Rachel đang cố gắng hạn chế một ô để chỉ cho phép các mục nhập bắt đầu bằng ít nhất hai chữ số. Do đó, mục nhập gồm một chữ số sẽ không được phép, nhưng mục nhập gồm hai, ba hoặc bốn chữ số sẽ được phép. Rachel tự hỏi liệu điều này có khả thi không, có lẽ là sử dụng Xác thực dữ liệu.

Có, điều này có thể được xử lý thông qua Xác thực dữ liệu. Giả sử rằng bạn muốn chỉ cho phép nhập các số nguyên vào ô, bạn sẽ thiết lập nó theo cách sau:

  1. Chọn ô mà người dùng sẽ nhập mục nhập của họ.

  2. Hiển thị tab Dữ liệu của dải băng.

  3. Trong nhóm Công cụ dữ liệu, hãy nhấp vào công cụ Xác thực dữ liệu. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Xác thực Dữ liệu với tab Cài đặt được hiển thị. (Xem Hình 1.)

  4. Sử dụng danh sách thả xuống Cho phép, chọn Số nguyên.

  5. Sử dụng danh sách Dữ liệu thả xuống, chọn Lớn hơn.

  6. Trong hộp Tối thiểu, nhập giá trị 9. (Hộp Tối thiểu chỉ hiển thị sau khi hoàn thành bước 4 và 5)

  7. Bấm OK.

Nếu người dùng của bạn được phép nhập các giá trị thập phân, thì các bước cần được sửa đổi một chút:

  1. Chọn ô mà người dùng sẽ nhập mục nhập của họ.

  2. Hiển thị tab Dữ liệu của dải băng.

  3. Trong nhóm Công cụ dữ liệu, hãy nhấp vào công cụ Xác thực dữ liệu. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Xác thực Dữ liệu với tab Cài đặt được hiển thị.

  4. Sử dụng danh sách thả xuống Cho phép, chọn Thập phân.

  5. Sử dụng danh sách dữ liệu thả xuống, chọn Lớn hơn hoặc Bằng.

  6. Trong hộp Tối thiểu, nhập giá trị 10. (Hộp Tối thiểu chỉ hiển thị sau khi hoàn thành bước 4 và 5)

  7. Bấm OK.

Một trong hai cách tiếp cận này sẽ hoạt động tốt, được cung cấp một giá trị chẳng hạn như “03”

không được coi là một mục nhập hai chữ số hợp lệ. Nếu đúng như vậy, bạn sẽ cần phải thay đổi hoàn toàn cách thiết lập Xác thực dữ liệu:

  1. Chọn ô mà người dùng sẽ nhập mục nhập của họ.

  2. Hiển thị tab Dữ liệu của dải băng.

  3. Trong nhóm Công cụ dữ liệu, hãy nhấp vào công cụ Xác thực dữ liệu. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Xác thực Dữ liệu với tab Cài đặt được hiển thị.

  4. Sử dụng danh sách thả xuống Cho phép, chọn Độ dài Văn bản.

  5. Sử dụng danh sách Dữ liệu thả xuống, chọn Lớn hơn.

  6. Trong hộp Tối thiểu, nhập giá trị 1.

  7. Bấm OK.

Hạn chế của việc cho phép nhập văn bản là tất nhiên, người dùng có thể nhập một giá trị không hợp lý, chẳng hạn như “ab” hoặc “Q7”. Ngoài ra, vì người dùng đang nhập giá trị văn bản (và nó được lưu trữ trong ô dưới dạng giá trị văn bản), bạn có thể nhận được kết quả thú vị nếu tham chiếu ô đó trong một công thức.

Bạn sẽ muốn xem xét cẩn thận những gì bạn muốn người dùng làm khi người dùng nhập dữ liệu vào ô. Nếu cần, bạn có thể nhập toàn bộ công thức vào hộp thoại Xác thực dữ liệu để đánh giá bất cứ điều gì người dùng nhập để đảm bảo nó phù hợp với nhu cầu của bạn. Ví dụ: nếu bạn muốn người dùng có thể nhập bất cứ thứ gì miễn là hai ký tự đầu tiên là chữ số, các bước sau sẽ hoạt động:

  1. Chọn ô mà người dùng sẽ nhập mục nhập của họ. (Với mục đích của các bước này, tôi sẽ giả sử ô là A2.)

  2. Hiển thị tab Dữ liệu của dải băng.

  3. Trong nhóm Công cụ dữ liệu, hãy nhấp vào công cụ Xác thực dữ liệu. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Xác thực Dữ liệu với tab Cài đặt được hiển thị.

  4. Sử dụng danh sách thả xuống Cho phép, chọn Tùy chỉnh.

  5. Trong hộp Công thức, hiển thị sau khi hoàn thành bước 4, hãy nhập công thức sau. (Mặc dù nó được hiển thị trên nhiều dòng ở đây, đây là một công thức duy nhất nên được đặt trong hộp Công thức.)

  6. Bấm OK.

Sử dụng kịch bản này, người dùng có thể nhập “02” hoặc “1234” hoặc thậm chí “73abcd.” Yêu cầu duy nhất là hai ký tự đầu tiên được nhập sẽ là chữ số.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (6157) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365.