Có hai cách bạn có thể sắp xếp thông tin trong Excel: sử dụng công cụ Sắp xếp Tăng dần và Sắp xếp Giảm dần trên thanh công cụ hoặc bằng cách sử dụng hộp thoại Sắp xếp. Sử dụng các công cụ trên thanh công cụ cho phép bạn sắp xếp nhanh hơn, nhưng Excel sẽ đưa ra một số giả định trong quá trình này.

Đầu tiên, Excel giả định rằng bạn chỉ muốn sắp xếp theo cột của bất kỳ ô nào bạn đã chọn. Nếu bạn muốn thực hiện sắp xếp thứ cấp và thứ ba trên nhiều hơn một cột (hoặc hàng), bạn cần sử dụng hộp thoại Sắp xếp.

Giả định thứ hai ảnh hưởng đến chính xác những gì Excel sắp xếp. Nếu bạn đã chọn một ô, Excel sẽ mở rộng vùng chọn để chọn một phạm vi (giống như nhấn Ctrl + Shift + 8) được giới hạn bởi một hoặc nhiều cột và hàng trống. Sau đó, nó sẽ kiểm tra hàng đầu tiên trong phạm vi đã chọn để xác định xem nó có chứa thông tin tiêu đề hay không.

Đây là lúc việc sắp xếp bằng các công cụ trên thanh công cụ có thể trở nên phức tạp — tiêu đề của bạn (giả sử bạn có) phải đáp ứng một số nguyên tắc khá nghiêm ngặt để Excel nhận ra nó là tiêu đề. Ví dụ: nếu có bất kỳ ô trống nào trong hàng tiêu đề, Excel có thể nghĩ rằng đó không phải là tiêu đề. Tương tự như vậy, nếu hàng tiêu đề được định dạng giống với các hàng khác trong phạm vi dữ liệu, thì Excel có thể không nhận ra nó. Ngoài ra, nếu bảng dữ liệu của bạn hoàn toàn bao gồm văn bản và hàng tiêu đề của bạn không chứa gì ngoài văn bản, thì Excel sẽ — hầu như mọi lúc — không nhận ra hàng tiêu đề. (Hàng trông giống như một hàng dữ liệu khác trong Excel.)

Chỉ sau khi chọn phạm vi và xác định xem có hàng tiêu đề hay không thì Excel mới thực hiện việc sắp xếp thực tế. Mức độ hài lòng của bạn với kết quả phụ thuộc vào việc Excel có đúng cả lựa chọn phạm vi và xác định hàng tiêu đề hay không. Ví dụ: nếu Excel không nghĩ rằng bạn có hàng tiêu đề và bạn có, thì tiêu đề của bạn được sắp xếp vào phần nội dung của dữ liệu; đây thường là một điều xấu.

Để đảm bảo rằng phạm vi dữ liệu của bạn được nhận dạng chính xác, hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + 8 để xem những gì Excel chọn; đây là những gì sẽ được sắp xếp. Nếu nó không phù hợp với mong đợi của bạn, thì bạn cần phải sửa đổi ký tự của dữ liệu trong bảng của mình hoặc bạn cần chọn phạm vi dữ liệu trước khi sử dụng hộp thoại Sắp xếp.

Để đảm bảo rằng tiêu đề của bạn được nhận dạng chính xác, hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + 8 để chọn phạm vi dữ liệu, sau đó xem hàng đầu tiên. Nếu tiêu đề của bạn có các ô trống trong số những ô đã chọn ở hàng đầu tiên, hoặc hàng đầu tiên được định dạng giống như hàng thứ hai hoặc bạn đã chọn nhiều hơn một hàng tiêu đề, thì Excel sẽ giả định rằng bạn không có hàng tiêu đề nào cả. Để sửa lỗi này, hãy thực hiện các thay đổi trong hàng tiêu đề của bạn để đảm bảo rằng nó được Excel nhận dạng đúng.

Cuối cùng, tất cả các cược có thể bị tắt nếu bảng dữ liệu của bạn sử dụng các tiêu đề nhiều hàng. Excel rất khó nhận ra chúng. Bạn ghép vấn đề khi bạn mong đợi nó bao gồm các hàng trống trong tiêu đề đó; nó không thể tự động làm được. Tuy nhiên, bạn có thể chỉ cần chọn tất cả các hàng bạn muốn sắp xếp trước khi thực hiện sắp xếp. Nói cách khác, hãy cụ thể hóa những gì bạn muốn Excel sắp xếp; đừng để Excel đưa ra các giả định cho bạn.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (9423) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Excel tại đây: