Tính năng xác thực dữ liệu của Excel khá tiện dụng. Bạn có thể sử dụng tính năng này để chỉ định một phạm vi giá trị được coi là có thể chấp nhận được cho đầu vào của người dùng. Thông thường, Excel yêu cầu bạn chỉ định phạm vi xác thực của mình là trên cùng một trang tính mà bạn đang xác định quy tắc xác thực. Nếu bạn cố gắng nhập một phạm vi trên một trang tính khác hoặc trong một sổ làm việc khác, Excel sẽ chặn và cung cấp cho bạn một thông báo lỗi.

Điều gì xảy ra nếu bạn muốn phạm vi xác thực nằm trên một trang tính khác, chỉ để bạn không làm lộn xộn trang tính hiện tại với dữ liệu không liên quan? Cách dễ nhất để làm điều đó là làm theo các bước chung sau:

  1. Chọn phạm vi ô bạn muốn sử dụng làm giá trị xác thực dữ liệu của mình.

  2. Hiển thị tab Công thức của ruy-băng.

  3. Bấm vào công cụ Xác định Tên trong nhóm Tên đã Xác định. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Tên mới.

  4. Nhập tên duy nhất cho phạm vi xác thực dữ liệu của bạn, chẳng hạn như MyValRange, sau đó nhấp vào OK.

  5. Chọn ô mà bạn muốn xác định quy tắc xác thực.

  6. Hiển thị tab Dữ liệu của dải băng.

  7. Bấm vào công cụ Xác thực Dữ liệu trong nhóm Công cụ Dữ liệu. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Xác thực Dữ liệu.

  8. Sử dụng danh sách thả xuống Cho phép và Dữ liệu để chỉ định cách bạn muốn Excel xác thực dữ liệu. Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, bạn sẽ thấy các hộp Giá trị, Tối thiểu hoặc Tối đa xuất hiện trong hộp thoại.

  9. Trong các hộp thích hợp (Giá trị, Tối thiểu hoặc Tối đa), hãy chỉ định tên bạn đã đặt cho phạm vi xác thực dữ liệu của mình, ở bước 3. Ví dụ: bạn có thể nhập MyValRange.

  10. Nhấp vào OK.

Cách tiếp cận này hoạt động hiệu quả nếu phạm vi xác thực dữ liệu nằm trong cùng một sổ làm việc. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn sử dụng phạm vi xác thực dữ liệu hoàn toàn trong một sổ làm việc khác? Bạn có thể lừa Excel chấp nhận tham chiếu bên ngoài của mình nếu ở bước 7, bạn nhập công thức như sau:

=INDIRECT("[Book2]Sheet1!D6")

Công thức này sử dụng hàm INDIRECT để trả về giá trị tại một ô trên một trang tính khác và tính năng xác thực dữ liệu sẽ chấp nhận nó mà không có vấn đề gì. Trong trường hợp này, ô đang được kiểm tra là ô D6 trên Sheet1 của Book2. Để điều này hoạt động, bạn cần đảm bảo rằng Book2 đang mở cùng lúc với sổ làm việc chính của bạn đang mở.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (8191) áp dụng cho Microsoft Excel 2007 và 2010. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Excel tại đây: