Mã ZIP có hai loại: mã năm chữ số và mã chín chữ số. Nếu bạn nhập một cột Mã ZIP vào Excel — một số năm chữ số và một số chín — bạn có thể tự hỏi tại sao chúng không sắp xếp chính xác.

Nguyên nhân là do Excel nhận dạng mã năm chữ số là mục nhập số và mã chín chữ số là mục nhập văn bản. (Chính dấu gạch ngang ở giữa các mã gồm chín chữ số khiến Excel coi mục nhập là văn bản.) Vấn đề với việc sắp xếp các số là Excel xử lý các giá trị số và văn bản khác nhau khi sắp xếp.

Giải pháp (mà không cần sử dụng đến công thức và các cột bổ sung để sắp xếp) là đảm bảo rằng bạn buộc Excel phải coi tất cả các mục nhập của bạn là văn bản. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách định dạng một cột dưới dạng văn bản trước khi đưa Mã ZIP đầu tiên vào. Đơn giản chỉ cần làm theo các bước sau:

  1. Chọn cột (hoặc các ô) mà bạn muốn Excel coi là văn bản.

  2. Chọn tùy chọn Ô từ menu Định dạng. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  3. Đảm bảo rằng tab Số được chọn. (Xem Hình 1.)

  4. Trong danh sách các định dạng có sẵn, hãy chọn Văn bản.

  5. Nhấp vào OK.

Điều này định dạng các ô dưới dạng văn bản và sau đó bạn có thể sắp xếp các Mã ZIP một cách chính xác. Tuy nhiên, đừng nhầm lẫn ở đây: Bạn phải thực hiện thay đổi định dạng trước khi nhập giá trị vào các ô. Nếu bạn định dạng các ô dưới dạng văn bản sau khi nhập thông tin, chúng vẫn không được sắp xếp đúng cách. Tuy nhiên, bạn có thể làm như sau:

  1. Định dạng các ô dưới dạng văn bản.

  2. Chọn một ô có Mã ZIP gồm năm chữ số trong đó.

  3. Nhấn F2. Điều này thông báo cho Excel biết bạn muốn chỉnh sửa ô.

  4. Nhấn Enter ngay lập tức. Điều này cho Excel biết rằng bạn đã hoàn tất việc chỉnh sửa ô.

  5. Lặp lại các bước từ 2 đến 4 cho mỗi ô chứa Mã ZIP gồm năm chữ số.

Khi quá trình này hoàn tất, bạn có thể sắp xếp các ô như mong muốn.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2793) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: