Excel cho phép bạn theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với sổ làm việc, như được mô tả trong các vấn đề khác của ExcelTips. Khi bạn bật theo dõi thay đổi, Excel yêu cầu bạn chia sẻ sổ làm việc. Rốt cuộc, theo dõi thay đổi được sử dụng trong môi trường nơi nhiều người dùng truy cập và thay đổi cùng một sổ làm việc.

Đôi khi, bạn có thể muốn tắt các thay đổi theo dõi, để chúng không còn được ghi chú trong sổ làm việc. Nếu bạn tắt tính năng này, Excel sẽ giả định rằng bạn cũng muốn ngừng chia sẻ sổ làm việc, vì vậy nó sẽ tự động tắt chia sẻ. Nếu bạn vẫn muốn tiếp tục chia sẻ — mà không cần theo dõi — thì bạn có thể tự hỏi lựa chọn của mình là gì.

Thật không may, Excel khá khó hiểu khi chia sẻ sổ làm việc và theo dõi các thay đổi. Hai đặc điểm có liên quan mật thiết với nhau.

  • Nếu bạn bắt đầu với một sổ làm việc hoàn toàn mới, sau đó chọn chia sẻ nó (Công cụ | Chia sẻ Sổ làm việc), Excel sẽ cho phép những người khác truy cập và sửa đổi sổ làm việc. Tuy nhiên, các thay đổi theo dõi không được bật vào thời điểm này.

  • Nếu bạn bắt đầu với một sổ làm việc hoàn toàn mới, sau đó chọn theo dõi các thay đổi (Công cụ | Theo dõi Thay đổi | Đánh dấu Thay đổi), Excel sẽ tự động chia sẻ sổ làm việc và bật theo dõi thay đổi.

  • Nếu bạn bắt đầu với sổ làm việc dùng chung và chọn Công cụ | Theo dõi các thay đổi | Đánh dấu các Thay đổi, hộp kiểm Theo dõi Thay đổi Trong khi Chỉnh sửa được chọn. Điều này có thể khiến bạn nghĩ rằng chỉ vì sổ làm việc được chia sẻ, các thay đổi theo dõi đó cũng được bật; nó không phải. (Bạn có thể xác minh điều này vì các thay đổi không được đánh dấu trong sổ làm việc.) Nếu bạn bấm OK trong hộp thoại, thì nó sẽ được bật. Nếu bạn nhấp vào Hủy, thì nó sẽ không được bật. Nếu bạn bỏ chọn hộp kiểm Theo dõi Thay đổi Trong khi Chỉnh sửa và bấm OK, thì Excel cũng sẽ hủy chia sẻ sổ làm việc.

  • Nếu bạn bắt đầu với một sổ làm việc đã bật các thay đổi theo dõi và chọn Công cụ | Theo dõi các thay đổi | Đánh dấu các Thay đổi, hộp kiểm Theo dõi Thay đổi Trong khi Chỉnh sửa được chọn, như nó phải như vậy. Xóa hộp kiểm và bấm OK sẽ khiến Excel không chia sẻ sổ làm việc.

  • Nếu bạn bắt đầu với một sổ làm việc đã bật các thay đổi theo dõi và chọn Công cụ | Chia sẻ sổ làm việc, sau đó chọn hộp kiểm Cho phép thay đổi bởi nhiều người dùng cùng lúc. (Hãy nhớ — nếu các thay đổi theo dõi được bật, thì sổ làm việc sẽ tự động được chia sẻ.) Nếu bạn bỏ chọn hộp kiểm và nhấp vào OK, thì tính năng chia sẻ sẽ bị tắt và tính năng thay đổi bản nhạc sẽ bị tắt.

Có bất kỳ thắc mắc rằng tất cả những điều này là khó hiểu? Cách đơn giản nhất để tắt các thay đổi theo dõi mà vẫn có sổ làm việc được chia sẻ là tắt các thay đổi theo dõi, sau đó lưu sổ làm việc. Điều này sẽ lưu nó ở chế độ một người dùng. Sau đó, bạn có thể chia sẻ sổ làm việc và lưu lại. Bốn bước đơn giản (tắt theo dõi, lưu sổ làm việc, chia sẻ sổ làm việc và lưu sổ làm việc) và bạn đang ở chính xác nơi bạn muốn. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nếu bạn chọn Công cụ | Theo dõi các thay đổi | Đánh dấu Thay đổi, có vẻ như các thay đổi theo dõi vẫn được bật. Bỏ qua hộp kiểm và nhấp vào Hủy; nó không được bật vào thời điểm này.

Cách duy nhất để đạt được kết quả mong muốn nhanh hơn là sử dụng macro.

Macro sau đây tự động hóa các bước vừa thảo luận:

Sub KeepShared()

Dim sFile As String     Dim sMsg As String     Dim iUsers As Integer     Dim iAnswer As Integer

With ActiveWorkbook         If .MultiUserEditing Then             sFile = .Name             iAnswer = vbYes             iUsers = UBound(.UserStatus)

If iUsers > 1 Then                 sMsg = sFile & " is also open by " & _                     iUsers - 1 & " other users:"

For x = 2 To iUsers                     sMsg = sMsg & vbCrLf & .UserStatus(x, 1)

Next                 sMsg = sMsg & vbCrLf & vbCrLf & "Proceed?"

iAnswer = MsgBox(sMsg, vbYesNo)

End If

If iAnswer = vbYes Then                 .ExclusiveAccess                 .SaveAs Filename:=sFile, AccessMode:=xlShared             End If         End If     End With End Sub

Macro bắt đầu bằng cách kiểm tra thuộc tính .MultiUserE Chỉnh sửa để đảm bảo rằng sổ làm việc được chia sẻ. Nếu có, thì macro sẽ kiểm tra xem sổ làm việc có đang được nhiều người sử dụng vào thời điểm hiện tại hay không. Nếu có, thì bạn sẽ được nhắc xem bạn có muốn tiếp tục hay không. Nếu bạn làm như vậy (hoặc nếu không có nhiều người dùng mở sổ làm việc vào thời điểm hiện tại), thì sổ làm việc được đặt cho quyền truy cập độc quyền (một người dùng) và sau đó được lưu ở chế độ chia sẻ. Đặt sổ làm việc cho quyền truy cập độc quyền cũng sẽ tắt tính năng thay đổi bản nhạc.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên trang ExcelTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2511) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: