Michael điều hành một công ty karaoke và sử dụng Excel để tạo sách bài hát của mình.

Trang tính chứa ba cột cho số bài hát, tên bài hát và nghệ sĩ. Michael có một hành vi kỳ quặc khi sắp xếp sách bài hát theo nghệ sĩ hoặc tên bài.

Ví dụ, khi anh ấy sắp xếp theo nghệ sĩ, nhóm 311 sẽ xuất hiện ở hai vị trí khác nhau — bốn bài hát của họ được đặt ngay sau ban nhạc 112 và trước 702, và sau đó nó sắp xếp phần còn lại ngay sau 3 của Hearts và trước 38 Special. Sau đó, khi phân loại theo bài hát, bài hát “True” của George Strait luôn kết thúc là bài hát cuối cùng trong danh sách.

Điều này rõ ràng là Michael không muốn xảy ra khi sắp xếp. Tuy nhiên, lý do nó xảy ra là do cách Excel diễn giải thông tin trong mỗi ô. Khi bạn nhập thông tin vào một ô, Excel sẽ cố gắng phân tích cú pháp thông tin đó và xác định xem đó là số, ngày tháng hay văn bản. Điều đó xảy ra là Excel “đoán sai” khi nói đến một số tên nhóm và bài hát.

Khi bạn nhập nhóm 311, Excel sẽ coi đó là một số, vì vậy nó coi nó như một số. Tương tự, khi bạn nhập tên bài hát “True”,

Excel coi đó là giá trị Boolean — một số. (Nó sẽ làm điều tương tự nếu bạn có một bài hát tên là “False.”)

Khi thực hiện sắp xếp, trước tiên Excel sẽ sắp xếp theo kiểu dữ liệu, sau đó sắp xếp theo kiểu dữ liệu. 112 và 702 là số. 3 trong số Trái tim và 38 Đặc biệt là văn bản vì chúng không chỉ bao gồm các chữ số. Khi sắp xếp theo nghệ sĩ, nhóm 311 hiển thị ở hai vị trí khác nhau vì tên nhóm được Excel phân tích cú pháp trong một số trường hợp dưới dạng số và trong các trường hợp khác dưới dạng văn bản.

Để hiểu cách sửa hành vi kỳ quặc, điều quan trọng là phải hiểu rằng hành vi đó không thực sự kỳ quặc; đó là logic mà Excel sử dụng. Nếu bạn muốn có kết quả khác, bạn phải làm việc với dữ liệu của mình để đảm bảo dữ liệu đó không bị Excel phân tích cú pháp sai.

Đầu tiên, nếu bạn sắp xếp theo thứ tự tăng dần, các giá trị trong ô của bạn sẽ được sắp xếp theo các kiểu dữ liệu sau:

  • Các số theo giá trị tăng dần (1, 2, 3, v.v.)

  • Văn bản theo thứ tự bảng chữ cái (a, b, c, v.v.). Nếu văn bản bắt đầu bằng một số (như trong 38 Đặc biệt), thì 3, dưới dạng văn bản, sẽ xuất hiện trước ABC.

  • Giá trị logic (Sai, Đúng)

  • Giá trị lỗi (# DIV / 0 !, # N / A, v.v.)

  • Khoảng trống

Nếu bạn sắp xếp theo thứ tự giảm dần, thì thứ tự ngược lại với những gì được hiển thị ở đây, ngoại trừ các khoảng trống vẫn xuất hiện dưới dạng kiểu dữ liệu cuối cùng được sắp xếp.

Bạn có thể thấy rõ hơn các kiểu dữ liệu mà Excel gán cho các ô khác nhau bằng cách loại bỏ bất kỳ căn chỉnh rõ ràng nào trong các ô. Theo mặc định, các giá trị văn bản là căn trái, các số căn phải, Boolean và các giá trị lỗi được căn giữa.

Để sắp xếp mọi thứ theo cách bạn muốn, bạn chỉ cần đảm bảo rằng tất cả các ô trong một cột chứa cùng một loại dữ liệu. Trong trường hợp của cả nghệ sĩ và tên bài hát, đây sẽ là văn bản. Trong các ô được sắp xếp thành số (như 311), hãy chỉnh sửa ô để đặt dấu nháy đơn trước chữ số đầu tiên trong số. Điều này cho Excel biết rằng bạn muốn giá trị của ô được coi là văn bản. Bạn cũng có thể làm điều tương tự với “True”.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (10767) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Excel tại đây: