Data form được sử dụng để cho phép thao tác dễ dàng thông tin trong danh sách dữ liệu Excel. Trong khi một danh sách nhỏ — ví dụ, khi danh sách nằm gọn trên một màn hình — thì việc nhập hoặc thay đổi thông tin trực tiếp sẽ dễ dàng hơn. Khi bạn bắt đầu nhận được số lượng bản ghi lớn hơn, thì bạn có thể thấy việc sử dụng biểu mẫu dữ liệu dễ dàng hơn.

Biểu mẫu dữ liệu là một hộp thoại hiển thị một bản ghi hoàn chỉnh từ danh sách của bạn tại một thời điểm. Excel coi một bản ghi là một hàng trong danh sách dữ liệu của bạn, vì vậy, biểu mẫu dữ liệu về cơ bản trích xuất thông tin từ một hàng, sử dụng các nhãn trường từ hàng đầu tiên của danh sách và hiển thị thông tin để bạn có thể hiểu dễ dàng hơn. Để sử dụng biểu mẫu dữ liệu, hãy làm theo hai bước đơn giản sau:

  1. Chọn một ô (bất kỳ ô nào) trong danh sách dữ liệu của bạn.

  2. Chọn tùy chọn Biểu mẫu từ menu Dữ liệu. Excel hiển thị biểu mẫu dữ liệu từ danh sách của bạn. (Xem Hình 1.)

Có một số mục quan trọng cần lưu ý khi làm việc với biểu mẫu dữ liệu.

Tiêu đề xuất hiện ở đầu biểu mẫu dữ liệu được lấy trực tiếp từ tên của trang tính chứa dữ liệu. Nếu bạn muốn thay đổi tiêu đề, chỉ cần thay đổi tên của tab trang tính.

Các nhãn trường được liệt kê ở phía bên trái và bạn có thể nhập thông tin vào bên phải của các nhãn này. Nếu một trường chứa công thức, bạn không thể nhập thông tin vào trường đó; nó được tính toán tự động.

Bạn có thể di chuyển giữa các trường nhập bằng cách nhấn phím Tab. Khi bạn nhấn Enter, mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ được lưu trong hồ sơ. Các nút ở phía bên phải của biểu mẫu dữ liệu được sử dụng để điều hướng qua danh sách. Nếu bạn nhấp chuột vào nút Đóng, biểu mẫu dữ liệu sẽ bị xóa và bạn được đưa trở lại trang tính của mình.

Lưu ý rằng có một số nút tìm kiếm nằm dọc theo bên phải của biểu mẫu dữ liệu. Các nút Tìm trước và Tìm tiếp theo được sử dụng để xem qua danh sách của bạn. Nếu bạn nhấp vào nút Tiêu chí, bạn có thể nhập thông tin sẽ được sử dụng bởi các nút tìm kiếm khác (Tìm trước và Tìm tiếp theo) khi hiển thị bản ghi.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2973) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: