Excel bao gồm tính năng sắp xếp cho phép bạn dễ dàng sắp xếp danh sách dữ liệu theo tối đa ba cột. Tuy nhiên, nếu bạn có một danh sách dữ liệu lớn hoặc phức tạp, bạn có thể muốn sắp xếp theo nhiều hơn ba cột. Có một số cách bạn có thể thực hiện điều này.

Giả sử bạn có năm cột mà bạn muốn sắp xếp, phương pháp đầu tiên là chỉ thực hiện hai lần khi sắp xếp. Nếu bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự cột A, B, C, D và E, bạn sẽ thực hiện sắp xếp đầu tiên bằng cách sử dụng các cột C, D và E. Khi chúng đã có thứ tự, hãy sắp xếp theo cột A và B . Kết quả là toàn bộ danh sách dữ liệu của bạn theo thứ tự.

Liên quan mật thiết đến điều này là bạn có thể sử dụng các công cụ sắp xếp trên thanh công cụ để sắp xếp năm cột của mình. Đầu tiên, chọn một ô trong cột E, sau đó nhấp vào công cụ Sắp xếp tăng dần hoặc Sắp xếp giảm dần. Lặp lại quá trình này bằng cách lần lượt chọn một ô trong mỗi cột khác (D, C, B và A) và nhấp vào công cụ thích hợp. Vào cuối quá trình lặp đi lặp lại này (chỉ mất năm lần nhấp chuột nhanh vào các công cụ sắp xếp), toàn bộ danh sách của bạn sẽ theo thứ tự bạn mong muốn.

Có một điều quan trọng cần ghi nhớ khi sắp xếp như được mô tả ở đây: Đặc tính của dữ liệu danh sách của bạn có thể ảnh hưởng đến chất lượng sắp xếp được thực hiện. Nếu dữ liệu của bạn chứa các ô trống, giá trị lỗi hoặc số được định dạng dưới dạng văn bản, thì Excel có thể không sắp xếp dữ liệu theo phương pháp bạn mong đợi. Giải pháp là “bình thường hóa” dữ liệu của bạn — chẳng hạn, đảm bảo rằng các số thực sự là số chứ không phải số được định dạng dưới dạng văn bản — rồi thực hiện sắp xếp lại.

Một giải pháp khác là tạo một “cột sắp xếp” cho dữ liệu của bạn. Cách tiếp cận này hoạt động hiệu quả nếu dữ liệu của bạn toàn là văn bản hoặc nếu bạn có thể dễ dàng chuyển đổi nó thành định dạng dựa trên văn bản để sắp xếp. Trong trường hợp này, bạn sẽ kết hợp nội dung của các cột từ A đến E thành cột F, và sau đó sắp xếp theo một cột duy nhất: F. Bạn có thể sử dụng loại công thức này trong cột F:

=A1 & B1 & C1 & D1 & E1

Nếu một trong các cột chứa ngày tháng, bạn sẽ cần chuyển đổi ngày tháng sang định dạng văn bản nhất quán, như được thực hiện với công thức sau:

=A1 & B1 & C1 & TEXT(D1,"yyyymmdd") & E1

Nếu một trong các cột chứa các giá trị số, bạn có thể chuẩn hóa chúng bằng cách sử dụng một cấu trúc hàm TEXT tương tự để chèn giá trị bằng các số 0 ở đầu:

=A1 & TEXT(B1,"000000") & C1 & D1 & E1

Nếu bạn thực hiện khá nhiều công việc sắp xếp và bạn không muốn sử dụng các quy trình sắp xếp có sẵn của Excel, thì bạn nên điều tra các chức năng sắp xếp của bên thứ ba. Các thuật toán sắp xếp là một nhánh hấp dẫn của toán học và một số thuật toán rất phổ biến (chẳng hạn như sắp xếp vỏ, sắp xếp trao đổi, sắp xếp bong bóng, v.v.) có thể được thực hiện thông qua các hàm Excel. Các chức năng đó sẽ được sử dụng như thế nào trên hệ thống của bạn tùy thuộc vào cách chúng được nhà phát triển của họ triển khai.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2255) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003.