Rita đã mô tả một vấn đề trong đó cô được cung cấp thông tin, trong một trang tính Excel, kết hợp cả số và ký tự chữ cái trong một ô. Đặc biệt, một ô có thể chứa “3,5 V”, có nghĩa là 3,5 giờ nghỉ phép đã được thực hiện. (Ký tự ở cuối ô có thể thay đổi, tùy thuộc vào loại giờ mà mục nhập đại diện.)

Rita tự hỏi liệu có thể vẫn sử dụng dữ liệu trong công thức theo một cách nào đó không.

Có, nó có thể, và có một số cách để tiếp cận vấn đề.

Cách dễ nhất (và rõ ràng nhất) là chỉ cần di chuyển các ký tự chữ cái vào cột của riêng chúng. Giả sử rằng các mục nhập sẽ luôn bao gồm một số, theo sau là dấu cách, theo sau là các ký tự, bạn có thể thực hiện “tách” theo cách này:

  1. Đảm bảo rằng có một cột trống ở bên phải của các mục nhập.

  2. Chọn các mục nhập.

  3. Chọn Văn bản thành Cột từ menu Dữ liệu. Excel hiển thị bước đầu tiên của Trình hướng dẫn Chuyển văn bản thành Cột. (Xem Hình 1.)

  4. Nút radio Delimited sẽ được chọn. Bấm tiếp. Excel hiển thị bước thứ hai của trình hướng dẫn.

  5. Đảm bảo rằng hộp kiểm Dấu cách được chọn, sau đó nhấp vào Tiếp theo. Excel hiển thị bước thứ ba của trình hướng dẫn.

  6. Nhấp vào Kết thúc.

Word chia các mục nhập thành hai cột, với các số ở cột ngoài cùng bên trái và các ký tự chữ cái ở bên phải. Sau đó, bạn có thể thực hiện bất kỳ hàm toán học thông thường nào trên các giá trị số mà bạn mong muốn.

Nếu việc tách dữ liệu thành các cột là không khả thi (có lẽ công ty của bạn không cho phép phân chia như vậy hoặc nó có thể gây ra sự cố với những người sử dụng trang tính sau này), thì bạn có thể tiếp cận vấn đề theo một vài cách khác.

Đầu tiên, bạn có thể sử dụng công thức sau trên các ô riêng lẻ:

=VALUE(LEFT(A3,LEN(A3)-2))

Hàm LEFT được sử dụng để loại bỏ hai ký tự ngoài cùng bên phải (khoảng trắng và chữ cái) của bất kỳ thứ gì có trong ô A3, sau đó hàm VALUE chuyển đổi kết quả thành một số. Sau đó, bạn có thể sử dụng kết quả này giống như bất kỳ giá trị số nào khác.

Nếu bạn chỉ muốn tính tổng cột chứa các mục nhập của mình, bạn có thể sử dụng công thức mảng. Nhập thông tin sau vào ô:

=SUM(VALUE(LEFT(A3:A21,LEN(A3:A21)-2)))

Đảm bảo rằng bạn thực sự nhập công thức bằng cách nhấn Shift + Ctrl + Enter.

Vì đây là công thức mảng nên các hàm LEFT và VALUE được áp dụng cho từng ô trong phạm vi A3: A21 riêng lẻ, sau đó được tính tổng bằng cách sử dụng hàm SUM.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (3185) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: