Greg sử dụng Excel để tính toán thời gian, có nghĩa là anh ta có rất nhiều ô được định dạng giống như sau: 10/03/15. Những người sử dụng trang tính của anh ấy liên tục dường như nhập thời gian ở định dạng khác với định dạng ưa thích của anh ấy. Ví dụ, họ bỏ dấu hai chấm hoặc tháng và tự hỏi tại sao nó không tính toán chính xác. Greg đã thấy các trang tính Excel khác trong đó định dạng ưa thích được “nhập trước” trong mỗi ô áp dụng cho người dùng ở dạng màu xám, chẳng hạn như: mmm dd hh: mm. Greg tự hỏi làm thế nào để làm điều đó với Excel.

Không có cách nào đơn giản và dễ dàng để làm bất cứ điều gì như thế này trong Excel. Điều gần nhất mà chúng tôi đã thấy là tính năng dấu hiệu nhập có sẵn trong Access, nhưng không có trong Excel. Có thể những gì Greg nhìn thấy trong các trang tính Excel khác là do một số bổ trợ trên hệ thống đó hoặc một số macro phức tạp xử lý màn hình.

Tốt nhất hãy nhớ rằng định dạng của một ô chỉ để hiển thị, nó không ảnh hưởng đến giá trị của chính ô đó. Nếu người dùng không nhập ngày và giờ hợp lệ hoặc đó là ngày và giờ không đầy đủ, giá trị được lưu trữ trong ô sẽ không chính xác. Việc nhập trước định dạng ngày ưa thích vào ô sẽ không ngăn họ sử dụng các định dạng khác.

Nếu muốn, bạn có thể đi theo con đường đơn giản và chỉ cần thêm nhận xét (hoặc ghi chú nếu bạn đang sử dụng Excel 2019 hoặc Excel trong Office 365) vào các ô đầu vào. Các nhận xét hoặc ghi chú có thể giải thích định dạng đầu vào và thậm chí tầm quan trọng của việc sử dụng đúng định dạng. Tất nhiên, mọi người có thể hoàn toàn bỏ qua các nhận xét hoặc ghi chú.

Nếu đây là sự cố, một điều bạn có thể thử là “nhập trước” văn bản hiển thị định dạng mong muốn (“mmm dd hh: mm”) và sử dụng định dạng có điều kiện để làm cho văn bản có màu xám khi ô có văn bản cụ thể đó hoặc định dạng rõ ràng là màu xám và sau đó định dạng có điều kiện là màu đen khi ô không phải là văn bản mẫu. Nhưng điều đó sẽ không ngăn người dùng nhập ngày và giờ bằng định dạng khác hoặc nhập sai các giá trị (bằng cách không đưa vào một phần thông tin cần thiết).

Các thanh kéo xuống đơn giản của Excel có thể được sử dụng để cho phép người dùng chọn tháng, ngày, năm, giờ và phút trong các ô riêng biệt và sau đó sử dụng một công thức để kéo nó lại với nhau. Bạn thậm chí có thể sử dụng các phương tiện xác thực dữ liệu phức tạp hơn để đảm bảo dữ liệu được nhập theo cách có thể chấp nhận được, nhưng ngày và giờ vẫn là số nên việc kiểm tra tính hợp lệ trở nên khó khăn. Có thể cho phép nhập cảnh dễ dàng hơn và một số mẹo có thể thực hiện được tại các trang này:

http://excelribbon.tips.net/T012550_Using_an_Input_Mask.html http://www.contextures.com/xlDataVal12.html http://www.cpearson.com/excel/datetimeentry.htm

Có nhiều phần bổ trợ “bộ chọn ngày” và “bộ chọn thời gian” mà mọi người đã tạo trong Excel (một số có thể tùy chỉnh, một số khác thì không) có thể được googled và thử nghiệm hoặc một tùy chỉnh được tạo trong VBA.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (1113) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365.