Brian đang chuẩn bị một sổ làm việc sẽ được sử dụng bởi những người không có nhiều kinh nghiệm về Excel. Anh ấy muốn có một cách để có thể in chúng ra tệp PDF một cách dễ dàng, có lẽ chỉ bằng một nút bấm. Anh ta không kiểm soát được phiên bản Excel hay hệ điều hành mà mọi người có, nhưng anh ta tự hỏi liệu có cách nào để thực hiện loại đầu ra này không.

Việc in sang PDF tương đối dễ dàng nếu người dùng của bạn đang sử dụng Windows 10, vì nó bao gồm (cuối cùng!) Trình điều khiển máy in PDF gốc. Thật không may, Brian cho biết rằng anh ta không có quyền kiểm soát hệ điều hành mà người dùng của mình có, có nghĩa là anh ta không thể cho rằng họ có khả năng xuất PDF gốc được giới thiệu trong Windows 10.

May mắn thay, Excel đã bao gồm (ít nhất là Excel 2007) một cách để xuất sang tệp PDF. Tất cả những gì bạn cần làm là chọn Save As (cách dễ nhất là nhấn F12) và sau đó, sử dụng danh sách thả xuống Save As Type, chọn PDF. Đầu ra được lưu tự động trong một tệp PDF.

Nếu bạn thích cách tiếp cận một nút, bạn có thể hướng dẫn người dùng của mình thêm một công cụ khá bí truyền vào Thanh công cụ truy cập nhanh:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Excel. (Trong Excel 2007, hãy nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Excel. Trong Excel 2010 và các phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Ở bên trái của hộp thoại, hãy nhấp vào Tùy chỉnh (Excel 2007) hoặc Thanh công cụ Truy nhập Nhanh (Excel 2010 hoặc các phiên bản mới hơn). (Xem Hình 1.)

  3. Sử dụng danh sách thả xuống Chọn lệnh từ để chọn Tất cả lệnh.

  4. Trong danh sách lệnh, hãy chọn Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS.

  5. Nhấp vào nút Thêm. Lệnh được sao chép sang phía bên phải của màn hình.

  6. Bấm OK.

Công cụ mới này, khi được nhấp vào, sẽ hiển thị một hộp thoại trông rất giống với hộp thoại Save As, ngoại trừ các cài đặt đều chính xác để “xuất bản” dưới dạng tệp PDF.

Bạn cũng có thể tạo một macro thực hiện cùng một tác vụ xuất bản.

Macro là một cách tiếp cận tốt nếu bạn muốn kiểm soát hoàn toàn những gì có trong tệp PDF được tạo.

Sub ExportPDF()

Dim sFile As String

sFile = Application.DefaultFilePath & "\" & _       ActiveWorkbook.Name & ".pdf"



Sheets("Sheet1").Select     ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = "D6:K57"

ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _       Filename:= sFile, Quality:=xlQualityStandard, _       IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, _       OpenAfterPublish:= True End Sub

Macro đặt cùng một tên tệp vào biến sFile; bạn nên thay đổi điều này như mong muốn. Sau đó, macro chỉ định vùng in của những gì cần được đưa vào tệp PDF. Trong trường hợp này, đó là phạm vi D6: K57 trên Sheet1. Rõ ràng bạn sẽ muốn thay đổi điều này để đáp ứng nhu cầu của bạn về những gì bạn muốn đưa vào.

Nếu bạn quyết định sử dụng macro, bạn có thể thêm một nút vào sổ làm việc của mình để chạy macro, giúp người dùng của bạn dễ dàng tạo đầu ra PDF mà bạn cần.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (13467) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 và 2016.