Leslie chuẩn bị các biểu đồ trong Excel, thêm hình dạng từ các công cụ vẽ.

Anh ấy muốn sao chép các biểu đồ sang tài liệu Word, nhưng chỉ một số hình dạng được sao chép. Anh ấy tự hỏi tại sao một số hình dạng không được mở và làm thế nào anh ấy có thể “làm phẳng” biểu đồ để mọi thứ được sao chép.

Hãy giả sử trong giây lát rằng biểu đồ của bạn được chèn vào trang tính của bạn dưới dạng một đối tượng. Trong trường hợp này, hành vi bạn mô tả thực ra là bình thường. Bạn thấy đấy, hình dạng có thể được liên kết với biểu đồ của bạn hoặc với trang tính của bạn. Nếu chúng được liên kết với biểu đồ, thì khi bạn sao chép biểu đồ vào tài liệu Word, các hình dạng được liên kết với biểu đồ cũng được sao chép. Nếu chúng được liên kết với trang tính, thì chúng sẽ không được sao chép tự động với biểu đồ.

Excel liên kết một hình dạng với biểu đồ hoặc trang tính tùy thuộc vào những gì được chọn khi bạn chọn chèn hình dạng. Nếu biểu đồ được chọn ngay trước khi chèn hình dạng, thì biểu đồ đó sẽ được liên kết với biểu đồ. Nếu một ô trong trang tính được chọn, thì hình dạng đã chèn sẽ được liên kết với trang tính — ngay cả khi sau đó bạn di chuyển hình dạng đó lên trên đầu biểu đồ.

Để sao chép biểu đồ và tất cả các hình dạng, bạn có hai tùy chọn.

Đầu tiên, bạn có thể chọn một hình dạng sẽ không sao chép, nhấn Ctrl + X để cắt nó vào Clipboard, nhấp một lần vào biểu đồ để chọn, sau đó nhấn Ctrl + V để dán nó. Hình dạng bây giờ được liên kết với biểu đồ.

Bạn có thể lặp lại điều này cho từng hình dạng sai và sau đó sao chép biểu đồ vào tài liệu Word cũng sẽ sao chép tất cả các hình dạng mong muốn.

Tùy chọn thứ hai là để nguyên tất cả các hình dạng của bạn và chỉ cần nhóm chúng lại với nhau. Nhấp một lần vào một trong các hình để chọn, sau đó giữ phím Ctrl khi bạn lần lượt nhấp vào từng hình khác. Khi vẫn nhấn phím Ctrl, hãy nhấp vào biểu đồ. Bây giờ hãy nhấp chuột phải vào một trong các hình đã chọn và từ menu Ngữ cảnh kết quả, chọn Nhóm | Nhóm. Sau đó, bạn có thể sao chép toàn bộ nhóm (biểu đồ và tất cả các hình dạng) vào tài liệu Word.

Các phương pháp được thảo luận cho đến nay cho phép biểu đồ và hình dạng vẫn được coi là các đối tượng khi chúng được sao chép vào tài liệu Word của bạn. Thay vào đó, nếu bạn muốn chèn một hình ảnh của biểu đồ và hình dạng (tức là để “làm phẳng” hình ảnh, như bạn đã lưu ý), thì bạn có một vài tùy chọn.

Đầu tiên, bạn có thể sử dụng công cụ Snipping có trong Windows. Nó cho phép bạn lấy một phần màn hình làm ảnh trong Clipboard. Sau đó, bạn có thể dán nó vào Word rất dễ dàng. Thứ hai, bạn có thể sử dụng một số công cụ lấy được cung cấp trong Word. Khi tài liệu của bạn đang mở, hãy hiển thị tab Chèn của dải băng. Sau đó, bạn có thể sử dụng công cụ Ảnh chụp màn hình (trong nhóm Minh họa) để chèn toàn bộ ảnh chụp màn hình của trang tính Excel hoặc bạn có thể sử dụng tùy chọn Cắt màn hình để chỉ chèn một phần màn hình.

Cuối cùng, bạn cũng có thể sử dụng trình chụp ảnh màn hình của bên thứ ba, chẳng hạn như SnagIt từ Techsmith. Những công cụ độc lập này cung cấp khả năng tuyệt vời để lấy toàn bộ hoặc một phần màn hình và lưu vào đĩa hoặc sao chép trực tiếp vào tài liệu.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (9988) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365.