Giả sử rằng bạn thường xuyên nhập thông tin từ một chương trình khác vào Excel. Thông tin chứa các giá trị số, nhưng nó cũng có thể chứa các khoảng trống. Bạn có thể muốn sử dụng định dạng có điều kiện trên thông tin đã nhập để đánh dấu bất kỳ giá trị 0 nào. Vấn đề là, nếu bạn chỉ thêm một định dạng có điều kiện đánh dấu các ô để xem chúng có bằng 0 hay không, thì điều kiện cũng sẽ đánh dấu bất kỳ ô nào trống, vì chúng cũng chứa giá trị “không”.

Có một số giải pháp khác nhau cho tình trạng khó khăn này. Một giải pháp là áp dụng định dạng có điều kiện sử dụng hai điều kiện. Điều kiện đầu tiên kiểm tra các khoảng trống và điều kiện thứ hai kiểm tra các giá trị bằng không.

Điều kiện kiểm tra khoảng trống không cần điều chỉnh bất kỳ định dạng nào, nhưng điều kiện kiểm tra giá trị 0 thì có thể. Điều này hoạt động vì nếu điều kiện đầu tiên được thỏa mãn (ô trống), điều kiện thứ hai sẽ không bao giờ được kiểm tra. Làm như sau:

  1. Chọn phạm vi bạn muốn được định dạng có điều kiện. (Đối với ví dụ này, tôi sẽ giả sử rằng bạn đã chọn dải ô A2: A99.)

  2. Với tab Trang đầu của ruy-băng được hiển thị, hãy bấm vào tùy chọn Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu. Excel hiển thị một bảng các tùy chọn liên quan đến định dạng có điều kiện.

  3. Nhấp vào Quản lý quy tắc. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện.

  4. Nhấp vào Quy tắc mới. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới.

  5. Trong khu vực Chọn loại Quy tắc ở đầu hộp thoại, chọn Chỉ Định dạng Ô Chứa. (Xem Hình 1.)

  6. Sử dụng danh sách thả xuống đầu tiên cho quy tắc, chọn Khoảng trống.

  7. Bấm OK. Excel đóng hộp thoại Quy tắc định dạng mới và lại hiển thị hộp thoại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện, lần này sẽ hiển thị quy tắc mới của bạn. (Lưu ý rằng bạn không chỉ định bất kỳ định dạng nào cho quy tắc này; điều đó tốt.)

  8. Đảm bảo rằng hộp kiểm Dừng Nếu Đúng được chọn cho quy tắc.

  9. Nhấp vào Quy tắc mới. Excel lại hiển thị hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới.

  10. Trong khu vực Chọn loại Quy tắc ở đầu hộp thoại, chọn Chỉ Định dạng Ô Chứa.

  11. Sử dụng danh sách thả xuống đầu tiên cho quy tắc, chọn Giá trị ô.

  12. Sử dụng danh sách thả xuống thứ hai cho quy tắc, chọn Bằng.

  13. Trong hộp giá trị cho Điều kiện 2, nhập 0.

  14. Nhấp vào nút Định dạng. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  15. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại để sửa đổi định dạng như mong muốn.

  16. Bấm OK để đóng hộp thoại Định dạng Ô.

  17. Bấm OK để đóng hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới. Excel lại hiển thị Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện và quy tắc bạn vừa xác định là quy tắc đầu tiên trong danh sách. (Nó cũng nên được chọn.)

  18. Nhấp vào mũi tên xuống để di chuyển quy tắc bạn vừa tạo sang vị trí thứ hai trong danh sách các quy tắc.

  19. Bấm OK để đóng hộp thoại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện.

Định dạng được áp dụng cho phạm vi ô bạn đã chọn ở bước 1.

Một giải pháp khác là kết hợp hai điều kiện của bạn thành một điều kiện duy nhất. Làm theo các bước sau:

  1. Chọn phạm vi bạn muốn được định dạng có điều kiện. (Đối với ví dụ này, tôi sẽ giả sử rằng bạn đã chọn dải ô A2: A99.)

  2. Với tab Trang đầu của ruy-băng được hiển thị, hãy bấm vào tùy chọn Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu. Excel hiển thị một bảng các tùy chọn liên quan đến định dạng có điều kiện.

  3. Nhấp vào Quy tắc mới. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới.

  4. Trong khu vực Chọn loại quy tắc ở đầu hộp thoại, hãy chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng.

  5. Trong hộp công thức, hãy nhập công thức = AND (A2 = 0, A2 <> “”).

  6. Nhấp vào nút Định dạng. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

(Xem Hình 2.)

  1. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại để sửa đổi định dạng như mong muốn.

  2. Bấm OK để đóng hộp thoại Định dạng Ô.

  3. Bấm OK để đóng hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới. Định dạng được áp dụng cho phạm vi ô bạn đã chọn ở bước 1.

Công thức được sử dụng trong bước 5 sẽ kiểm tra để đảm bảo rằng giá trị là 0 và ô không trống. Hàm AND đảm bảo rằng chỉ khi cả hai tiêu chí được thỏa mãn thì công thức mới trả về giá trị True và định dạng được áp dụng.

Có bất kỳ công thức nào khác cũng có thể được sử dụng. Ví dụ: mỗi công thức sau có thể được thay thế ở bước 5:

  • = AND (COUNT (A2) = 1, A2 = 0)

  • = AND (A2 = 0, NOT (ISBLANK (A2)))

  • = AND (A2 = 0, LEN (A2)> 0)

KHÔNG (ISBLANK (A2)) (A2 = 0)

Nếu bạn muốn một cách nhanh hơn nữa để đánh dấu các giá trị 0 trong khi bỏ qua khoảng trống, bạn có thể cân nhắc sử dụng macro. Macro sẽ nhanh hơn vì bạn có thể nhập và chạy nó; bạn không cần phải chọn một dải ô và nhập công thức (hoặc công thức) cho định dạng có điều kiện. Macro sau đây là một ví dụ về một macro bạn có thể sử dụng:

Sub FormatRed()

TotalRows = 5000     ColNum = 1

For i = 1 To Cells(TotalRows, ColNum).End(xlUp).Row         Cells(i, ColNum).Interior.ColorIndex = xlAutomatic         If IsNumeric(Cells(i, ColNum).Value) Then             If Cells(i, ColNum).Value = 0 Then                 Cells(i, ColNum).Interior.ColorIndex = 3             End If         End If     Next End Sub

Macro kiểm tra các ô trong cột A. (Nó kiểm tra các ô từ hàng 1 đến hàng 5.000; bạn có thể sửa đổi điều này, nếu muốn.) Nếu ô chứa giá trị số và giá trị đó bằng 0, thì ô đó sẽ được tô màu đỏ.

Nếu ô chứa thứ gì đó khác, thì ô đó được đặt trở lại màu bình thường.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên trang ExcelTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (7131) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Excel tại đây: