Pam đã tạo một bảng mà RẤT NHIỀU người dùng có quyền truy cập để thêm dữ liệu vào.

Cô ấy có nhiều cột mà cô ấy đã áp dụng xác thực dữ liệu và định dạng có điều kiện. Tuy nhiên, khi người dùng thêm hàng vào bảng, định dạng có điều kiện và xác thực dữ liệu không phải lúc nào cũng được sao chép xuống. Pam tự hỏi làm thế nào cô ấy có thể đảm bảo rằng nó là như vậy.

Thực tế có hai cách tiếp cận cho vấn đề này và cách tiếp cận bạn chọn phụ thuộc vào cách bạn muốn dữ liệu của mình được xử lý. Có lẽ cách tiếp cận dễ nhất là xác định dữ liệu của bạn dưới dạng bảng. Bạn có thể làm điều đó theo cách này:

  1. Chọn tất cả dữ liệu của bạn. (Một số người nói rằng bạn chỉ cần chọn một ô trong dữ liệu, nhưng nếu dữ liệu của bạn chứa các ô trống thì việc chọn tất cả dữ liệu sẽ đáng tin cậy hơn.)

  2. Hiển thị tab Chèn của ruy-băng.

  3. Bấm vào công cụ Bảng, trong nhóm Bảng. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Tạo Bảng.

  4. Trong hộp thoại, đảm bảo cài đặt phản ánh bản chất dữ liệu của bạn. (Cài đặt liên quan đến phạm vi dữ liệu bảng và dữ liệu của bạn có tiêu đề hay không.)

  5. Bấm OK. Excel chuyển đổi dữ liệu thành một bảng chính thức.

Tại thời điểm này, bất cứ khi nào bạn thêm thông tin vào các hàng bên dưới bảng, Excel sẽ tự động định dạng dữ liệu mới theo cùng kiểu với dữ liệu trong phần còn lại của bảng. Điều này bao gồm việc áp dụng định dạng có điều kiện và xác thực dữ liệu.

Cách tiếp cận khác là định dạng một hàng bên dưới dữ liệu của bạn để nó phản ánh định dạng có điều kiện và xác thực dữ liệu của bạn. Sau đó, đảm bảo rằng các hàng mới được thêm vào phía trên “hàng kết thúc” này. Về phía cuối đó, bạn có thể muốn ẩn hàng hoặc thậm chí khóa hàng. Vì các hàng mới đang được thêm vào giữa các hàng đã được định dạng (hàng dữ liệu cuối cùng và “hàng kết thúc”), nên các hàng mới được chèn sẽ nhận được tất cả các định dạng của các ô xung quanh chúng. Hạn chế duy nhất của cách tiếp cận này (không giống như cách tiếp cận trước đó) là người dùng của bạn không thể chỉ bắt đầu nhập vào cuối dữ liệu; họ phải thực hiện chèn và sau đó nhập dữ liệu vào hàng được chèn.

Cuối cùng, khả năng thứ ba là tạo macro để thêm dữ liệu mới hoặc để đảm bảo rằng định dạng của bạn nhất quán. Chính xác cách bạn thực hiện điều này phụ thuộc vào đặc điểm dữ liệu của bạn.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (13455) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 và 2016.