Một trong những công cụ được cung cấp cùng với Excel cho phép bạn đảm bảo rằng dữ liệu trong sổ làm việc của bạn nằm trong giới hạn cụ thể và do đó có chất lượng cao hơn dữ liệu chưa được kiểm tra. Công cụ này được gọi là xác thực dữ liệu _ và nó cho phép bạn đặt các giới hạn áp dụng cho dữ liệu của mình.

Ví dụ: giả sử bạn đang tạo một trang tính đơn giản để tính toán giá trị tương lai của một khoản tiền và để làm như vậy, bạn cần người dùng nhập vào (tiền gửi thông thường, lãi suất và tháng).

Bạn có thể muốn đặt giới hạn về thông tin có thể được sử dụng trong trang tính. Ví dụ: bạn có thể muốn đảm bảo người dùng luôn nhập lãi suất từ ​​2,5% đến 25%. Làm theo các bước sau:

  1. Chọn ô mà người dùng nhập lãi suất.

  2. Chọn tùy chọn Xác thực từ menu Dữ liệu. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Xác thực Dữ liệu. (Xem Hình 1.)

  3. Sử dụng danh sách thả xuống Cho phép để chỉ định loại số bạn muốn cho phép. Trong trường hợp này, hãy chọn tùy chọn Thập phân, cho biết bạn muốn người dùng có thể nhập giá trị thập phân. Hộp thoại thay đổi một chút để bạn có thể chỉ định loại dữ liệu được nhập.

  4. Sử dụng danh sách Dữ liệu thả xuống để chỉ định cách bạn muốn thông tin người dùng nhập được so sánh trong quy tắc xác thực của bạn. Bạn có thể chọn các cài đặt như “giữa” và “lớn hơn.” Trong trường hợp này, bạn nên chọn “giữa”, vì bạn muốn chỉ định một phạm vi cho lãi suất.

  5. Chỉ định giá trị tối thiểu và tối đa có thể chấp nhận được cho ô. Trong trường hợp của ví dụ này, giá trị tối thiểu phải là .025 (cũng có thể được nhập là = 2,5%) và tối đa phải là .25 (có thể nhập là = 25%).

  6. Bấm vào nút OK.

Một cách hiệu quả, bạn đã đặt một quy tắc xác thực có nội dung “chấp nhận bất kỳ giá trị thập phân nào nằm trong khoảng từ 2,5% đến 25%”. Nếu người dùng cố gắng thêm thông tin vào ô nằm ngoài phạm vi bạn đã chỉ định, họ sẽ được thông báo rằng họ đã mắc lỗi và phải nhập một giá trị khác.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2853) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: