Bob thường cần xây dựng các bảng được khóa cho các tiêu đề trong quy định của chính phủ. Việc đánh số các quy định ở dạng thập phân và điều này tạo ra vấn đề khi anh ta cố gắng sắp xếp chúng theo thứ tự.

Ví dụ như 820.20, 820.25, 820.200, 820.250. Bob nhập chúng dưới dạng văn bản, nhưng chúng vẫn được sắp xếp theo cách mà anh ta không muốn. Trong mọi trường hợp, Excel loại bỏ các số không ở cuối và xem “820.20” và “820.200” giống nhau; Bob đang tự hỏi mình có thể làm gì.

Trước hết, cần phải chỉ ra rằng nếu Excel bỏ các số 0 ở cuối, thì các ô không được định dạng dưới dạng văn bản. Bạn sẽ cần định dạng các ô dưới dạng văn bản _ trước khi_ bạn đặt bất kỳ thứ gì vào chúng, nếu không, bạn sẽ cần đặt trước mục nhập bằng dấu nháy đơn. Trong cả hai trường hợp, các số 0 ở cuối phải được giữ nguyên.

Một cách khác để buộc các mục nhập thành văn bản là sửa đổi chúng theo một cách nào đó.

Ví dụ: bạn có thể nhập “Reg 820.200” thay vì “820.200”. Hoặc bạn có thể thay thế dấu chấm sau 820 bằng dấu cách hoặc dấu gạch ngang. Bất kỳ phương pháp nào trong số này và nhiều phương pháp khác sẽ buộc mục nhập được coi là văn bản.

Tuy nhiên, ngay cả khi bạn buộc nhập thông tin vào văn bản, điều đó vẫn không giải quyết được vấn đề sắp xếp. Sắp xếp một loạt các ô này, và chúng vẫn sẽ ra theo thứ tự mà bạn không muốn:

820.190 820.2 820.20 820.200 820.201 820.25 820.27

Lý do là vì việc sắp xếp được thực hiện từ trái sang phải và trong lược đồ này, “.20” sẽ luôn đứng trước “.200” luôn đứng trước “.25”. Cách duy nhất để giải quyết vấn đề này là sửa đổi cấu trúc của các số để (trong trường hợp này) luôn có ba chữ số sau dấu thập phân:

820.002 820.020 820.025 820.027 820.190 820.200 820.201

Mặc dù điều này mang lại thứ tự sắp xếp thích hợp, nhưng nó lại ảnh hưởng đến mục đích ban đầu: khớp với cách đánh số được sử dụng trong hệ thống đánh số của chính phủ. Nếu bạn muốn đúng với sơ đồ đánh số đó, giải pháp duy nhất là sử dụng ba cột để đánh số của bạn. Cột đầu tiên sẽ là số chính phủ, được nhập dưới dạng văn bản. Cột thứ hai sẽ là phần các số ở bên trái dấu thập phân, được suy ra bằng công thức:

=LEFT(A1,FIND(".",A1)-1)

Cột thứ ba sẽ là phần ở bên phải của dấu thập phân, bắt nguồn từ công thức này:

=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(".",A1))

Với ba cột tại chỗ, bạn có thể sắp xếp dựa trên nội dung của cột thứ hai và thứ ba. Sau khi các số được sắp xếp, bạn có thể ẩn cột thứ hai và thứ ba, như mong muốn.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (3836) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: