọn Ô từ menu Định dạng. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  14. Đảm bảo rằng tab Số được chọn.

  15. Trong danh sách Thể loại, chọn Văn bản.

  16. Nhấp vào OK.

  17. Nhấn Ctrl + V.

Ngày của bạn hiện được dán vào Excel dưới dạng các mục nhập văn bản thực, không phải dưới dạng ngày tháng.

Điều này cho phép bạn dễ dàng sắp xếp thông tin theo tháng trong ngày.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (3183) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: