PivotTables rất phù hợp cho một số kiểu phân tích dữ liệu nhất định. Vì PivotTables thực hiện khá nhiều việc bẻ khóa số, một trong những kỹ thuật Excel sử dụng để xử lý chúng nhanh hơn là tạo một “tập dữ liệu trung gian”

để làm việc với. Tập dữ liệu trung gian này, theo mặc định, được lưu trữ cùng với trang tính, vì vậy PivotTables có thể tăng kích thước sổ làm việc của bạn, đôi khi đáng kể.

Nếu sổ làm việc của bạn chứa nhiều PivotTable, tất cả đều dựa trên một nguồn dữ liệu duy nhất, thì Excel có thể tạo tập dữ liệu trung gian cho từng PivotTable, thay vì sử dụng một tập dữ liệu trung gian. Tất nhiên, điều này có thể làm tăng kích thước sổ làm việc của bạn rất nhanh.

Bạn có thể kiểm soát cách Excel tạo tập dữ liệu trung gian bằng cách sửa đổi các tùy chọn bạn sử dụng khi tạo PivotTable.

  1. Tạo PivotTable của bạn như bình thường.

  2. Hiển thị tab Tùy chọn (Excel 2007 và Excel 2010) hoặc tab Phân tích (Excel 2013) hoặc tab Phân tích PivotTable (phiên bản Excel mới hơn) của Ruy-băng. (Tab này chỉ hiển thị khi bạn chọn một ô trong PivotTable.)

  3. Ở cuối bên trái của Ruy-băng, hãy bấm vào công cụ Tùy chọn trong nhóm PivotTable. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chọn PivotTable.

  4. Đảm bảo rằng tab Dữ liệu được hiển thị. (Xem Hình 1.)

  5. Bỏ chọn hộp kiểm Lưu dữ liệu nguồn với tệp.

  6. Chọn hộp kiểm Làm mới khi Mở.

  7. Bấm vào OK để đóng hộp thoại Tùy chọn PivotTable.

Bạn không cần phải chọn hộp kiểm Làm mới khi Mở (bước 6) nếu không muốn, nhưng nếu không, bạn cần nhớ làm mới PivotTable theo cách thủ công mỗi khi bạn mở sổ làm việc.

Nếu bạn đã có khá nhiều PivotTable trong sổ làm việc của mình và bạn không muốn thực hiện lại quá trình tạo chúng, bạn có thể sử dụng macro để chuyển qua PivotTables và sửa đổi chỉ mục bộ nhớ đệm và tắt tính năng lưu dữ liệu trung gian vào đĩa. Macro sau sẽ thực hiện các nhiệm vụ này:

Sub PTReduceSize()

Dim wks As Worksheet     Dim PT As PivotTable

For Each wks In ActiveWorkbook.Worksheets         For Each PT In wks.PivotTables             PT.RefreshTable             PT.CacheIndex = 1             PT.SaveData = False         Next     Next End Sub

Khi macro chạy (sẽ không mất nhiều thời gian), bạn nên lưu sổ làm việc của mình bằng tùy chọn Lưu dưới dạng. Thao tác này sẽ ghi một tệp sổ làm việc mới và bạn sẽ có thể so sánh mức độ thay đổi này đã làm giảm kích thước sổ làm việc của bạn. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng với dữ liệu trung gian không được lưu vào đĩa, việc làm mới PivotTables mất nhiều thời gian hơn khi bạn mở sổ làm việc lần đầu tiên.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên trang ExcelTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (8669) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Excel trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Excel tại đây: