Tự động điền bằng Bảng chữ cái (Microsoft Excel)
Marlene là một giáo viên và cô ấy có những học sinh thích tìm kiếm từ. Cô thấy việc làm chúng khá mất thời gian, nhưng các học sinh dường như nhớ tài liệu khóa học tốt hơn nhiều khi cô sử dụng chúng. Marlene tự hỏi liệu có cách nào đó để Tự động điền một dải ô có các chữ cái trong bảng chữ cái, từ A đến Z. Bằng cách đó, cô có thể sử dụng tính năng này để điền vào các ô vuông của tìm kiếm từ bằng các chữ cái, trước khi thay thế một số chữ cái đó bằng các từ thực tế cần tìm kiếm.
Công cụ Tự động điền trong Excel có một số trình tự tiêu chuẩn mà nó sẽ tự động điền, chẳng hạn như ngày tháng và chuỗi số. Tuy nhiên, phần rất mạnh mẽ của Tự động điền là bạn có thể tạo danh sách tùy chỉnh mà công cụ sử dụng dễ dàng giống như các trình tự được tích hợp sẵn. Để tạo danh sách tùy chỉnh theo cách thủ công, bạn có thể làm theo các bước sau:
-
Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Excel. (Trong Excel 2007, hãy nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Excel. Trong Excel 2010 và Excel2013, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)
-
Nếu bạn đang sử dụng Excel 2007, hãy đảm bảo rằng Phổ biến được chọn ở bên trái hộp thoại. Nếu bạn đang sử dụng Excel 2010 hoặc Excel 2013, hãy nhấp vào Nâng cao ở bên trái màn hình và cuộn xuống khu vực Chung.
-
Nhấp vào Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Danh sách tùy chỉnh và ẩn hộp thoại Tùy chọn Excel. (Xem Hình 1.)
-
Chọn tùy chọn DANH SÁCH MỚI từ danh sách Danh sách Tùy chỉnh ở bên trái hộp thoại.
-
Trong hộp Mục nhập danh sách, hãy nhập từng chữ cái của bảng chữ cái, một chữ cái trên mỗi dòng. (Nhấn Enter sau mỗi ký tự bạn nhập.)
-
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Thêm.
-
Nhấn OK để hoàn tất.
Để sử dụng danh sách tùy chỉnh mới được tạo, chỉ cần nhập một hoặc hai chữ cái bạn muốn bắt đầu chuỗi, chọn các ô đó và sử dụng tay cầm Tự động điền để kéo qua bao nhiêu ô tùy thích.
Có một cách khác để tạo danh sách tùy chỉnh có thể dễ dàng hơn một chút, đề phòng trường hợp bạn không muốn nhập hai mươi sáu chữ cái vào hộp thoại. Thay vào đó, nếu bạn đã có các chữ cái trong bảng chữ cái trong 26 ô, hãy làm theo các bước sau:
-
Chọn các ô chứa các chữ cái trong bảng chữ cái.
-
Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Excel. (Trong Excel 2007, hãy nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Excel. Trong Excel 2010 và Excel2013, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)
-
Nếu bạn đang sử dụng Excel 2007, hãy đảm bảo rằng Phổ biến được chọn ở bên trái hộp thoại. Nếu bạn đang sử dụng Excel 2010 hoặc Excel 2013, hãy nhấp vào Nâng cao ở bên trái màn hình và cuộn xuống khu vực Chung.
-
Nhấp vào Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Danh sách tùy chỉnh và ẩn hộp thoại Tùy chọn Excel. Bạn cũng nên nhận thấy rằng phạm vi ô bạn đã chọn ở bước 1 được chỉ ra ngay bên trái của nút Nhập.
-
Nhấp vào nút Nhập. Excel thêm nội dung của các ô đã chọn dưới dạng danh sách tùy chỉnh.
-
Bấm OK.
Tất nhiên, có một nhược điểm với việc sử dụng danh sách tùy chỉnh, đặc biệt là khi nói đến việc tạo tìm kiếm từ: các chữ cái được thêm vào ô trống luôn nằm trong một trình tự có thể đoán trước, điều này có thể khiến việc tìm kiếm các từ thực tế dễ dàng hơn bạn muốn một chút. Để làm cho các câu đố khó hơn một chút, tốt hơn là điền các chữ cái ngẫu nhiên vào các ô vuông không phải từ.
Một cách dễ dàng để lấy các chữ cái ngẫu nhiên là sử dụng công thức sau:
=CHAR(RANDBETWEEN(65,90))
Công thức này hoạt động vì hàm RANDBETWEEN trả về một giá trị số ngẫu nhiên giữa hai giá trị biên được cung cấp. Trong trường hợp này, nó sẽ trả về giá trị từ 65 đến 90, là giá trị ASCII của các chữ cái A và Z, tương ứng. Sau đó, hàm CHAR được sử dụng để chuyển đổi giá trị số ngẫu nhiên này thành một chữ cái thực tế.
Nếu bạn tạo ra nhiều câu đố tìm kiếm từ, thì bạn có thể muốn sử dụng macro để điền vào một dải ô với các chữ cái ngẫu nhiên trong bảng chữ cái.
Có bất kỳ cách nào mà một macro như vậy có thể được kết hợp với nhau; sau đây là một trong những đặc biệt linh hoạt. Nó sẽ hoạt động với phạm vi được chọn trước (phạm vi được chọn khi bạn chạy macro) hoặc bạn có thể chọn một phạm vi sau khi bạn chạy macro.
Sub AlphaFill() Dim Cell, CellChars Dim Default, Prompt, Title Dim rangeSelected As Range Dim UpperCase As Boolean Title = "AlphaFill Cell Selection" Default = Selection.Address Prompt = vbCrLf _ & "Use mouse in conjunction with " _ & "SHIFT and CTRL keys to" & vbCrLf _ & "click and drag or type in name(s) " _ & "of cell(s) to AlphaFill" & vbCrLf & vbCrLf _ & "Currently selected cell(s): " & Selection.Address On Error Resume Next Set rangeSelected = InputBox(Prompt, Title, _ Default, Type:=8) If rangeSelected Is Nothing Then Exit Sub UpperCase = True Randomize For Each Cell In rangeSelected CellChars = Chr(64 + Int((Rnd * 26) + 1)) If Not UpperCase Then CellChars = LCase(CellChars) Cell.Value = CellChars Next End Sub
Mã macro, như đã viết, sẽ chèn các chữ cái hoa vào bất kỳ phạm vi nào bạn chỉ định. Nếu bạn muốn sử dụng chữ thường thay thế, thì tất cả những gì bạn cần làm là đặt biến UpperCase thành False thay vì True.
_Lưu ý: _
Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên trang ExcelTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.
ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.
Mẹo này (7803) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010 và 2013. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Excel tại đây: