Nolan nhận thấy rằng một số sách bài tập của anh ấy đang trở nên khá lớn. Anh ấy muốn thu nhỏ kích thước của các sổ làm việc, nhưng không chắc cách tiếp cận nào để thu nhỏ chúng sẽ mang lại kết quả tốt nhất. Do đó, anh ấy đang tìm kiếm những gợi ý tốt nhất về cách thu nhỏ kích thước sổ làm việc của mình.

Trước khi bắt đầu một số ý tưởng “thực hành” mà bạn có thể áp dụng trong lĩnh vực này, tôi nên đề cập rằng điều quan trọng là phải tìm ra lý do tại sao kích thước tệp lớn có thể được quan tâm. Sau khi suy nghĩ về nó một lúc, có hai lĩnh vực quan tâm chung mà tôi đã đưa ra. Đầu tiên, mọi người có thể lo lắng về kích thước tệp lớn vì tệp chiếm nhiều dung lượng đĩa hoặc chúng mất một lúc để truyền qua mạng hoặc qua Internet. Thứ hai, họ có thể lo lắng vì các tệp lớn hơn mất nhiều thời gian hơn để tải và tính toán lại.

Hãy lần lượt thảo luận về cả hai mối quan tâm này.

Kích thước tệp vật lý

Kích thước tệp vật lý thực tế của sổ làm việc bị ảnh hưởng bởi hai yếu tố chính — các yếu tố mà bạn đang lưu trong tệp và định dạng mà bạn lưu tệp đó. Các phần tử trong tệp là những thứ như trang tính, hàng và cột, kiểu, PivotTables, đa phương tiện (hình ảnh, âm thanh và video),

Có vẻ như không cần thiết khi nói rằng sổ làm việc bao gồm các trang tính và những trang tính đó lần lượt bao gồm các hàng và cột.

Tuy nhiên, điều bạn có thể không nhận ra là trang tính có thể bị ẩn và trang tính có thể chứa các hàng và cột thừa.

Trước tiên, hãy hiện tất cả các trang tính trong sổ làm việc của bạn. Thật dễ dàng để kiểm tra xem bạn có bất kỳ ẩn nào không; chỉ cần bấm chuột phải vào một trong các tab trang tính trong sổ làm việc. Trong menu Ngữ cảnh kết quả, nếu có thể chọn tùy chọn Bỏ ẩn, điều đó có nghĩa là bạn đã ẩn các trang tính. Chọn tùy chọn và bạn có thể thấy một hộp thoại hiển thị tất cả các bảng tính ẩn. Hiện chúng, và sau đó xác định xem bạn có thực sự cần chúng hay không. Nếu không, hãy xóa chúng để giải phóng dung lượng.

Bây giờ, trong mỗi trang tính còn lại, bạn sẽ muốn kiểm tra xem có hàng hoặc cột không liên quan nào đang được Excel lưu hay không. Cách đơn giản nhất là hiển thị trang tính và nhấn Ctrl + End. Thao tác này chọn bất kỳ thứ gì Excel cho là hàng và cột cuối cùng trong trang tính. Nếu nó không khớp với những gì bạn tin là hàng cuối cùng của cột, chỉ cần xóa mọi thứ ngoài hàng và cột cuối cùng thực tế.

Có một lưu ý ở đây: Khi bạn xóa các hàng và cột không liên quan (đảm bảo rằng bạn thực hiện điều đó trên mọi trang tính), bạn sẽ muốn lưu sổ làm việc, khởi động lại Excel, tải lại sổ làm việc và kiểm tra lại từng trang tính. Thực hiện việc này là “kiểm tra kỹ” để đảm bảo bạn đã thực sự xóa các hàng và cột không liên quan thay vì chỉ xóa chúng.

(Chúng thực sự cần được xóa chứ không phải xóa.)

Có một điều khác bạn có thể kiểm tra khi nói đến dung lượng không cần thiết, nhưng nó chỉ áp dụng nếu bạn dán dữ liệu trong trang tính của mình từ nguồn không phải Excel hoặc nếu bạn nhập dữ liệu được tạo bởi chương trình của bên thứ ba. Trong một số trường hợp, bạn có thể thấy rằng dữ liệu của mình chứa các khoảng trắng không liên quan ở cuối giá trị văn bản. Ví dụ: thay vì văn bản đơn giản như “Đây là văn bản mẫu của tôi”, ô có thể chứa văn bản theo sau bởi nhiều khoảng trắng. Điều này sẽ mất một số công việc thám tử để tìm ra liệu các ô của bạn có thêm khoảng trắng hay không, nhưng về phía cuối, bạn có thể thấy công thức sau hữu ích:

=IF(LEN(A1) <> LEN(TRIM(A1)), "Extra spaces", "")

Dựa vào hàm TRIM để xóa khoảng trắng ở đầu hoặc cuối ô, công thức sẽ hiển thị văn bản “Khoảng trắng thừa” nếu độ dài của nội dung ô không giống nhau. Xóa các khoảng trống thừa khỏi bất kỳ ô vi phạm nào.

Các kiểu cũng có thể chiếm dung lượng trong sổ làm việc của bạn, vì vậy bạn nên xóa các kiểu mà bạn có thể không sử dụng. Các cách tốt nhất để thực hiện việc này được đề cập trong ExcelTip:

https://excelribbon.tips.net/T012259

Bạn cũng có thể xem xét giảm số lượng biến thể định dạng được sử dụng trong sổ làm việc và số lần bạn sử dụng xác thực dữ liệu. Cả hai đều có thể làm tăng kích thước của sổ làm việc, vì vậy bạn sẽ đặc biệt muốn kiểm tra xem định dạng và xác thực dữ liệu có đang được áp dụng cho các ô trống hay không.

Nếu sổ làm việc của bạn chứa PivotTables, hãy hiểu rằng điều này có thể làm tăng kích thước tệp sổ làm việc của bạn lên khá nhiều. Tuy nhiên, có một cách để vẫn sử dụng PivotTables nhưng giảm kích thước tổng thể của sổ làm việc của bạn. Kỹ thuật này tốt nhất được đề cập trong một mẹo khác, bạn có thể tìm thấy ở đây:

https://excelribbon.tips.net/T008669

Khi nói đến các phần tử đa phương tiện trong sổ làm việc, bạn sẽ muốn kiểm tra từng hình ảnh, tệp âm thanh và video mà bạn có thể có trong sổ làm việc để xác định xem bạn có thực sự cần chúng hay không. Các phần tử đa phương tiện có thể tiêu tốn RẤT NHIỀU dung lượng, vì vậy bạn chỉ nên sử dụng chúng nếu thực sự cần thiết. Ngoài ra, khi nói đến hình ảnh, bạn sẽ muốn kiểm tra để đảm bảo rằng bạn không cắt hình ảnh trong Excel. Cắt ảnh ẩn những gì được hiển thị khỏi ảnh, nhưng nó không làm giảm kích thước thực của ảnh được lưu trong sổ làm việc. Thay vào đó, hãy lưu hình ảnh vào đĩa, chỉnh sửa chúng bằng trình chỉnh sửa hình ảnh thực tế và thay thế chúng vào sổ làm việc.

Excel cũng cho phép bạn nén ảnh và giảm độ phân giải của bất kỳ ảnh nào bạn có trong sổ làm việc. Cân bằng độ nén, độ phân giải và chất lượng có thể là một bước đi khó khăn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn bắt đầu sử dụng nó, bạn có thể thấy bài viết này trên một trong những trang của Microsoft hữu ích:

https://support.office.com/en-us/article/Reduce-the-file-size-of-a-picture-8db7211c-d958-457c-babd-194109eb9535

Cuối cùng, hãy xem định dạng bạn đang sử dụng để lưu tệp. Tải sổ làm việc, nhấn F12 để hiển thị hộp thoại Lưu dưới dạng và lưu sổ làm việc dưới một tên mới. Điều này buộc Excel phải viết lại tệp từ đầu, điều này có thể loại bỏ mọi khoảng trống không sử dụng trong tệp.

Một điều khác cần kiểm tra là bạn có thể lưu tệp ở định dạng XLSX thay vì XLSM hay không. Loại tệp thứ hai chỉ cần thiết nếu bạn có macro trong sổ làm việc. Nếu bạn không cần macro, hãy sử dụng Save As (lại là F12) và sử dụng danh sách thả xuống Save As Type để chỉ định bạn muốn định dạng XLSX.

Nếu điều này vẫn không giảm kích thước tệp xuống nơi bạn muốn, hãy sử dụng hộp thoại Lưu dưới dạng và chọn lưu tệp ở định dạng XLSB. Đây là một định dạng nhị phân có thể tiết kiệm rất nhiều dung lượng trong tệp.

Tải và tính lại thời gian

Nếu mối quan tâm lớn của bạn với kích thước tệp liên quan đến thời gian tải và thời gian tính toán lại, thì vấn đề không chỉ là những gì được lưu trữ trong sổ làm việc của bạn. Bạn vẫn nên làm việc với tất cả các mục được đề cập trước đó trong mẹo này, nhưng sổ làm việc của bạn có thể mất nhiều thời gian để tải. Điều này là do sổ làm việc được tự động tính toán lại khi được tải và nếu sổ làm việc của bạn chứa nhiều dữ liệu hoặc nhiều công thức phức tạp, thì việc tính toán lại — không phải tải — đang làm chậm mọi thứ.

Để giảm thiểu thời gian tính toán, bạn sẽ muốn kiểm tra một số điều.

Hiểu việc kiểm tra (và sửa) những điều này sẽ không ảnh hưởng nhiều đến kích thước tệp, nhưng nó sẽ dẫn đến tải nhanh hơn và tiết kiệm thời gian hơn.

Loại bỏ các tham chiếu vòng tròn. * Việc lặp lại cần thiết để giải quyết các tham chiếu vòng tròn cần có thời gian và nếu bạn có nhiều công thức tham chiếu vòng tròn, thời gian cần thiết có thể thực sự tăng lên.

Tránh các hàm dễ bay hơi. * Một số hàm trang tính của Excel được coi là “dễ bay hơi”, có nghĩa là chúng kích hoạt tính toán lại mỗi khi bất kỳ ô nào trong trang tính của bạn bị thay đổi. Các hàm này là RAND (), NOW (), TODAY (), OFFSET () và INDIRECT (). Ngoài ra, các hàm INFO () và CELL () có thể thay đổi, tùy thuộc vào các đối số được sử dụng với các hàm.

Làm lại các công thức của bạn để hiệu quả hơn. * Việc này tốn thời gian, công sức và kiến ​​thức, nhưng bạn thường có thể viết lại các công thức của mình để sử dụng các kỹ thuật khác nhau giúp tăng tốc độ tính toán. (Ý tưởng này là một trong những ý tưởng tốt nhất để áp dụng theo thời gian khi bạn có được kiến ​​thức cần thiết hoặc khi bạn tìm hiểu các mẹo và tweek có thể áp dụng trong tình huống của bạn.)

Hạn chế tối đa việc sử dụng công thức. Nếu bạn đang sử dụng công thức để tính toán các ô và giá trị mà các công thức dựa vào đó không bao giờ thay đổi, thì bạn nên xem xét loại bỏ chính công thức đó. Cách dễ nhất để thực hiện việc này là chọn tất cả các ô, nhấn Ctrl + C *, sau đó sử dụng Dán Đặc biệt để dán các giá trị trở lại các ô.

Loại bỏ các liên kết bên ngoài trừ khi bạn thực sự cần chúng. * Tìm nạp thông tin từ các nguồn bên ngoài (đặc biệt là các nguồn qua mạng)

thực sự có thể làm chậm thời gian tải.

Sử dụng PowerPivot và PowerQuery. * Nếu bạn đang sử dụng Excel 2010 hoặc phiên bản mới hơn và bạn đang sử dụng Excel để xử lý lượng lớn dữ liệu, hãy xem xét làm lại trang tính của bạn để dựa vào các công cụ PowerPivot hoặc PowerQuery mới hơn. Chúng đã được chứng minh là không chỉ rất mạnh mà còn rất nhanh trong việc xử lý một lượng lớn dữ liệu.

Nếu thời gian tính toán bộ nhớ cache của bạn vẫn còn khá lâu, bạn có thể cân nhắc việc tắt tính toán lại tự động và chỉ tính toán lại theo cách thủ công khi bạn đã sẵn sàng sử dụng thời gian cần thiết để thực hiện. Bạn có thể tắt tính toán tự động bằng các kỹ thuật được thảo luận trong mẹo này:

https://excelribbon.tips.net/T009999

ExcelTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Excel hiệu quả về chi phí.

Mẹo này (6792) áp dụng cho Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 và 2016.