Giả sử bạn có hai sổ làm việc mà bạn sử dụng để theo dõi doanh số bán hàng trong tháng hiện tại, 2011NovemberA.xls và 2011NovemberB.xls và 2011NovemberA.xls đó chứa các liên kết đến dữ liệu trong 2011NovemberB.xls. Khi đến lúc sao chép các sổ làm việc cho tháng mới, bạn có thể tự hỏi về cách tốt nhất để cập nhật tất cả các liên kết trong sổ làm việc đầu tiên để chúng trỏ đến sổ làm việc thứ hai cho tháng mới.

Để chuẩn bị sổ làm việc cho tháng mới, hầu hết mọi người sẽ mở một thư mục Windows và sao chép các tệp sổ làm việc trong Windows, thậm chí không phải trong Excel.

Tuy nhiên, đây là cách để đảm bảo rằng bạn thực hiện nhiều công việc nhất trong việc cập nhật tệp. Một cách đơn giản hơn là bỏ qua Windows và thực hiện lưu trong Excel. Làm theo các bước chung sau:

  1. Mở cả 2011NovemberA.xls và 2011NovemberB.xls trong Excel.

  2. Sử dụng Save As để lưu tệp 2011NovemberB.xls dưới tên 2011DecemberB.xls.

  3. Sử dụng Save As để lưu tệp 2011Novemberxls dưới tên 2011DecemberA.xls.

Là một phần của việc lưu 2011DecemberB.xls (bước 2), Excel sẽ tự động cập nhật tất cả các liên kết trong 2011NovemberA.xls để chúng trỏ đến tên tệp mới. Sau đó, khi bạn lưu 2011DecemberA.xls (bước 3), bạn hoàn thành chu kỳ và kết thúc với các sổ làm việc mới cho tháng mới, với các tệp của tháng trước vẫn được bảo mật trên đĩa.

Nếu không thể lưu tệp dưới tên mới trong Excel vì lý do nào đó (có thể ai đó đã tạo bản sao sổ làm việc cho tháng mới và thực hiện các thay đổi trong tệp) thì bạn sẽ cần phải thực hiện một số chỉnh sửa thủ công các liên kết. May mắn thay, bạn có thể sử dụng các tính năng Tìm và Thay thế của Excel để trợ giúp trong công việc này:

  1. Mở tệp 2011DecemberA.xls.

  2. Nhấn Ctrl + H để hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế. (Xem Hình 1.)

  3. Trong hộp Tìm gì, nhập phần gốc của tên trang tính cũ (2011NovemberB).

  4. Trong hộp Thay thế Bằng, nhập phần gốc của tên trang tính mới (2011DecemberB).

  5. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

Excel duyệt qua toàn bộ trang tính — bao gồm các liên kết — và thực hiện các thay đổi đối với văn bản thích hợp.

Một cách tiếp cận khác là xử lý tổng thể các tệp hàng tháng của bạn. Nói cách khác, không để tên tệp phản ánh tháng, nhưng hãy đặt tất cả các sổ làm việc của tháng vào một thư mục duy nhất được đặt tên theo tháng. Trong trường hợp này, bạn có thể có một thư mục tháng mười một, sau đó tạo một bản sao của toàn bộ thư mục và đặt tên là tháng mười hai. Sau đó, bạn sẽ có các bản sao của sổ làm việc trong các thư mục riêng biệt. Bạn có thể làm việc với chúng một cách độc lập, miễn là bạn không cố gắng mở cùng một sổ làm việc từ cả hai tháng cùng một lúc. (Excel sẽ không cho phép bạn mở nhiều sổ làm việc có cùng tên.)

Nếu bạn muốn làm cho chiến lược liên kết của mình linh hoạt hơn, bạn luôn có thể sử dụng hàm INDIRECT. Ví dụ: giả sử liên kết của bạn giống như sau:

=[2011NovemberB.xls]Sheet1!B3

Bạn có thể đặt tên của tệp nguồn (2011NovemberB.xls) trong một ô trong trang tính hiện tại (ví dụ: D5) và thay thế biểu thức trên bằng một biểu thức như sau:

=INDIRECT("[" & D5 & "]Sheet1!B3")

Thay đổi nội dung của ô D5 thành một tên tệp khác sẽ làm cho tệp đó trở thành nguồn dữ liệu mới. Tuy nhiên, có một vài “gottchas”.

Trước hết, bạn cần mở thủ công tệp là mục tiêu của liên kết; Excel sẽ không làm điều đó cho bạn như với một liên kết thông thường.

Ngoài ra, tên tệp sổ làm việc có chứa khoảng trắng sẽ tăng lên trong công thức INDIRECT. Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể có khoảng trắng trong tên tệp của mình, bạn nên thay đổi công thức thành sau:

=INDIRECT("['" & D5 & "']Sheet1!B3")

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (3447) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: