Kris làm việc trong một nhà máy hàng không, nơi họ sản xuất các bộ phận động cơ tuabin khí cho nhiều công ty khác nhau. Mỗi công ty có số bộ phận duy nhất của riêng họ. Một số đều là số, nhưng hầu hết là sự kết hợp của số và chữ cái có độ dài khác nhau. Khi sắp xếp theo một phần số, Kris muốn cột được coi là văn bản để việc sắp xếp xuất hiện theo nhu cầu của anh ấy. Anh ấy đã thử định dạng các ô dưới dạng văn bản, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng hữu ích. Ngoài ra, anh ấy không thích ý tưởng nhập dấu nháy đơn trong mỗi ô. Kris tự hỏi liệu có cách đơn giản nào để khiến Excel sắp xếp tất cả các số bộ phận dưới dạng văn bản hay không.

Có lẽ phần đáng nói nhất trong vấn đề của Kris là tuyên bố rằng anh ấy đã thử định dạng các ô dưới dạng văn bản, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng hiệu quả. Có một mẹo để định dạng các ô dưới dạng văn bản — bạn phải làm điều đó _ trước khi_ nhập thông tin vào các ô. Nếu bạn cố gắng định dạng dưới dạng văn bản, một ô chứa một số, điều đó không thay đổi số thành văn bản. Tuy nhiên, nếu ô được định dạng dưới dạng văn bản trước khi bạn nhập số, thì số đó được coi là văn bản khi nhập.

Giải pháp là nhập lại tất cả các số của bạn sau khi bạn định dạng ô của mình dưới dạng văn bản. Tất nhiên, điều này có thể là một công việc vặt khi bạn có thể phải đối phó với hàng trăm hoặc hàng nghìn con số. Thay vào đó, bạn có thể thử các bước chung sau đây, trong đó tôi giả sử số bộ phận nằm trong cột A:

  1. Chèn một cột ngay bên phải số bộ phận của bạn. (Cột mới này bây giờ là cột B.)

  2. Định dạng cột B dưới dạng văn bản.

  3. Chọn cột A và nhấn Ctrl + C. Thao tác này sao chép số bộ phận vào Clipboard.

  4. Chọn ô B1.

  5. Sử dụng Dán Đặc biệt để chỉ dán các giá trị vào cột mới.

Khi bạn hoàn thành các bước này, mọi thứ trong cột B sẽ được coi là văn bản và bạn có thể xóa cột A. Bây giờ bạn có thể sắp xếp theo số bộ phận và nhận được kết quả mong muốn.

Có một vấn đề với điều này, tất nhiên. Nếu bạn thực hiện nhiều thao tác sao chép và dán số bộ phận trong tương lai, có thể tất cả số bộ phận không còn được coi là văn bản nữa. Điều này xảy ra bởi vì nếu bạn sử dụng Ctrl + C và Ctrl + V truyền thống để sao chép và dán, Excel cũng sẽ dán định dạng vào các ô. Do đó, nếu số bộ phận được dán trước đó được định dạng là một số, thì nó sẽ được coi là một số sau khi nó được dán.

Trong trường hợp này, nếu muốn, bạn có thể sử dụng macro để đảm bảo số bộ phận của bạn luôn được định dạng dưới dạng văn bản. Sau đây chỉ là một đoạn ngắn sẽ hoạt động tốt:

Sub MakeText()

Dim c As Range

Selection.NumberFormat = "@"

For Each c In Selection         c.Value = c.Value     Next c End Sub

Ý tưởng đằng sau macro là bạn sẽ chọn tất cả các số bộ phận và sau đó chạy nó. Định dạng của vùng chọn được đặt thành văn bản và sau đó mỗi ô trong vùng chọn được “nhập lại” để các giá trị số sau đó được coi là văn bản.

Nếu bạn không phản đối việc sử dụng cột trợ giúp và bạn không muốn sử dụng macro, bạn có thể thử tạo một macro có chứa phần văn bản tương đương với số bộ phận của bạn. Điều này có thể được thực hiện với bất kỳ công thức nào sau đây:

=A1 & ""

=CONCATENATE(A1)

=TEXT(A1, "@")

Sao chép công thức xuống nhiều ô nếu cần. Các công thức này buộc nội dung của cột trợ giúp được coi là văn bản. Sau đó, bạn có thể sắp xếp số bộ phận của mình dựa trên nội dung của cột trợ giúp.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (4627) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 và 2016.