Trong môi trường văn phòng, không có gì lạ khi tải danh sách dữ liệu khổng lồ vào Excel được tạo bởi các chương trình khác với Excel.

Sau đó, bạn có thể sử dụng Excel để xoa bóp và phân tích dữ liệu cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Một nhiệm vụ phổ biến là sắp xếp danh sách dữ liệu. Nếu bạn sắp xếp danh sách của mình và sau đó phát hiện ra rằng việc sắp xếp không đúng, điều này có thể khiến bạn rất bối rối. Có ba lý do có thể khiến danh sách không được sắp xếp đúng cách.

Đầu tiên, danh sách có thể bao gồm các hàng hoặc cột trống. Nếu đúng như vậy, bạn chỉ có thể sắp xếp danh sách đúng cách bằng cách chọn toàn bộ danh sách trước khi thực hiện sắp xếp. Khi bạn dựa vào Excel để chọn danh sách tự động, nó sẽ dừng lại ở các hàng và cột trống, điều này tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến việc sắp xếp của bạn.

Thứ hai, danh sách có thể lớn đến mức bạn không có đủ bộ nhớ để thực hiện sắp xếp đầy đủ dữ liệu của mình. Giải pháp duy nhất cho việc này là sắp xếp danh sách trên một máy khác hoặc thêm bộ nhớ vào máy tính của bạn.

Thứ ba, danh sách có thể chứa các số được định dạng dưới dạng văn bản. Tệp gốc chứa các ký tự mà Excel không thể phân tích cú pháp thành số (chẳng hạn như dấu trừ ở bên phải một số) hoặc bộ lọc nhập của Excel đã quyết định hiểu sai dữ liệu mà nó đang đọc.

Trong thực tế, khả năng thứ ba này dễ xảy ra nhất khi nhập thông tin vào Excel. Giả sử bạn sắp xếp một danh sách dựa trên một cột cụ thể và danh sách dường như “bắt đầu lại” ở giữa. Ví dụ: nó sắp xếp từ 1 đến 1000, và sau đó bắt đầu lại ở 1. Điều này thật khó xảy ra khi tập giá trị thứ hai (phạm vi từ 1 đến 1000 thứ hai) bao gồm các ô được định dạng dưới dạng văn bản thay vì số. Tại sao? Vì văn bản luôn được sắp xếp để xuất hiện sau các số thông thường. Để chuyển đổi các giá trị văn bản thành số, hãy thử các bước sau:

  1. Trong một ô trống, nhập số 1.

  2. Chọn ô và nhấn Ctrl + C. Thao tác này sao chép ô vào Clipboard.

  3. Chọn các ô mà bạn nghĩ chứa các số được định dạng dưới dạng văn bản.

  4. Chọn Dán Đặc biệt từ menu Chỉnh sửa. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Dán Đặc biệt. (Xem Hình 1.)

  5. Đảm bảo rằng nút radio Multiply được chọn.

  6. Nhấp vào OK.

  7. Xóa ô bạn đã tạo ở bước 1.

Khi hoàn thành, bất kỳ số nào được định dạng dưới dạng văn bản sẽ được chuyển đổi thành số tương đương của chúng. Sau đó, bạn có thể thử sử dụng danh sách dữ liệu.

Bạn nên lưu ý rằng các bước trên sẽ không hoạt động nếu các giá trị được định dạng văn bản được nhập vào Excel có bất kỳ văn bản nào, ngoài dấu cách, trong chúng.

Một số chương trình thêm ký tự ASCII 160. Ký tự này đôi khi được gọi là “dấu cách dính”. Nó trông giống như một không gian, nhưng không hoạt động như một. Văn bản không liên quan phải được loại bỏ trước khi bạn có thể biến văn bản thành số. Tất nhiên, bạn có thể sử dụng tính năng Tìm và Thay thế của Excel để loại bỏ bất kỳ ký tự không phải số nào trong một phạm vi ô.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2922) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003.