Excel là một công cụ tiện dụng để theo dõi tất cả các loại dữ liệu. Nhiều người sử dụng nó trong công việc để tạo báo cáo đột xuất cho các phòng ban hoặc dự án khác nhau. Khi bạn làm việc với dữ liệu của mình, bạn có thể tự hỏi làm thế nào bạn có thể tự động chèn ngắt trang khi nội dung của một cột nhất định thay đổi. Ví dụ: bạn có thể có một cột chứa tên bộ phận và bạn có thể muốn mỗi bộ phận bắt đầu trên một trang mới.

Điều này khá dễ thực hiện với tính năng Tổng phụ tích hợp của Excel.

Tất cả những gì bạn cần làm là làm theo các bước chung sau:

  1. Đảm bảo rằng bảng của bạn chứa các nhãn cột. Ví dụ: nếu cột A chứa tên bộ phận, thì ô A1 có thể chứa một nhãn chẳng hạn như “Bộ phận”. Đảm bảo rằng tất cả các cột đều có nhãn.

  2. Sắp xếp dữ liệu trong bảng của bạn, sử dụng cột phòng ban làm khóa.

  3. Hiển thị tab Dữ liệu của dải băng.

  4. Với bất kỳ ô nào trong bảng vẫn được chọn, hãy bấm vào công cụ Tổng phụ trong nhóm Dàn bài. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Tổng phụ. (Xem Hình 1.)

  5. Sử dụng danh sách thả xuống Tại Mỗi Thay đổi, chọn Bộ phận.

  6. Sử dụng danh sách thả xuống Hàm sử dụng, chọn Đếm.

  7. Sử dụng danh sách Thêm tổng phụ vào, chọn tên của cột mà bạn muốn tổng phụ của mình xuất hiện.

  8. Đảm bảo rằng hộp kiểm Ngắt trang giữa các nhóm được chọn.

  9. Nhấp vào OK. Excel thêm tổng phụ và số trang, theo chỉ dẫn.

Nếu vì lý do nào đó, bạn không muốn sử dụng tính năng Tổng phụ, bạn luôn có thể viết macro sẽ xóa tất cả các ngắt trang trong trang tính của mình, sau đó thêm các ngắt trang mới ở những vị trí thích hợp. Macro sau sẽ thực hiện thủ thuật:

Sub PageBreak()

Dim CellRange As Range     Dim TestCell As Range

Set CellRange = Selection     For Each TestCell In CellRange         ActiveSheet.Rows(TestCell.Row).PageBreak = xlPageBreakNone         If TestCell.Value <> TestCell.Offset(-1, 0).Value Then             ActiveSheet.Rows(TestCell.Row).PageBreak = xlPageBreakManual         End If     Next TestCell End Sub

Để sử dụng macro, chỉ cần chọn các ô bạn muốn sử dụng làm khóa để thực hiện tách, trừ ô trên cùng. Ví dụ: nếu các phòng ban nằm trong cột A, từ hàng 2 đến 37, bạn sẽ chọn phạm vi trong A3 đến A37. Chạy macro và mọi ngắt trang cũ sẽ bị xóa và thêm những ngắt trang mới.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên trang ExcelTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (7991) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010 và 2013. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Excel tại đây: