Chris hỏi liệu có cách nào để “thu gọn” một sổ làm việc lớn để tăng tốc độ lưu, mở và đóng. Câu trả lời ngắn gọn là không, không có cách nào — không giống như các chương trình cơ sở dữ liệu (Microsoft Access), Excel không có chức năng thu gọn tệp.

Nói như vậy, có những điều bạn có thể làm để đẩy nhanh tiến độ, đặc biệt nếu bạn đã sử dụng sổ làm việc được một thời gian. Sổ làm việc có xu hướng bị “cồng kềnh” theo thời gian, chỉ do sử dụng thường xuyên. Có lẽ thủ phạm lớn nhất là macro, vì nhiều lần chỉnh sửa macro có thể gây ra sự phân mảnh về cách mã macro được lưu trữ trong sổ làm việc. Bạn có thể xuất, xóa và nhập các mô-đun macro, điều này sẽ khắc phục được nhiều sự cố. Bạn cũng có thể sử dụng “trình dọn dẹp” của bên thứ ba cho các macro, chẳng hạn như CodeCleaner của Rob Bovey:

http://www.appspro.com/Utilities/CodeCleaner.htm

Bạn cũng nên nhấn Ctrl + End trong sổ làm việc của mình để xem Excel sẽ đưa bạn đến đâu. Nếu nó vượt xa cột và hàng cuối cùng của dữ liệu trang tính thực tế của bạn, thì Excel đang lưu thêm dữ liệu (mặc dù dữ liệu trống) với sổ làm việc của bạn. Xóa các cột và hàng thực ở bên phải hoặc bên dưới dữ liệu của bạn, sau đó lưu lại.

Bạn cũng có thể thực hiện “Lưu dưới dạng” để lưu sổ làm việc của mình vào một tệp mới. So sánh kích thước của các tệp cũ và mới, giữ một tệp nhỏ hơn. Nếu cách đó không hiệu quả (và bạn đang sử dụng Excel 2000 trở lên), hãy lưu sổ làm việc dưới dạng tệp HTML. Sau đó, sử dụng Excel để mở tệp HTML bạn vừa lưu, sau đó lưu tệp HTML dưới dạng tệp XLS. “Chuyến đi vòng quanh” này thông qua định dạng HTML đã được biết là làm giảm đáng kể kích thước tệp. (Nếu bạn làm điều này, hãy đảm bảo rằng bạn xuất macro của mình từ sổ làm việc cũ và nhập chúng vào sổ làm việc mới. Macro không bao giờ tồn tại trong trải nghiệm HTML khứ hồi.)

Kiểm tra xem sổ làm việc của bạn có chứa các đối tượng không phải Excel, chẳng hạn như đồ họa, tệp âm thanh hoặc các đối tượng nhúng khác hay không. Những thứ này có thể chiếm khá nhiều dung lượng tệp. Nếu bạn không cần chúng, hãy xóa chúng.

Nếu trang tính của bạn có một số PivotTable, bạn có thể thực hiện một số việc để giảm kích thước tệp. Những ý tưởng này được kể lại trong các số báo khác của ExcelTips.

Nếu sổ làm việc của bạn chứa các công thức rất lớn (những công thức chạy liên tục trên các dòng), hãy kiểm tra các công thức để xem liệu chúng có thể được rút ngắn theo bất kỳ cách nào không. Có lẽ bạn có thể trích xuất các phần chung của công thức và gán chúng, dưới dạng “công thức con” cho các tên đã xác định, sau đó tham chiếu các tên trong công thức lớn hơn của bạn. Điều này đặc biệt tiết kiệm dung lượng nếu công thức được sử dụng ở nhiều nơi trong sổ làm việc.

Ngoài ra, việc sử dụng tính năng “theo dõi thay đổi” của Excel có thể làm cho sổ làm việc lớn hơn, đặc biệt nếu bạn đang giữ lịch sử thay đổi. Cân nhắc tắt tính năng này nếu bạn không thực sự cần.

Nếu bạn không tìm thấy cách nào để giảm kích thước tệp của mình và tệp vẫn tải chậm, hãy kiểm tra để đảm bảo rằng việc chậm thực sự không phải do phần mềm chống vi-rút của bạn. Nếu nó đang kiểm tra và kiểm tra lại các tệp Excel của bạn, điều đó có thể tăng thêm kha khá thời gian cho bất kỳ hoạt động tệp nào của bạn — đặc biệt nếu bạn đang ở trên mạng.

Cuối cùng, bạn luôn có thể xem xét lại việc tổ chức sổ làm việc của mình. Ví dụ, tôi có một sổ làm việc trong đó tôi cố gắng giữ mọi thứ lịch sử liên quan đến một dự án. Kết quả là một trang tính khổng lồ, khổng lồ phải mất mãi mãi để tải qua mạng. Giải pháp tốt nhất mà tôi tìm thấy là sao chép dữ liệu lịch sử mà tôi không còn cần đến một sổ làm việc khác, sau đó thực hiện công việc của mình với các bản ghi dự án gần đây nhất. Cách tiếp cận này cung cấp một sự cải thiện tốc độ đáng kể trong các hoạt động tệp.

Các phương pháp tương tự có thể được thực hiện với các dữ liệu khác. Ví dụ: thay vì giữ dữ liệu cho tất cả các máy khách trong một sổ làm việc, bạn có thể đặt dữ liệu của từng máy khách trong sổ làm việc của chính nó. Ưu điểm là các sổ làm việc riêng lẻ dễ mở và thao tác hơn so với sổ làm việc đơn lẻ lớn. Sau đó, bạn có thể sử dụng các tính năng khác trong Excel (bao gồm cả macro, nếu muốn) để trích xuất dữ liệu từ các sổ làm việc khác nhau để tạo báo cáo tóm tắt.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2402) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003.