Giả sử bạn có một danh sách các giao dịch của công ty. Mỗi giao dịch bao gồm số phòng ban, chức danh và các thông tin khác (số tiền, ngày tháng, người ủy quyền, v.v.). Khi bạn nhận được ngày càng nhiều các mục này trong danh sách của mình, bạn có thể muốn có cách tự động thêm “đường phân chia” dựa trên số bộ phận. Ví dụ: khi số phòng ban thay đổi, bạn có thể muốn bao gồm một dòng giữa hai phòng ban.

Để thêm kiểu định dạng này vào danh sách của bạn, hãy bắt đầu bằng cách sắp xếp bảng dữ liệu của bạn theo bộ phận. Vì lợi ích của ví dụ này, tôi sẽ giả sử rằng dữ liệu của bạn thực sự nằm trong cột A: F, với số bộ phận trong cột A. (Xem hình 1.)

image

Hình 1. Dữ liệu được chia.

Để thêm các đường phân chia tự động, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn ô ngoài cùng bên trái của hàng đầu tiên trong dữ liệu của bạn. Ví dụ: nếu đầu bảng của bạn ở hàng 3 và hàng dữ liệu đầu tiên của bạn ở hàng 4, bạn nên chọn ô A4.

  2. Nhấn Shift + Ctrl + End. Tất cả các ô trong bảng dữ liệu của bạn phải được chọn, ngoại trừ hàng tiêu đề.

  3. Với tab Trang đầu của ruy-băng được hiển thị, hãy bấm vào tùy chọn Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu. Excel hiển thị một bảng các tùy chọn liên quan đến định dạng có điều kiện.

  4. Nhấp vào Quy tắc mới. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới.

  5. Trong khu vực Chọn loại quy tắc ở đầu hộp thoại, hãy chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng. (Xem Hình 2.)

  6. Trong hộp Giá trị định dạng nơi công thức này đúng, hãy nhập “= $ A4 <> $ A5”

(không có dấu ngoặc kép). Tất nhiên, công thức này sẽ khác nhau tùy thuộc vào dữ liệu của bạn. Như đã nhập ở đây, nó phù hợp với bảng dữ liệu đã được mô tả trong mẹo này và ô được chọn ở bước 1.

  1. Bấm Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  2. Hiển thị tab Viền.

  3. Nhấp vào nút Không có để xóa bất kỳ đường viền nào đã được áp dụng cho các ô.

  4. Trong danh sách Kiểu, hãy chọn kiểu đường viền bạn muốn xuất hiện giữa các phòng ban.

  5. Trong vùng Viền của hộp thoại, hãy bấm vào nút thêm kiểu đường viền đã chọn của bạn vào cuối ô.

  6. Bấm OK để loại bỏ hộp thoại Định dạng Ô. Định dạng bạn đã chỉ định trong bước 10 và 11 bây giờ sẽ xuất hiện trong vùng xem trước cho quy tắc.

  7. Bấm OK.

Đó là nó; bây giờ bạn sẽ thấy một dòng xuất hiện trên toàn bộ chiều rộng dữ liệu của bạn mỗi khi bộ phận thay đổi.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (6863) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Excel tại đây: