Barnabas sử dụng Excel để tạo mua order s, một PO trên mỗi sổ làm việc. Anh ấy đã tạo một mẫu Excel bao gồm một bảng của tất cả các nhà cung cấp của họ. Anh ta muốn có bảng này, mà anh ta có thể cập nhật định kỳ, có sẵn cho tất cả các PO, quá khứ, hiện tại và tương lai. Nó có sẵn, tự động, cho bất kỳ sổ làm việc mới nào mà Barnabas tạo dựa trên mẫu đó, nhưng không có sẵn cho bất kỳ sổ làm việc nào đã tạo trước đó. Anh ấy tự hỏi liệu có cách nào để có thể truy cập danh sách nhà cung cấp hiện tại cho bất kỳ PO nào không.

Trước khi thảo luận về các tùy chọn, bạn cần hiểu rằng ý tưởng về một mẫu trong thế giới Excel khác nhiều so với ý tưởng về một mẫu trong thế giới Microsoft Word. (Cậu bé, đó là sự kết hợp vặn lưỡi— “Thế giới từ.”) Trong Excel, một mẫu là điểm khởi đầu cho một sổ làm việc. Sau khi sổ làm việc được tạo từ mẫu, không còn mối quan hệ nào giữa sổ làm việc và mẫu mà sổ làm việc đó dựa trên đó.

Ngược lại điều này với Word, trong đó mẫu là điểm bắt đầu cho tài liệu, nhưng mối quan hệ được duy trì giữa tài liệu và mẫu mà nó dựa trên đó. Bạn có thể cập nhật mẫu (thay đổi kiểu, macro, v.v.) và bất kỳ tài liệu nào dựa trên mẫu đó sẽ kế thừa các cập nhật đó.

Vì vậy, điều đó để lại chúng ta với Excel ở đâu? Có nghĩa là trong khi bạn có thể cập nhật mẫu, những cập nhật đó hoàn toàn không ảnh hưởng đến sổ làm việc dựa trên mẫu đó. Chà, không ảnh hưởng đến sổ làm việc đã tạo trước đó bằng cách sử dụng mẫu đó. Những sổ làm việc được tạo sau khi cập nhật mẫu sẽ dựa trên mẫu được cập nhật.

Cách tiếp cận hợp lý nhất khi sử dụng Excel sẽ là (a) duy trì dữ liệu của nhà cung cấp trong trang tính sổ làm việc và cập nhật định kỳ dữ liệu đó bằng macro hoặc (b) đặt dữ liệu của nhà cung cấp vào sổ làm việc của chính nó — có thể được lưu trữ trên ổ đĩa mạng— phải được mở bất cứ khi nào PO mở.

Bạn sử dụng phương pháp tiếp cận nào (a hoặc b) tùy thuộc vào điều bạn xem là giải pháp lâu dài tốt nhất cho cách bạn sử dụng dữ liệu của nhà cung cấp và sổ làm việc PO. Việc thực hiện hai chiến lược có lẽ quá phức tạp để đi sâu vào đây, vì bất kỳ việc triển khai nào như vậy sẽ phụ thuộc nhiều vào cách bạn thực hiện công việc mà bạn thực hiện. Tuy nhiên, đó là một quá trình đủ dễ dàng để lập kế hoạch. Giả sử bạn muốn sử dụng chiến lược đầu tiên. Các bước của bạn có thể bao gồm các bước sau:

  • Xác định nơi lưu trữ mẫu chứa bảng dữ liệu nhà cung cấp.

  • Tạo macro mở tự động chạy khi sổ làm việc PO được mở. Nó xác định xem mẫu có thể truy cập được hay không và nếu dữ liệu trong mẫu đã được cập nhật, có thể sử dụng một số sửa đổi của một số loại.

  • Nếu dữ liệu nhà cung cấp đã được cập nhật, hãy xóa dữ liệu nhà cung cấp trong sổ làm việc PO và sao chép bảng tính dữ liệu nhà cung cấp từ mẫu.

  • Cập nhật số sửa đổi nội bộ. (Đây thực sự có thể là một giá trị được lưu trữ trên trang tính dữ liệu của nhà cung cấp.)

  • Đóng mẫu, vì nó không còn cần thiết vào thời điểm này.

  • Lưu sổ làm việc PO.

Nếu bạn muốn thực hiện chiến lược thứ hai, thì bạn vẫn cần phải dựa vào một số macro. Chúng có thể bao gồm các bước sau:

  • Tạo macro mở tự động chạy khi sổ làm việc PO được mở. Nó xác định xem sổ làm việc dữ liệu của nhà cung cấp có đang mở hay không, điều này đảm bảo dữ liệu của nó có sẵn.

  • Nếu sổ làm việc dữ liệu của nhà cung cấp không có sẵn, hãy hiển thị thông báo thông báo cho người dùng về thực tế và từ chối tiếp tục. (Một ý tưởng hay là chỉ cần đóng sổ làm việc PO vì dữ liệu cần thiết không có sẵn.)

Trong trường hợp thứ hai này, bạn chỉ cần đảm bảo rằng thư mục chứa sổ làm việc dữ liệu của nhà cung cấp được lưu trữ trong thư mục XLStart. (Bất kỳ thứ gì trong thư mục đó sẽ tự động được tải khi bạn khởi động Excel.) Tất nhiên, nếu bạn muốn điều này hoạt động trên nhiều hệ thống, bạn sẽ cần tìm ra cách đưa sổ làm việc dữ liệu của nhà cung cấp vào thư mục XLStart của mỗi hệ thống đó . Một lần nữa, điều này có thể được thực hiện, nhưng nó chỉ đơn giản có nghĩa là kiểm tra nhiều hơn và tìm ra những gì sẽ xảy ra để “làm cho nó như vậy.”

Bất kể cách tiếp cận bạn chọn là gì, nó sẽ phải thực hiện một số kế hoạch nặng nhọc, cụ thể cho môi trường máy tính và nhu cầu kinh doanh của bạn và một số thời gian phát triển chuyên dụng.

Tuy nhiên, tại một số thời điểm, bạn sẽ phải đối mặt với thực tế rằng Excel có thể không phải là công cụ tốt nhất để quản lý PO của bạn. Bạn có thể sẽ tốt hơn — còn thời gian và tiền bạc — để mua một số phần mềm chuyên dụng hoặc phát triển phần mềm của riêng bạn phụ thuộc vào cơ sở dữ liệu tập trung. Mặc dù bạn có thể sử dụng Excel làm cơ sở dữ liệu, nhưng nó là một sự thay thế kém cho phần mềm cơ sở dữ liệu chuyên dụng như Access, Oracle, hoặc thậm chí MySQL.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (13760) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365.