Một số dữ liệu yêu cầu các số 0 đứng đầu. Ví dụ đầu tiên xuất hiện trong tâm trí là Mã ZIP, trong đó một số mã có số 0 đứng đầu. Cũng có những ví dụ khác. Ví dụ: bạn có thể có một biểu đồ tài khoản trong đó số tài khoản sổ cái chung bắt đầu bằng các số 0 đứng đầu.

Khi bạn dán thông tin vào Excel, nó thường cố gắng “phân tích cú pháp” dữ liệu và đặt nó ở định dạng mà nó có thể hoạt động. Khi bạn dán dữ liệu có các số 0 đứng đầu và dữ liệu có thể được hiểu một cách hợp lý là các số, thì Excel sẽ tách các số 0 đứng đầu khỏi những gì bạn đang dán.

Ví dụ: 0012387 trở thành một giá trị số, 12387.

Điều gì xảy ra nếu bạn muốn giữ lại các số 0 ở đầu? Câu trả lời tùy thuộc vào việc bạn đang sao chép và dán từ nguồn không phải Excel hay từ dữ liệu đã có trong sổ làm việc Excel.

Nguồn không phải Excel

Nếu bạn đang sao chép thông tin từ một nguồn không phải Excel, chẳng hạn như tệp văn bản hoặc thậm chí từ một trang web, bao gồm các số 0 ở đầu là khá đơn giản. Chìa khóa (và là phần mà nhiều người bỏ lỡ) là đảm bảo rằng các ô đích — những ô sẽ nhận dữ liệu được dán — được định dạng dưới dạng văn bản _ trước khi_ bạn thực hiện dán. Làm theo các bước sau:

  1. Chọn các ô sẽ chứa dữ liệu bạn sẽ dán.

  2. Hiển thị tab Trang đầu của dải băng.

  3. Nhấp vào biểu tượng nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Số.

Excel sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Ô, với tab Số được chọn. (Xem Hình 1.)

  1. Trong danh sách Thể loại, hãy chọn Văn bản.

  2. Nhấp vào OK.

Bây giờ bạn có thể dán hoàn toàn không có vấn đề gì. Định dạng ô dưới dạng văn bản có nghĩa là Excel sẽ không cố gắng phân tích cú pháp số dưới dạng số, thay vào đó, nó sẽ cho phép dán chúng vào các ô “nguyên trạng”.

Nguồn Excel

Nếu dữ liệu của bạn nằm trong sổ làm việc Excel, thì cách bạn dán đôi khi có vẻ hơi khó hiểu. Điều quan trọng là phải nhớ rằng có hai phần riêng biệt đối với bất kỳ thứ gì bạn sao chép và dán — nội dung và định dạng của nội dung đó.

Ví dụ: giả sử dữ liệu bạn muốn sao chép đã có các số 0 ở đầu — bạn có thể thấy chúng trên màn hình! Nghe thật tuyệt phải không?

Tốt, bạn nên chọn một ô hiển thị các số 0 ở đầu và sau đó xem những gì bạn thấy trong thanh Công thức. Nếu những gì bạn thấy ở đó không hiển thị các số 0 đứng đầu, thì giá trị trong ô là một giá trị số được định dạng để hiển thị các số 0 đứng đầu đó, có thể là sử dụng định dạng tùy chỉnh. Nếu thanh Công thức bao gồm các số 0 ở đầu, thì ô có nhiều khả năng được định dạng dưới dạng văn bản. Trong cả hai trường hợp, bạn có thể sao chép và dán ô và định dạng sẽ đi cùng với những gì bạn sao chép — nghĩa là những gì bạn dán sẽ bao gồm các số 0 đứng đầu hoặc ít nhất có vẻ như có các số 0 đứng đầu.

Nếu bạn không muốn sao chép định dạng ô, thì bạn sẽ cần sử dụng Dán Đặc biệt (nhấp vào mũi tên xuống ở bên phải của công cụ Dán trên tab Trang đầu của dải băng) để chỉ dán các giá trị. Nếu bạn dán giá trị vào các ô trước đó được định dạng dưới dạng văn bản (xem phần trước trong mẹo này), thì các giá trị số sau đó được coi là giá trị văn bản.

Tuy nhiên, chúng sẽ không bao gồm bất kỳ số 0 đứng đầu nào vì các giá trị số ban đầu không thực sự có bất kỳ số 0 đứng đầu nào.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (12477) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Excel tại đây: