Giả sử bạn có một trang tính chứa tất cả những người đã từng làm việc trong bộ phận của bạn. Mỗi tên được mở đầu bằng một ký tự duy nhất cho biết trạng thái của người đó. Ví dụ: nếu Fred Davis đã nghỉ hưu, tên của anh ấy có thể hiển thị là “RFred Davis”. Với khá nhiều tên này trong trang tính, bạn có thể cần một cách để đếm những người đó với một ký tự trạng thái cụ thể.

Cách dễ nhất để thực hiện điều này là sử dụng hàm COUNTIF. Ví dụ: nếu ký tự trạng thái là chữ R (cho “đã nghỉ hưu”) và phạm vi tên của bạn nằm trong các ô A5: A52, thì bạn có thể sử dụng cách sau để xác định ô nào bắt đầu bằng chữ R:

=COUNTIF(A5:A52,"R*")

Công thức hoạt động vì giá trị so sánh là R *, có nghĩa là “ký tự R theo sau bởi bất kỳ ký tự nào khác.” Excel trả về số đếm một cách nghiêm túc. Để tìm kiếm một ký tự trạng thái khác, chỉ cần thay thế R bằng ký tự trạng thái mong muốn.

Rõ ràng, nếu dấu hoa thị có ý nghĩa đặc biệt trong cách sử dụng này, bạn không thể tìm kiếm trực tiếp dấu hoa thị. Trên thực tế, có ba ký tự bạn không thể tìm kiếm trực tiếp: dấu hoa thị (*), dấu hỏi (?) Và dấu ngã (~). Nếu bạn muốn tìm kiếm bất kỳ ký tự nào trong số này, bạn phải đặt trước ký tự đó bằng dấu ngã. Vì vậy, nếu bạn muốn xác định số lượng tên có dấu chấm hỏi làm mã trạng thái, bạn có thể sử dụng như sau:

=COUNTIF(A5:A52,"~?*")

Một giải pháp thay thế cho việc sử dụng COUNTIF là tạo một công thức mảng được áp dụng cho mọi ô trong phạm vi. Sau đây sẽ thực hiện thủ thuật rất độc đáo:

=SUM((LEFT(A5:A52,1)="R")*1)

Tất nhiên, điều này phải được nhập dưới dạng công thức mảng. Điều này có nghĩa là thay vì nhấn Enter ở cuối công thức, bạn sẽ nhấn Shift + Ctrl + Enter. Công thức kiểm tra ký tự ngoài cùng bên trái của ô, trả về giá trị TRUE nếu là R hoặc FALSE nếu không phải. Phép nhân được thực hiện để chuyển giá trị TRUE / FALSE thành một số, 1 đối với TRUE hoặc 0 đối với FALSE. Hàm SUM trả về tổng hoặc số lượng của tất cả các ô đáp ứng tiêu chí.

Một lưu ý cuối cùng: Các công thức được cung cấp trong mẹo này là một cách để xử lý dữ liệu như được trình bày ban đầu ở phần đầu tiên của mẹo. Nếu bạn có bất kỳ quyền kiểm soát nào đối với dữ liệu của mình, bạn thực sự nên xem xét xóa “R” (hoặc bất kỳ ký tự trạng thái đứng đầu nào khác) khỏi tên. Những loại ký tự đó thực sự xứng đáng có cột riêng của chúng, thay vì làm phức tạp trường tên. Sử dụng công cụ Văn bản thành Cột để tách “R” và bất kỳ ký tự đứng đầu nào khác, sau đó bạn có thể dễ dàng làm việc với chúng trong công thức của mình hơn.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (9871) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Excel tại đây: