Kristine gửi e-mail một sổ làm việc Excel tới nhiều người dùng với các máy tính khác nhau, một số máy Mac và một số Windows cũng như các hệ thống e-mail khác nhau (Gmail, Hotmail, Yahoo, AOL, v.v.). Bất cứ khi nào cô ấy gửi sổ làm việc đi, luôn có người không thể in nó như khi cô ấy gửi nó, vì vậy cô ấy đang băn khoăn không biết nên sử dụng định dạng nào là tốt nhất cho sổ làm việc để đảm bảo số lượng người có thể truy cập nhiều nhất.

Để tìm ra định dạng tốt nhất là gì, bạn sẽ cần tìm hiểu phiên bản Excel nào đang được người nhận của bạn sử dụng. Khi đã có thông tin đó, bạn nên sử dụng “mẫu số chung nhỏ nhất”

phương pháp tiếp cận — chọn phiên bản Excel cũ nhất. Nếu phiên bản cũ nhất là Excel 2007, bạn có thể sử dụng tệp XLSX, nhưng nếu ai đó đang sử dụng Excel 2003 trở lên, bạn sẽ cần sử dụng định dạng XLS.

Tất nhiên, bạn sẽ muốn cân bằng cách tiếp cận này với bản chất của dữ liệu và công thức trong sổ làm việc của mình. Bạn sẽ không sử dụng định dạng XLS nếu bạn sử dụng các công thức dựa trên các hàm trang tính được giới thiệu trong các phiên bản Excel sau. Nếu đây là trường hợp của sổ làm việc của bạn, giải pháp duy nhất là yêu cầu người dùng của bạn nâng cấp lên các phiên bản Excel mới hơn hoặc làm lại các công thức của sổ làm việc của bạn để không sử dụng các hàm mới hơn.

Nếu người dùng không thực sự cần sử dụng sổ làm việc (họ không cần nhập hoặc thay đổi dữ liệu) và tất cả những gì họ cần làm là in sổ làm việc ra, thì đó là một ấm cá khác. Trong trường hợp như vậy, bạn không phải lo lắng về phiên bản Excel nào mà còn là phiên bản Windows nào, trình điều khiển máy in nào và máy in họ đang sử dụng. Excel có thể sửa đổi cách nó in dựa trên bất kỳ yếu tố nào trong số này, có nghĩa là một trang tính có thể in trên một hệ thống khác với hệ thống khác dựa trên các thành phần này.

Điều đó đang được nói, nếu người dùng chỉ cần in, bạn nên xem xét không gửi sổ làm việc Excel. Thay vào đó, hãy tạo tệp PDF của sổ làm việc trên hệ thống của bạn và sau đó gửi tệp PDF ra ngoài. Bạn có nhiều cơ hội hơn để các bản in khớp với các hệ thống khác nhau khi in PDF so với in sổ làm việc gốc.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (10159) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365.