Khi bạn thêm tổng phụ vào trang tính, Excel sẽ tự động định dạng tổng phụ bằng phông chữ đậm. Tuy nhiên, bạn có thể muốn có một số kiểu định dạng khác nhau cho các tổng phụ, chẳng hạn như tô bóng chúng bằng màu vàng hoặc một màu khác.

Nếu bạn sử dụng tổng phụ một cách tiết kiệm và chỉ muốn áp dụng một định dạng khác cho một hoặc hai trang tính, bạn có thể làm theo các bước chung sau:

  1. Áp dụng tổng phụ của bạn, như mong muốn.

  2. Chọn toàn bộ bảng dữ liệu, bao gồm cả tổng phụ.

  3. Sử dụng vùng Outline ở bên trái màn hình, thu gọn chi tiết trong trang tính của bạn để chỉ các tổng phụ hiển thị.

  4. Nhấn F5 để hiển thị hộp thoại Đi tới. (Xem Hình 1.)

  5. Bấm Đặc biệt để hiển thị hộp thoại Đi đến Đặc biệt. (Xem Hình 2.)

  6. Chọn nút tùy chọn Chỉ ô có thể nhìn thấy.

  7. Bấm OK. Bây giờ, chỉ các hàng tổng phụ hiển thị được chọn.

  8. Áp dụng định dạng của bạn, như mong muốn.

Nếu bạn liên tục thêm và xóa các tổng phụ vào cùng một bảng dữ liệu, bạn có thể quan tâm đến việc sử dụng định dạng có điều kiện để áp dụng định dạng tổng phụ mong muốn. Làm theo các bước sau:

  1. Trước khi áp dụng tổng phụ, hãy chọn toàn bộ bảng dữ liệu của bạn.

  2. Đảm bảo rằng tab Trang đầu của dải băng được hiển thị.

  3. Bấm vào công cụ Định dạng có Điều kiện. Excel hiển thị một loạt các lựa chọn.

  4. Nhấp vào Quản lý quy tắc. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện.

  5. Nhấp vào Quy tắc mới. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới.

(Xem Hình 3.)

  1. Trong khu vực Chọn loại quy tắc ở đầu hộp thoại, hãy chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng. Excel thay đổi giao diện của hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới.

  2. Trong không gian công thức, hãy nhập công thức sau:

ISNUMBER (FIND (“Tổng cộng”, $ A1)). Bấm Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  1. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại, đặt định dạng như bạn muốn áp dụng cho hàng Grand Total.

  2. Bấm OK để loại bỏ hộp thoại Định dạng Ô.

  3. Bấm OK để loại bỏ hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới. Quy tắc bạn vừa tạo bây giờ xuất hiện trong hộp thoại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện.

  4. Nhấp vào Quy tắc mới. Excel lại hiển thị hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới.

  5. Trong khu vực Chọn loại quy tắc ở đầu hộp thoại, hãy chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng.

  6. Trong hộp công thức, nhập công thức sau:

ISNUMBER (FIND (“Tổng”, $ A1)). Bấm Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô. (Xem Hình 4.)

  1. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại, đặt định dạng như bạn muốn áp dụng cho hàng Tổng.

  2. Bấm OK để loại bỏ hộp thoại Định dạng Ô.

  3. Bấm OK để loại bỏ hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới.

  4. Nhấp vào mũi tên lên và xuống để di chuyển các quy tắc bạn đã tạo sang thứ tự mà chúng sẽ được đánh giá.

  5. Bấm OK để bỏ qua hộp thoại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện.

Khi làm theo các bước trên, hãy đảm bảo rằng bạn thay thế A1 (bước 7 và 14) bằng cột trong đó tổng phụ của bạn được thêm vào. Do đó, nếu tổng phụ của bạn nằm trong cột G, bạn sẽ sử dụng G1 thay vì A1.

Nếu bạn cần định dạng tổng phụ trên một số trang tính, thì bạn có thể muốn tạo một macro sẽ thực hiện việc định dạng cho bạn. Macro sau đây kiểm tra tất cả các ô trong một phạm vi đã chọn, sau đó áp dụng màu ô, nếu thích hợp.

Sub FormatTotalRows()

Dim rCell as Range

For Each rCell In Selection         If Right(rCell.Value, 5) = "Total" Then             Rows(rCell.Row).Interior.ColorIndex = 36         End If

If Right(rCell.Value, 11) = "Grand Total" Then             Rows(rCell.Row).Interior.ColorIndex = 44         End If     Next End Sub

Macro tô màu cho các hàng tổng phụ là màu vàng và hàng tổng cộng có màu vàng đậm hơn. (Màu sắc chính xác trên hệ thống của bạn có thể khác nhau tùy thuộc vào chủ đề bạn đã tải.) Macro, mặc dù đơn giản về bản chất, nhưng không hiệu quả bằng vì mọi ô trong phạm vi đã chọn đều được kiểm tra. Tuy nhiên, trên trang tính 10 cột 5000 hàng, macro này chạy trong vòng chưa đầy 5 giây.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên trang ExcelTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (8110) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Excel tại đây: