Nếu bạn sử dụng Excel để lưu trữ danh sách các số điện thoại, bạn có thể muốn một cách để xác định xem có bất kỳ số điện thoại nào trong danh sách của bạn nằm ngoài một phạm vi cụ thể hay không. Ví dụ: đối với khu vực của bạn, chỉ các số điện thoại trong tổng đài 240 (những số bắt đầu bằng 240) mới có thể là cuộc gọi nội hạt. Bạn có thể muốn đánh dấu tất cả các số điện thoại trong danh sách không bắt đầu bằng 240, và do đó sẽ là khoảng cách xa.

Cách bạn thực hiện việc này phụ thuộc vào việc số điện thoại của bạn được lưu trữ dưới dạng văn bản hay số được định dạng. Nếu bạn nhập một số điện thoại có dấu gạch ngang, dấu chấm, dấu ngoặc đơn hoặc các ký tự không phải số khác, thì số điện thoại được coi là một mục nhập văn bản. Nếu bạn định dạng các ô dưới dạng số điện thoại (hộp thoại Định dạng Ô | Tab Số | Đặc biệt | Số Điện thoại), thì số điện thoại được coi là một số và được định dạng để hiển thị bằng Excel.

Nếu số điện thoại của bạn là mục nhập văn bản, hãy sử dụng các bước sau để áp dụng định dạng có điều kiện mong muốn:

  1. Chọn các ô chứa số điện thoại. (Vì lợi ích của ví dụ này, tôi giả sử rằng ô đầu tiên bạn chọn là A3.)

  2. Với tab Trang đầu của ruy-băng được hiển thị, hãy bấm vào tùy chọn Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu. Excel hiển thị một bảng các tùy chọn liên quan đến định dạng có điều kiện.

  3. Nhấp vào Quy tắc mới. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới.

(Xem Hình 1.)

  1. Trong khu vực Chọn loại quy tắc ở đầu hộp thoại, hãy chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng.

  2. Trong hộp Giá trị Định dạng Nơi Công thức Này Đúng, hãy nhập công thức sau, thay thế A3 bằng địa chỉ của ô hiện hoạt đã chọn ở bước 1:

  3. Bấm Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  4. Đặt các tùy chọn định dạng để đánh dấu các số điện thoại sai, như mong muốn.

  5. Bấm OK để loại bỏ hộp thoại Định dạng Ô. Định dạng bạn đã chỉ định trong bước 7 bây giờ sẽ xuất hiện trong khu vực xem trước cho quy tắc.

  6. Bấm OK.

Các bước này thậm chí sẽ hoạt động nếu số điện thoại là số, nhưng bạn có thể muốn sử dụng cách tiếp cận khác nếu số điện thoại được nhập dưới dạng số. Các bước sau sẽ hoạt động:

  1. Chọn các ô chứa số điện thoại. (Vì lợi ích của ví dụ này, tôi giả sử rằng ô đầu tiên bạn chọn là A3.)

  2. Với tab Trang đầu của thước được hiển thị, hãy bấm vào tùy chọn Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu. Excel hiển thị một bảng các tùy chọn liên quan đến định dạng có điều kiện.

  3. Nhấp vào Quy tắc mới. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới.

  4. Trong khu vực Chọn loại Quy tắc ở đầu hộp thoại, chọn Chỉ Định dạng Ô Chứa. Phần bên trái của mô tả quy tắc sẽ tự động được đặt thành Giá trị ô.

  5. Sử dụng danh sách thả xuống tiếp theo trong mô tả quy tắc để chọn Không ở giữa.

  6. Đặt ranh giới dưới và ranh giới trên của điều kiện lần lượt là 2400000 và 2409999. (Bạn đang chỉ định rằng điều kiện được đáp ứng nếu số không nằm trong khoảng từ 2400000 đến 2409999, là dải số điện thoại được chấp nhận.) (Xem Hình 2)

  7. Bấm Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  8. Đặt các tùy chọn định dạng để đánh dấu các số điện thoại sai, như mong muốn.

  9. Bấm OK để loại bỏ hộp thoại Định dạng Ô. Định dạng bạn đã chỉ định trong bước 8 bây giờ sẽ xuất hiện trong khu vực xem trước cho điều kiện.

  10. Bấm OK.

Nếu bạn muốn chuyển đổi số điện thoại dạng văn bản thành số điện thoại để có thể sử dụng phương pháp định dạng có điều kiện cuối cùng này, bạn cần phải “dọn dẹp” danh sách các số của mình. Nói cách khác, bạn cần xóa tất cả các ký tự không phải số khỏi số điện thoại. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng Tìm và Thay thế để xóa nhiều lần từng ký tự không phải số, chẳng hạn như dấu gạch ngang, dấu chấm, dấu ngoặc đơn, v.v. Sau khi số điện thoại sạch, bạn có thể định dạng chúng thành số điện thoại (sử dụng trình tự Định dạng ô được đề cập trước đó trong mẹo này) và sử dụng định dạng có điều kiện vừa được mô tả.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (6178) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Excel tại đây: