April mô tả một tình huống quá phổ biến trong môi trường văn phòng:

bạn tạo một trang tính, làm cho nó trông vừa phải, bảo vệ nó và sau đó cho phép người khác thực hiện các thay đổi đối với các ô không được bảo vệ. Khi bạn lấy lại trang tính, đã có những thay đổi đối với thiết lập trang và định dạng khiến trang tính trông khác với những gì bạn dự định.

Có một số cách tiếp cận bạn có thể thực hiện với vấn đề này. Đầu tiên là chia đầu vào và đầu ra của bạn thành các trang tính riêng biệt. Tạo trang tính nơi người dùng có thể nhập dữ liệu của họ, sau đó tạo trang tính đầu ra mà bạn sử dụng để in dữ liệu. Trang tính đầu ra chỉ đơn giản lấy dữ liệu từ trang tính đầu vào thông qua việc sử dụng tham chiếu ô và công thức. Vì người dùng không có quyền truy cập vào trang tính đầu ra nên nó không thể tải lên.

Nếu trang tính đã được bảo vệ, Excel cho phép bạn cho phép hoặc cấm rõ ràng các thay đổi định dạng khi bạn bật tính năng bảo vệ.

Tuy nhiên, việc cấm thay đổi định dạng không bảo vệ bạn mọi lúc. Một ngoại lệ là nếu người dùng sao chép các ô được định dạng từ một trang tính khác và dán chúng vào các ô đã mở khóa trong trang tính được bảo vệ. Không có cách nào để ngăn chặn điều này, thiếu sót khi sử dụng phương pháp trang đầu vào / trang đầu ra đã được mô tả.

Về thiết lập trang, Excel cho phép sửa đổi thiết lập trang (lề, v.v.), ngay cả trên một trang tính được bảo vệ. Cách giải quyết tốt nhất là tạo một macro sẽ đặt cấu hình thiết lập trang như bạn muốn và để macro tự động chạy trước khi trang tính được in. (Chỉ cần gán macro cho sự kiện BeforePrint cho sổ làm việc.)

Nếu người dùng khác vẫn xoay quanh các cài đặt theo cách khiến đầu ra của sổ làm việc không chuẩn hoặc thậm chí không thể sử dụng được, bạn có thể cần sử dụng các phương tiện không phải Excel để đảm bảo tuân thủ. :>)

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (1084) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Excel tại đây: