Joe có một cuốn sổ làm việc mà anh ấy đã bổ sung thông tin trong nhiều năm.

Sổ làm việc thường có kích thước khoảng 5 MB, nhưng gần đây đã tăng lên 10 MB, gấp hai lần kích thước bình thường. Joe đang tự hỏi điều gì có thể gây ra sự gia tăng như vậy.

Trên thực tế, có đủ loại lý do khiến kích thước sổ làm việc có thể đã tăng lên. Một là bạn đã thêm một số đối tượng bổ sung vào sổ làm việc mà trước đó chưa có, chẳng hạn như các đối tượng đồ họa. Cũng có thể những thay đổi trong bất kỳ macro nào được đính kèm với sổ làm việc có thể đã làm tăng kích thước tệp lên rất nhiều.

Nó cũng có thể là do việc thêm PivotTable hoặc thay đổi cách PivotTable được lưu trong sổ làm việc. Bạn cũng có thể kiểm tra xem ô cuối cùng trong mỗi trang tính nằm ở đâu (nhấn Ctrl + End trên mỗi trang tính). Nếu góc dưới bên phải của trang tính dường như hoàn toàn không có gì, thì bạn có thể xóa bất kỳ cột hoặc hàng nào cần thiết để đưa kích thước trang tính trở lại đúng vị trí cũ.

Bạn cũng có thể kiểm tra xem sổ làm việc có được lưu khi bật tính năng chia sẻ hay không. Nếu đúng như vậy, thì kích thước của tệp đôi khi có thể tăng lên đáng kể.

Cuối cùng, nếu bạn đã thay đổi định dạng được sử dụng để lưu sổ làm việc, thì kích thước tệp có thể tăng lên. Kiểm tra để đảm bảo rằng bạn đang sử dụng định dạng tệp thích hợp cho phiên bản Excel bạn đang sử dụng. Bạn cũng nên sử dụng Save As (nhấn F12) để lưu sổ làm việc thành một tệp mới, với định dạng thích hợp. Bằng cách đó, Excel sẽ ghi tệp sổ làm việc “từ đầu” và có cơ hội lớn nhất để tạo tệp nhỏ gọn nhất có thể.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (3115) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: