Alan có một sổ làm việc có hai trang tính: “Dữ liệu Tháng 9” và “Báo cáo Tổng quan”. Trên trang tính thứ hai, anh ta có các tham chiếu, trong các công thức, đến các ô trên trang tính đầu tiên. Khi một tháng mới đến, Alan cần đổi tên trang tính “Dữ liệu tháng 9” thành “Dữ liệu tháng 10”, tên này sẽ phá vỡ tất cả các công thức trên trang tính khác.

Anh ấy tự hỏi làm thế nào anh ấy có thể thay đổi các công thức tham chiếu trang tính đầu tiên để chúng không bị hỏng khi anh ấy thay đổi tên của trang tính đầu tiên.

Trước hết, cần phải nói rằng hành vi này (như được mô tả) không bình thường đối với Excel. Nếu bạn đang ở trong trang tính Báo cáo tổng quan và bạn tạo công thức tham chiếu đến một ô trên trang tính Dữ liệu tháng 9, thì bất kỳ thay đổi nào đối với tên của trang tính Dữ liệu tháng 9 sẽ được tự động phản ánh trong các công thức trong bất kỳ trang tính nào khác trong sổ làm việc. Lần duy nhất không phải là trường hợp này là nếu bạn có một công thức sử dụng hàm INDIRECT để tham chiếu thứ gì đó trên trang tính, như được lấy mẫu ở đây:

=INDIRECT("'September Data'!A3")

Lý do nó không thay đổi là vì tên trang tính được chứa trong các dấu nháy đơn (dấu nháy đơn), có nghĩa là nó được xem như một hằng chuỗi không nên thay đổi. Nếu bạn cần sử dụng INDIRECT, hãy đặt tên trang tính trong một số ô khác và tham chiếu ô đó trong công thức INDIRECT, như được mô tả trong các vấn đề khác của ExcelTips. Sau đó, bạn có thể thay đổi nội dung của ô được tham chiếu để phản ánh tên của trang tính mà bạn muốn sử dụng.

Nếu bạn không muốn thay đổi công thức của mình theo cách này, thì bạn có thể sử dụng Tìm và Thay thế để thay đổi các tham chiếu sau khi bạn đổi tên trang tính Dữ liệu Tháng Chín. Làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị trang tính thứ hai (Báo cáo tổng quan).

  2. Nhấn Ctrl + H để hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  3. Bấm vào nút Tùy chọn, nếu nó hiển thị. (Xem Hình 1.)

  4. Trong hộp Tìm gì, nhập “Dữ liệu tháng 9” (không có dấu ngoặc kép).

  5. Trong hộp Replace With, nhập “Dữ liệu tháng 10” (không có dấu ngoặc kép).

  6. Đảm bảo danh sách thả xuống Tìm trong được đặt thành Công thức.

  7. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

Một tùy chọn khác hoạt động tốt là chỉ cần xác định phạm vi được đặt tên trong trang tính Dữ liệu tháng 9. Mỗi ô (hoặc phạm vi ô) phải được gán một tên mà sau đó bạn có thể sử dụng trong công thức trên các trang tính khác.

Mọi thay đổi đối với tên trang tính sẽ không ảnh hưởng đến việc sử dụng các phạm vi đã đặt tên.

Cuối cùng, bạn có thể xem xét bố cục dữ liệu của mình. Ví dụ: tốt hơn hết bạn nên không có trang tính có tên “Dữ liệu tháng 9”.

Thay vào đó, hãy tạo một trang tính có tên “Tháng Hiện tại” và tham chiếu nó trong công thức của bạn. Khi bắt đầu một tháng mới, hãy sao chép dữ liệu từ trang tính Tháng hiện tại và lưu trữ nó trong một trang tính mới có tên của tháng mà nó đại diện (chẳng hạn như “Dữ liệu tháng 9”).

Bằng cách này, bạn luôn làm việc với dữ liệu hiện tại và có sẵn dữ liệu của các tháng cũ hơn để xem xét bất kỳ lúc nào bạn cần.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (10811) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: