Jenny có một trang tính lớn mà cô ấy thường phải sắp xếp. Một số lần dữ liệu đã bị “lộn xộn” sau khi sắp xếp. Jenny tự hỏi liệu có cách nào khác ngoài việc chọn thủ công tất cả các ô cần sắp xếp để đảm bảo rằng tất cả dữ liệu được chọn trước khi Excel thực sự thực hiện việc sắp xếp hay không.

Điều lớn nhất bạn có thể làm để ngăn chặn việc sắp xếp lộn xộn là nhớ cách Excel “phát hiện” dữ liệu bạn muốn sắp xếp. Bắt đầu với ô đang được chọn, Excel sẽ nhìn theo mọi hướng (lên, xuống, trái và phải)

cho đến khi nó tìm thấy các hàng hoặc cột trống. Khi nó tìm thấy hàng hoặc cột trống, nó sẽ tìm ra ranh giới cho dữ liệu bạn muốn sắp xếp.

Do đó, nếu dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp thực sự chứa các hàng hoặc cột trống, thì việc sắp xếp sẽ luôn làm rối dữ liệu của bạn vì Excel sẽ không nắm bắt được mọi thứ.

Cách đầu tiên để giải quyết vấn đề này là chọn các hàng và cột — tất cả dữ liệu — mà bạn muốn sắp xếp trước khi thực hiện sắp xếp. Tuy nhiên, giải pháp tốt hơn là đảm bảo không có hàng hoặc cột trống nào trong dữ liệu của bạn — chỉ cần xóa chúng hoặc đặt một thứ gì đó vào hàng hoặc cột để Excel nhận ra nó là một phần dữ liệu của bạn.

Nếu dữ liệu của bạn bị lộn xộn do các tiêu đề cột di chuyển xung quanh sau khi sắp xếp, thì bạn cần đảm bảo rằng các tiêu đề này được phân biệt với dữ liệu trong bảng theo một cách nào đó. Tôi muốn đảm bảo rằng chúng được in đậm và mỗi ô đều được gạch chân. Điều này thường thực hiện thủ thuật để Excel tự động nhận dạng chúng dưới dạng tiêu đề chứ không phải dữ liệu.

Ngoài ra, nếu tôi bao gồm một tiêu đề trong một cột trống khác, cột đó sẽ không còn trống nữa và Excel nhận ra nó là một phần của dữ liệu được sắp xếp. (Điều này giúp giảm bớt vấn đề về các cột trống đã thảo luận trước đó.)

Một cách khác để giúp ngăn chặn việc sắp xếp lộn xộn là xác định dữ liệu của bạn dưới dạng bảng. Bạn thực hiện việc này bằng cách chọn các hàng và cột tạo nên dữ liệu của mình rồi nhấn Ctrl + T. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Tạo Bảng, nơi bạn có thể xác minh rằng tất cả dữ liệu của bạn đã được chọn. Bấm OK trong hộp thoại và bảng được tạo. Khi bạn chọn sắp xếp bảng, tất cả dữ liệu — bao gồm bất kỳ hàng hoặc cột trống nào trong bảng — đều được đưa vào sắp xếp.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (6285) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 và 2016.