Mary Lou tự hỏi liệu có cách nào cô ấy có thể bảo vệ một số cột bằng mật khẩu trong sổ làm việc được chia sẻ hay không. Sổ làm việc chỉ có một trang tính duy nhất và cô ấy cần bảo vệ các cột E và J để chúng không thể bị thay đổi, trừ khi người dùng biết một mật khẩu cụ thể.

Cách truyền thống để tiếp cận thử thách này là làm theo các bước sau:

  1. Chọn tất cả các ô trong trang tính của bạn. (Nhấn Ctrl + A sẽ thực hiện được thủ thuật.)

  2. Nhấn Ctrl + Shift + F. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  3. Đảm bảo rằng tab Bảo vệ được hiển thị. (Xem Hình 1.)

  4. Đảm bảo rằng hộp kiểm Đã khóa được xóa. (Bạn có thể cần phải nhấp vào nó một vài lần để làm cho nó thực sự bị xóa.) Thao tác này sẽ xóa bảo vệ khỏi tất cả các ô trong trang tính.

  5. Bấm OK để đóng hộp thoại Định dạng Ô.

  6. Chọn cột E.

  7. Nhấn Ctrl + Shift + F. Excel lại hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  8. Một lần nữa đảm bảo rằng tab Bảo vệ được hiển thị.

  9. Đảm bảo rằng hộp kiểm Đã khóa được chọn. Điều này bảo vệ các ô hiện đang được chọn.

  10. Bấm OK để đóng hộp thoại Định dạng Ô.

  11. Chọn cột J và lặp lại các bước từ 7 đến 10.

  12. Hiển thị tab Xem lại của ruy-băng.

  13. Nhấp vào công cụ Bảo vệ Trang tính. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Bảo vệ Trang tính. (Xem Hình 2.)

  14. Đảm bảo rằng hộp kiểm trên cùng (Bảo vệ Trang tính và Nội dung của Ô bị khóa) được chọn.

  15. Nhập mật khẩu vào nơi thích hợp.

  16. Sử dụng các hộp kiểm để tinh chỉnh cách bạn muốn áp dụng biện pháp bảo vệ.

  17. Bấm OK. Bạn lại được yêu cầu nhập mật khẩu.

  18. Nhập mật khẩu bạn đã sử dụng ở bước 15 lần thứ hai. Trang tính của bạn hiện đã được bảo vệ.

Kết quả của việc thực hiện tất cả các bước này là các ô trong cột E và J không thể thay đổi được. Tuy nhiên, nếu ai đó biết mật khẩu bạn đã sử dụng ở bước 15, họ có thể bỏ bảo vệ trang tính (điều khiển thích hợp nằm trên tab Xem lại của ruy-băng) và thực hiện bất kỳ thay đổi nào họ muốn. Nếu ai đó thực hiện thay đổi theo cách này, họ sẽ cần áp dụng lại biện pháp bảo vệ (từ bước 12 đến bước 17) trước khi lưu sổ làm việc. Nếu không, thì lần sau khi mở sổ làm việc, trang tính vẫn không được bảo vệ và bất kỳ ai cũng có thể thay đổi nội dung của cột E và J.

Như tôi đã nói, những điều trên thể hiện cách tiếp cận vấn đề truyền thống. Bạn cũng có thể sử dụng những cách phi truyền thống. Ví dụ: bạn có thể suy nghĩ lại về cách dữ liệu của bạn được kết hợp với nhau và có lẽ, di chuyển nội dung của cột E và J sang một trang tính khác hoặc thậm chí sang một sổ làm việc khác. Sau đó, bạn có thể bảo vệ thông tin đó và chỉ cần tham chiếu nó trong trang tính hiện tại.

Cách tiếp cận thứ ba là sử dụng một công cụ được giới thiệu cùng với phiên bản Excel 2010. Công cụ mới này, cho phép bạn bảo vệ các dải ô bằng mật khẩu, yêu cầu một sự thay đổi đối với các bước được trình bày trước đó trong mẹo này.

Các bước sẽ rất nhiều, nhưng nó cung cấp một cách linh hoạt hơn để giải quyết vấn đề bảo vệ. Đây là biến thể bao gồm việc sử dụng công cụ mới:

  1. Chọn tất cả các ô trong trang tính của bạn. (Nhấn Ctrl + A sẽ thực hiện được thủ thuật.)

  2. Nhấn Ctrl + Shift + F. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  3. Đảm bảo rằng tab Bảo vệ được hiển thị.

  4. Đảm bảo rằng hộp kiểm Đã khóa được xóa. (Bạn có thể cần phải nhấp vào nó một vài lần để làm cho nó thực sự bị xóa.) Thao tác này sẽ xóa bảo vệ khỏi tất cả các ô trong trang tính.

  5. Bấm OK để đóng hộp thoại Định dạng Ô.

  6. Chọn cột E.

  7. Nhấn Ctrl + Shift + F. Excel lại hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  8. Một lần nữa đảm bảo rằng tab Bảo vệ được hiển thị.

  9. Đảm bảo rằng hộp kiểm Đã khóa được chọn. Điều này bảo vệ các ô hiện đang được chọn.

  10. Bấm OK để đóng hộp thoại Định dạng Ô.

  11. Chọn cột J và lặp lại các bước từ 7 đến 10.

  12. Hiển thị tab Xem lại của ruy-băng.

  13. Nhấp vào Cho phép Người dùng Chỉnh sửa Phạm vi. (Bấm Cho phép Chỉnh sửa Phạm vi nếu bạn đang sử dụng Excel trong Office 365 hoặc Excel 2019.) Excel sẽ hiển thị hộp thoại Cho phép Người dùng Chỉnh sửa Phạm vi. (Xem Hình 3.)

  14. Nhấp vào nút Mới. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Phạm vi Mới. (Xem Hình 4.)

  15. Trong hộp Tiêu đề, nhập tên bạn muốn sử dụng cho phạm vi này. (Tiêu đề không đặc biệt quan trọng. Hãy sử dụng thứ gì đó có ý nghĩa với bạn.)

  16. Trong hộp Tham chiếu đến Ô, hãy nhập như sau: = $ E: $ E, $ J: $ J. Trong hộp Mật khẩu phạm vi, nhập mật khẩu bạn muốn cung cấp cho những người có thể chỉnh sửa cột E và J.

  17. Nhấp vào OK. Bạn lại được yêu cầu nhập mật khẩu.

  18. Nhập mật khẩu bạn đã sử dụng ở bước 17 lần thứ hai. Phạm vi hiện xuất hiện trong hộp thoại Cho phép người dùng chỉnh sửa phạm vi.

  19. Bấm OK để đóng hộp thoại Cho phép Người dùng Chỉnh sửa Dãy.

  20. Nhấp vào công cụ Bảo vệ Trang tính. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Bảo vệ Trang tính.

  21. Đảm bảo rằng hộp kiểm trên cùng (Bảo vệ Trang tính và Nội dung của Ô bị khóa) được chọn.

  22. Nhập mật khẩu vào nơi thích hợp. Mật khẩu này không được giống với mật khẩu bạn đã sử dụng ở bước 17 và bước 19; nó phải khác.

  23. Sử dụng các hộp kiểm để tinh chỉnh cách bạn muốn áp dụng biện pháp bảo vệ.

  24. Bấm OK. Bạn lại được yêu cầu nhập mật khẩu.

  25. Nhập mật khẩu bạn đã sử dụng ở bước 23 lần thứ hai. Trang tính của bạn hiện đã được bảo vệ.

Lợi thế của phương pháp này là bạn có hai cấp độ passwords— một cho phạm vi (cột E và J) và một cho toàn bộ trang tính. Khi ai đó đang sử dụng trang tính được bảo vệ theo cách này, khi họ cố gắng sửa đổi một ô trong cột E hoặc J, họ sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu. Nếu họ cung cấp mật khẩu chính xác (đây là mật khẩu mà bạn đã chỉ định trong bước 17 và 19), thì họ có thể chỉnh sửa bất kỳ thứ gì họ muốn trong cột E và J.

Khi sổ làm việc được lưu, thoát và mở lại, thì tính năng bảo vệ sẽ tự động được đặt lại và chỉ có thể chỉnh sửa lại cột E và J nếu biết mật khẩu — người dùng không cần phải “bảo vệ lại” trang tính một cách rõ ràng trước khi lưu. Ngoài ra, bạn không bao giờ phải cung cấp mật khẩu mà bạn đã sử dụng để bảo vệ toàn bộ trang tính.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (8388) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365.