Juan có một cột (cột A) các ngày trong năm 2018. Anh ấy muốn sao chép phạm vi ngày đó vào một trang tính khác trong cùng một sổ làm việc. Anh ấy cần đặt tất cả các ngày giống nhau, ngoại trừ năm phải là năm 2019.

Có khá nhiều cách khác nhau để bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ này. Một cách là sử dụng công thức để tạo ngày mới. Giả sử ngày ban đầu nằm trong cột A (như Juan đã lưu ý) và trang tính có tên Ngày ban đầu, bạn có thể sử dụng công thức sau trong ô A1 của một trang tính khác:

=DATE(2019,MONTH('Original Dates'!A1),DAY('Original Dates'!A1))

Sau đó, bạn có thể sao chép công thức xuống nhiều ô như mong muốn. Nếu muốn, bạn có thể sử dụng công thức ngắn hơn:

=EDATE('Original Dates'!A1,12)

Hãy nhớ rằng khi bạn sử dụng phương pháp công thức, Excel có thể không tự động định dạng kết quả để có dạng ngày tháng. Điều đó đủ dễ dàng để sửa chữa; chỉ cần áp dụng định dạng ô bạn muốn.

Có một sự khác biệt quan trọng giữa hai công thức liên quan đến cách chúng giải quyết những gì sẽ xảy ra nếu ngày ban đầu là ngày nhuận (29 tháng 2). Trong trường hợp của hàm DATE, Excel coi ngày mới là ngày 1 tháng 3. Do đó, nếu ngày ban đầu là ngày 29 tháng 2 năm 2016, thì kết quả của công thức DATE sẽ là ngày 1 tháng 3 năm 2017. (Đó là năm 2017 vì công thức là “hardwired” để sử dụng trong năm đó.)

Trong trường hợp của hàm EDATE, ngày 29 tháng 2 được hiển thị là ngày 28 tháng 2. Do đó, ngày 29 tháng 2 năm 2016 trở thành ngày 28 tháng 2 năm 2017. (Đó là năm 2017 vì hàm EDATE được yêu cầu sử dụng ngày muộn hơn ban đầu 12 tháng. )

Cho dù bạn sử dụng phương pháp tiếp cận công thức nào (và có một số phương pháp khác), khi chúng ở đúng vị trí, bạn có thể chọn tất cả các công thức, nhấn Ctrl + C để sao chép chúng vào Bảng tạm, hiển thị tab Trang chủ của ruy-băng, nhấp vào mũi tên xuống dưới công cụ Dán và chọn Dán Giá trị. Điều này sẽ loại bỏ các công thức và để lại cho bạn ngày thực tế trong các ô.

Nói về sao chép và dán, điều đó mang đến một cách khác để lấy ngày tháng vào trang tính mới:

  1. Chọn phạm vi ngày ban đầu.

  2. Nhấn Ctrl + C để sao chép tất cả chúng vào Clipboard.

  3. Chuyển sang trang tính mới và chọn ô đầu tiên (A1) nơi bạn muốn dán ngày tháng.

  4. Nhấn Ctrl + V để dán ngày. Chúng phải giống hệt như trên trang tính gốc và phạm vi bạn vừa dán phải được chọn.

  5. Nhấn Ctrl + H. Excel hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế. (Xem Hình 1.)

  6. Trong hộp Tìm gì, hãy nhập năm bạn muốn thay đổi (2018).

  7. Trong hộp Replace With, hãy nhập năm mà bạn muốn thay đổi (2019).

  8. Nhấp vào Thay thế Tất cả. Excel cho bạn biết nó đã thực hiện bao nhiêu thay thế.

  9. Đóng hộp thoại Tìm và Thay thế.

Excel đủ thông minh để biết rằng bạn muốn thay thế năm và làm như vậy sẽ “đánh giá lại” các ngày kết quả. Đối với hầu hết các ngày, đây không phải là một vấn đề, nhưng nó là cho những ngày nhuận. Nếu ngày ban đầu là ngày 29 tháng 2 năm 2016, nó được thay đổi thành ngày 29 tháng 2 năm 2017. Vì đó là ngày không hợp lệ nên nó được phân tích cú pháp bởi Excel.

Có một cách tiếp cận khác được đề xuất bởi một số người đăng ký ExcelTips, như sau:

  1. Chọn phạm vi ngày ban đầu.

  2. Nhấn Ctrl + C để sao chép tất cả chúng vào Clipboard.

  3. Chuyển sang trang tính mới và chọn ô đầu tiên (A1) nơi bạn muốn dán ngày tháng.

  4. Nhấn Ctrl + V để dán ngày. Chúng phải giống hệt như trên trang tính gốc.

  5. Trong một ô không sử dụng, nhập giá trị 365.

  6. Chọn ô được sử dụng trong bước 5.

  7. Nhấn Ctrl + C để sao chép giá trị vào Clipboard.

  8. Chọn dải ô bạn đã dán ở bước 4.

  9. Hiển thị tab Trang đầu của dải băng.

  10. Bấm vào mũi tên xuống bên dưới công cụ Dán rồi chọn Dán Đặc biệt. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Dán Đặc biệt. (Xem Hình 2.)

  11. Chọn nút radio Thêm.

  12. Bấm OK.

  13. Định dạng các ô đã chọn để sử dụng bất kỳ định dạng ngày tháng nào bạn muốn.

Thoạt nhìn, có vẻ như tất cả các ngày của bạn đều được cập nhật muộn hơn một năm so với ban đầu. Trong nhiều trường hợp, điều này sẽ đúng nhưng một lần nữa, những ngày nhuận sẽ khiến bạn rối tung lên. Nếu các ngày ban đầu nằm trong một năm có chứa một ngày nhuận, thì việc thêm 365 vào chúng không có nghĩa là chúng sẽ là một năm sau đó vì năm nhuận có 366 ngày. Vì vậy, tốt nhất là sử dụng một trong các phương pháp khác được mô tả trong mẹo này.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (13328) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365.