Đối với một số bảng dữ liệu trong Excel, bạn có thể muốn gán một số bản ghi cho các ô trong một cột cụ thể. Ví dụ: bạn có thể muốn các số bản ghi cho 20 bản ghi khác nhau, nằm trong khoảng từ 1 đến 20 hoặc từ 100 đến 119. Đối với Excel bạn chọn phạm vi nào không thực sự quan trọng.

Cách bạn thiết lập các con số kỷ lục phụ thuộc vào những gì bạn muốn làm với chúng sau này.

Nếu bạn muốn số bản ghi là tĩnh — nghĩa là chúng luôn được gán cho một bản ghi cụ thể và không bao giờ thay đổi — thì bạn nên sử dụng tính năng Tự động điền của Excel để gán các số. Để làm điều này, chỉ cần nhập tất cả dữ liệu của bạn ngoại trừ các số bản ghi. Sau đó, nhập hai hoặc ba số bản ghi đầu tiên, chọn chúng và kéo vào nút điều khiển Tự động điền (hình vuông màu đen ở góc dưới bên phải của vùng chọn) để điền vào phần còn lại của bản ghi.

Sử dụng cách tiếp cận này nhanh chóng và dễ dàng, nhưng nó làm cho các số kỷ lục tĩnh. Ví dụ: nếu bạn xóa bản ghi có số bản ghi là 107, thì số bản ghi cụ thể đó sẽ biến mất và các số của bạn sẽ hiển thị một khoảng trống, nhảy từ 106 đến 108.

Nếu bạn muốn số bản ghi động — những số sẽ thay đổi khi bạn thực hiện xóa — thì bạn có thể sử dụng công thức để tính số bản ghi.

Bạn có thể đặt số bản ghi đầu tiên, ví dụ, ô A5, sau đó trong ô tiếp theo, bạn sẽ sử dụng công thức như = A5 + 1 để tính số bản ghi mới.

Tuy nhiên, điều này vẫn gây ra một vấn đề, bởi vì nếu bạn xóa một bản ghi, tất cả các số bản ghi bên dưới số bạn đã xóa sẽ hiển thị lỗi (#REF!). Tại sao? Bởi vì bạn xóa một ô mà ô tiếp theo phụ thuộc vào. Một giải pháp tốt hơn là sử dụng công thức số bản ghi phụ thuộc vào hàng chứa công thức. Ví dụ: giả sử bản ghi đầu tiên của bạn nằm ở hàng 5. Bạn có thể sử dụng công thức này để tạo một dải số bản ghi bắt đầu bằng 100:

=ROW()+95

Bây giờ, nếu bạn xóa một bản ghi, các số bản ghi còn lại sẽ tự điều chỉnh lại và bạn sẽ không gặp bất kỳ lỗi nào.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (2085) áp dụng cho Microsoft Excel 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Excel (Excel 2007 trở lên) tại đây: