Bill có một công thức tính tổng một cột trong các hàng từ 2 đến 15, sử dụng hàm SUM. Nếu anh ta thêm một hàng ở bất kỳ vị trí nào từ hàng 3 đến hàng 15, công thức sẽ điều chỉnh đúng. Nếu anh ta thêm một hàng ở trên cùng (ngay trên hàng 2), công thức sẽ không điều chỉnh chút nào để bao gồm hàng đã chèn. Bill tự hỏi liệu có cách nào để điều chỉnh công thức một cách chính xác và tự động khi anh ấy thêm một hàng ở đầu giá trị đang được tính tổng hay không.

Có nhiều trường phái suy nghĩ về cách có thể thực hiện điều này, mỗi trường phái thực hiện một kỹ thuật khác nhau để đạt được cùng một điều. Một cách tiếp cận là chỉ cần chuyển đổi dữ liệu của bạn thành một bảng chính thức trong trang tính. Cách dễ nhất là chọn một ô trong dữ liệu của bạn và sau đó nhấn Ctrl + T. Excel nhận dạng dữ liệu của bạn dưới dạng bảng và nếu bạn chèn bất kỳ hàng nào ở đầu bảng, ngay dưới tiêu đề, chúng sẽ tự động được phản ánh trong tính tổng của bảng.

Một cách tiếp cận khác là điều chỉnh công thức SUM của bạn. Bạn có thể đang thực hiện tổng các hàng từ 2 đến 15 vì hàng 1 có tiêu đề cột trong đó. Nếu đúng như vậy (và nếu tiêu đề cột có chứa văn bản), thì chỉ cần điều chỉnh công thức SUM của bạn để nó tham chiếu từ hàng 1 đến hàng 15. Bây giờ, khi ai đó thêm một hàng mới ở hàng 2, nó sẽ tự động được đưa vào tổng. Hơn nữa, văn bản trong tiêu đề cột sẽ không ảnh hưởng ít nhất đến tổng đó.

Nếu các tiêu đề của bạn chứa các số có thể thực sự làm rối tổng số tiền của bạn, thì bạn có thể thử một biến thể. Chèn một hàng trống ở hàng 2 và điều chỉnh công thức SUM của bạn để nó tham chiếu từ hàng 2 đến hàng 16. (Nó sẽ là hàng 16 thay vì 15 vì bạn đã thêm hàng trống mới 2.) Sau đó, ẩn hàng 2 để nó không phải có thể nhìn thấy. Bây giờ khi mọi người thêm các hàng ở trên cùng, họ sẽ thực sự thêm chúng ở hàng 3 và công thức SUM sẽ vẫn tham chiếu đến hàng ẩn 2 — các điều chỉnh sẽ diễn ra chính xác.

Bạn cũng có thể sử dụng một phương pháp trong đó bạn điều chỉnh công thức SUM để sử dụng hàm INDIRECT hoặc OFFSET. Giả sử trong giây lát, công thức SUM hiện tại của bạn trông giống như sau:

=SUM(A2:A15)

Thay đổi nó để nó trông giống như sau:

=SUM(INDIRECT("A2"):A15)

=SUM(OFFSET(A1,1,0):A15)

Cả hai công thức này đều “neo” ô trên cùng của phạm vi. Khi bạn chèn các ô ở đầu phạm vi tổng hợp (trước hàng 2), Excel sẽ không điều chỉnh các tham chiếu ô trong hàm INDIRECT hoặc trong hàm OFFSET. Kết quả là công thức SUM của bạn sẽ luôn tham chiếu đến ô phạm vi trên cùng mà bạn muốn.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (10999) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365.