Xác định Dải ô được Đặt tên Không sử dụng (Microsoft Excel)
Anthony có một số sổ làm việc có tên các phạm vi được xác định trong chúng. Theo thời gian, việc sử dụng các phạm vi được đặt tên này sẽ thay đổi. Anh ấy tự hỏi liệu có cách nào để kiểm tra xem một dải ô đã đặt tên vẫn đang được sử dụng hoặc được tham chiếu trong sổ làm việc hay không. Anh ấy muốn xóa các phạm vi đã đặt tên không còn cần thiết nữa.
Câu trả lời cho câu hỏi này phức tạp hơn bạn nghĩ. Lý do là các dãy được đặt tên có thể được sử dụng ở rất nhiều nơi. Nơi phổ biến nhất để sử dụng chúng là trong các công thức trong sổ làm việc. Chúng thực sự dễ tìm và, nếu bạn muốn, xóa. Điều đó đã được đề cập trong ExcelTip:
Tuy nhiên, đó không phải là tất cả. Phạm vi được đặt tên cũng có thể được tham chiếu trong macro, trong quy tắc định dạng có điều kiện, trong biểu đồ, trong danh sách thả xuống và trong một số đối tượng khác. Chúng cũng có thể được sử dụng trong các sổ làm việc khác tham chiếu đến sổ làm việc hiện tại.
Một số điều bạn có thể kiểm tra bằng macro, chẳng hạn như biểu đồ và quy tắc định dạng có điều kiện. Nếu bạn muốn kiểm tra xem một phạm vi đã đặt tên có được sử dụng trong macro hay không, bạn có thể xuất macro của mình sang tài liệu văn bản và sau đó sử dụng một chương trình khác để tìm kiếm tài liệu văn bản.
Tuy nhiên, hầu như không thể theo dõi các phạm vi đã đặt tên được sử dụng trong sổ làm việc bên ngoài.
Như bạn có thể nói, việc theo dõi xem một dải ô được đặt tên có “đang được sử dụng” hay không trở nên gần như không thể nếu không đặt giới hạn về những gì bạn sẽ tìm kiếm và nơi bạn sẽ tìm kiếm nó.
Có một loại vấn đề phạm vi được đặt tên hoàn toàn khác mà bạn có thể theo dõi và làm sạch bằng các công cụ mà Excel cung cấp. Nếu bạn bật Trình quản lý tên (nhấn Ctrl + F3 để hiển thị), bạn có thể sử dụng nó để tìm các phạm vi được đặt tên không hợp lệ. (Không thể sử dụng các dải ô được đặt tên không hợp lệ, vì ngay cả khi chúng được tham chiếu ở đâu đó, chúng sẽ trả về kết quả không hợp lệ.)
Trong Trình quản lý Tên, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các tên được xác định trong sổ làm việc hiện tại. Hãy xem cả cột Giá trị và Tham chiếu đến. Nếu bất kỳ cái nào trong số đó có ký tự #REF! trong đó, bạn có thể xóa chúng một cách an toàn — chúng không còn là phạm vi được đặt tên hợp lệ nữa.
Nếu khám phá thêm bằng Trình quản lý tên, bạn sẽ muốn xem bất kỳ phạm vi nào có “không có giá trị” trong cột Giá trị. Đây là những cái có thể trỏ đến vùng sai của trang tính.
Nếu bạn muốn mở rộng những gì bạn có thể làm với Trình quản lý tên, bạn có thể xem xét bổ trợ bên thứ ba này từ Microsoft MVP Jan-Karel Pieterse:
http://www.jkp-ads.com/OfficeMarketPlacenm-en.asp
Bổ trợ này miễn phí và bạn có thể sử dụng nó để hiển thị các tên không sử dụng. Sau đó, bạn có thể xóa có chọn lọc (hoặc toàn bộ) những tên không sử dụng được đặt.
Một lần nữa, hãy nhớ rằng bất kể cách tiếp cận bạn sử dụng, bạn có thể sẽ xóa các phạm vi đã đặt tên mà lẽ ra không nên xóa. Bạn sẽ chỉ khám phá ra điều này theo thời gian, vì vậy bạn có thể muốn đảm bảo rằng bạn giữ một bản sao của sổ làm việc _ trước khi_ bạn thực hiện bất kỳ thao tác dọn dẹp nào.
ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.
Mẹo này (3153) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365.