Nếu ai đó cố gắng nhập giá trị vào ô đã xác định quy tắc xác thực dữ liệu và giá trị đó nằm ngoài giới hạn của quy tắc xác thực mà bạn đã chỉ định, họ sẽ thấy thông báo lỗi. Excel cho phép bạn sửa đổi thông báo lỗi mặc định để cung cấp thông tin có ý nghĩa cho người dùng. Khi được sử dụng cùng với thông điệp đầu vào, xác thực dữ liệu trở thành một công cụ rất mạnh trong việc phát triển các trang tính để người khác sử dụng.

  1. Chọn ô mà bạn muốn xác định thư.

  2. Chọn Xác thực từ menu Dữ liệu. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Xác thực Dữ liệu.

  3. Đặt bất kỳ quy tắc xác thực dữ liệu nào bạn muốn.

  4. Bấm vào tab Cảnh báo lỗi. (Xem Hình 1.)

  5. Sử dụng danh sách thả xuống Kiểu để chọn các biểu tượng khác nhau sẽ xuất hiện trong hộp thoại thông báo lỗi.

  6. Nhập thông báo vào cả trường Tiêu đề và Thông báo lỗi, nếu muốn.

  7. Bấm vào nút OK.

Khi người dùng nhập một giá trị không chính xác và nhấn Enter hoặc cố gắng di chuyển sang một ô khác, một hộp thoại sẽ xuất hiện với thông báo của bạn.

Bạn nên nhận ra rằng những gì người dùng có thể làm sau khi hộp thoại thông báo lỗi được hiển thị phụ thuộc vào kiểu lỗi bạn đã chọn trong bước 5. Ví dụ: nếu bạn chọn kiểu Dừng, người dùng chỉ có thể thử lại mục nhập của họ hoặc hủy nó. (Nói cách khác, bạn đang buộc họ phải đặt đúng giá trị.) Nếu bạn chọn kiểu Cảnh báo, thì họ sẽ được thông báo về lỗi của họ, nhưng họ vẫn có thể tiếp tục với giá trị sai trong ô. Cuối cùng, kiểu Thông tin là lời nhắc nhở nhẹ nhàng nhất và người dùng vẫn có thể tiếp tục và chấp nhận mục nhập không chính xác.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2855) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: